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Vos voyageurs savent-ils que leur sécurité et leur santé sont votre priorité ?

Posted: 02 May 2017
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La vie d'un voyageur d'affaires n'est pas toujours simple. Une étude récente, réalisée par SRI, souligne quelques-uns des aspects négatifs des voyages d'affaires récurrents, notamment les longues files d'enregistrement, les annulations de vols et les repas pris en solitaire. Cependant, les voyages d'affaires demeurent une nécessité et sont une source d'enrichissement personnel et professionnel pour les champions de la route des temps modernes. Le 28 avril dernier célébrait la Journée Mondiale de la Sécurité et de la Santé au Travail. Mais chez Egencia, on sait que c'est tous les jours que des milliers de voyageurs d'affaires sillonnent le monde. Découvrez quelques conseils qui intéresseront aussi bien les voyageurs que les Travel Managers pour vous assurer que les voyages d'affaires se déroulent de manière aussi détendue, saine et sûre que possible.

Prenez soin de vos voyageurs : prouvez-leur que leur sécurité est votre priorité.

N'avez-vous jamais dit à vos enfants : « parce que je te le dis » ? Cette réponse a-t-elle déjà été satisfaisante ? Oseriez-vous dire cela à l'un des employés de votre programme de voyages d'affaires ? Certainement pas, vous vous doutez même de la réponse que vous obtiendriez en retour. Pour autant, vos actions sont-elles bien comprises de vos employés ? De nombreux livres sur l'éducation soulignent l'importance d'énoncer des attentes claires et de communiquer, si l'on veut que les enfants améliorent leur comportement. Ces mêmes principes s'appliquent aux voyageurs d'affaires dès lors qu'on espère obtenir leur adhésion au programme voyages. Pour convaincre vos « électrons libres » d'effectuer leurs réservations en se conformant à votre politique voyages, vous devez reformuler votre approche pour faire comprendre aux voyageurs que leurs besoins et leur sécurité sont votre principale priorité. Nous avons d'ailleurs demandé aux membres du comité consultatif d'Egencia Connect d'expliquer comment eux sensibilisent leurs voyageurs d'affaires à l'importance de la sécurité. Voici quelques bonnes idées dont vous pourrez vous inspirer.

Définir les objectifs de votre programme voyages

En tant que Travel Manager, vous avez probablement déjà entendu des voyageurs demander pourquoi ils doivent effectuer une réservation en passant par votre agence de voyages. Pour répondre à ces questions, une gestionnaire de voyages a créé une présentation, qu'elle partage lors des réunions de groupe dans l'entreprise. La présentation commence par « la raison pour laquelle nous avons un programme voyages est la suivante : nous souhaitons offrir à nos employés une expérience de voyage sûre et efficace ». Elle poursuit en énumérant l'ensemble des raisons pour lesquelles il convient de se doter d'un programme voyages, à commencer par « la sécurité et la sûreté ».

Communiquer

Les Travel Managers de Egencia Connect ont différentes solutions pour sensibiliser les voyageurs à l'importance de la gestion des risques. Au-delà de l'importance d'effectuer une réservation en se conformant à la politique voyages, ils mettent également l'accent sur les mesures que les voyageurs d'affaires peuvent prendre pour assurer leur sécurité lorsqu'ils sont en déplacement professionnel. Une spécialiste des voyages a créé une brochure intitulée « Resolve to Travel More Safely » (Se résoudre à voyager en toute sécurité), qui est mise à jour chaque année. Elle intègre des conseils pour chaque étape d'un voyage d'affaires, de la préparation des valises au trajet en avion en passant par la location d'une voiture et les déplacements en transports publics. Par exemple, cette spécialiste conseille aux voyageurs de « toujours avoir sur eux une pièce d'identité et le numéro de téléphone d'une personne à contacter en cas d'urgence ». D'autres entreprises mettent des listes de contrôle à la disposition des voyageurs, ou prodiguent des conseils par l'intermédiaire d'un blog de voyage ou d'un forum de discussion.

Répéter

Il existe une « règle de sept », selon laquelle un message doit être entendu au moins sept fois avant qu'une personne ne décide d'acheter un produit. La répétition joue aussi un rôle essentiel dans la modification du comportement des voyageurs. Citons par exemple une Manager spécialiste de la gestion des notes de frais qui organise chaque année à un forum interne dédié aux voyages. Pour souligner les politiques de gestion du risque mises en place par son entreprise, elle y distribue des cartes au format portefeuille reprenant la politique d'assurance de la compagnie, que les voyageurs peuvent emporter partout avec eux. Elle sait que les images sont généralement mieux assimilées que les mots ; elle se sert donc d'un grand écran plasma pour présenter en direct les outils de gestion des risques de l'entreprise. Les participants peuvent voir où les employés se situent ce jour-là et les ressources qu'ils peuvent employer en cas d'urgence.

Partager, c'est faire preuve d'empathie

Trop souvent, les voyageurs d'affaires associent politique voyages et réduction des coûts. Il est temps d'en finir avec ces idées reçues.

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