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Charte de confidentialité d’Egencia

Déclaration sur la protection des données

Dernière mise à jour : [01.11.2021]

Chez Egencia, (« Egencia », « nous » et « notre »), nous comprenons que les réservations de voyage en ligne impliquent une confiance absolue de votre part. Nous prenons ce point très au sérieux. C’est pourquoi garantir la sécurité et la confidentialité des informations personnelles (vos nom, numéro de téléphone, adresse e-mail ou informations de paiement) que vous ou votre entreprise nous communiquez est pour nous une priorité.

La présente Déclaration sur la protection des données décrit nos pratiques en matière de confidentialité des informations comme suit :

Lorsque vous réservez un voyage avec Egencia, nous sommes amenés à déterminer pour quelles raisons et avec quels moyens nous devons traiter vos informations personnelles, afin de répondre à votre demande. Nous sommes donc responsables de la protection de ces dernières tout au long du processus de réservation.

La présente Déclaration sur la protection des données vise à décrire les pratiques d’Egencia en matière de gestion des informations personnelles. Vous y trouverez une description du type d’informations personnelles détenues par Egencia, des fins auxquelles elles sont détenues et de la manière dont elles sont collectées, détenues, utilisées et divulguées.

DESCRIPTION DU PROGRAMME VOYAGES D’AFFAIRES

Votre entreprise s’est inscrite au programme de voyages d’affaires Egencia afin de gérer ses besoins en voyages d’affaires. Dans le cadre de ce programme, votre entreprise peut désigner un Travel Manager (« Travel Manager ») afin d’administrer et de gérer ses besoins en matière de voyage. Elle peut également nommer un ou plusieurs organisateurs exécutifs de voyage (« Organisateur » ou « Travel Director ») pour effectuer les réservations et gérer les voyages de ses employés (« Voyageurs ») ou de personnes extérieures à l’entreprise (« Clients »), si elle le juge utile.

  • Règles relatives aux réservations effectuées par les Voyageurs

Pour réserver et gérer leurs propres déplacements, les Voyageurs doivent s’inscrire pour devenir membres d’Egencia ou demander à l’équipe Egencia dédiée à la mise en œuvre de télécharger les données de leur profil dans notre système. Lorsque les Voyageurs ne sont pas inscrits en tant que membres d’Egencia, ils doivent s’adresser à leur Travel Manager, leur Organisateur ou leur Travel Director pour effectuer les réservations en leur nom. Si vous êtes un Voyageur, la présente Déclaration sur la protection des données s’applique à la collecte et à l’utilisation de vos informations personnelles, que la réservation et la gestion du voyage soient effectuées par vous-même ou par votre Travel Manager, votre Organisateur ou votre Travel Director. Par conséquent, et sauf indication contraire, le terme « vous » utilisé dans la présente Déclaration sur la protection des données vous désigne en tant que Voyageur, que vous agissiez directement en votre nom ou par l’intermédiaire d’un Travel Manager, d’un Organisateur ou d’un Travel Director.

  • Travel Managers, Organisateurs et Travel Directors

Bien que la présente Déclaration sur la protection des données soit destinée principalement aux Voyageurs et aux Clients, elle s’adresse également aux Travel Managers, aux Organisateurs et aux Travel Directors.

Toute information personnelle concernant un Travel Manager, un Organisateur ou un Travel Director que celui-ci nous communique dans le cadre de notre Programme voyages d’affaires est traitée dans les conditions définies dans la présente Déclaration sur la protection des données. Toutefois, Egencia se réserve le droit de contacter les Travel Managers, les Organisateurs et les Travel Directors selon les dispositions de l’Accord relatif aux voyages d’affaires conclu avec l’entreprise (par exemple, pour des commentaires sur le Programme, pour discuter de la relation commerciale ou de la mise en place/mise à jour de certains services). Ces contacts peuvent se faire par téléphone, e-mail, SMS ou courrier postal.

Lorsqu’ils réservent et gèrent un voyage pour un Voyageur ou un Client, les Travel Managers, les Organisateurs et les Travel Directors doivent obtenir le consentement de ce dernier. Ils doivent également s’assurer que le Voyageur ou le Client a bien reçu la présente Déclaration sur la protection des données et en a pris connaissance.

En cas de réservation de voyage, qu’elle soit effectuée par vos soins ou en votre nom par votre Travel Manager, votre Organisateur ou votre Travel Director, des personnes dûment autorisées au sein de votre entreprise peuvent accéder à votre numéro de membre, au nom de votre compte de membre, ainsi qu’à vos itinéraires de voyage et à toutes les autres informations de votre compte. Ces personnes peuvent également nous demander de communiquer ces informations à des tiers à des fins de tenue des dossiers ou à d’autres fins autorisées. Votre Travel Manager, votre Organisateur ou votre Travel Director pourra également mettre à jour les paramètres de votre profil (à l’exception de votre numéro de membre et de votre mot de passe) et vos préférences en matière de voyage en fonction des instructions que vous leur donnerez. Le cas échéant, ils peuvent également consulter, modifier ou annuler tous vos itinéraires de voyage de manière à respecter vos instructions ou les accords conclus avec eux.

  • Champ d’application de la Déclaration

La présente Déclaration sur la protection des données définit les pratiques d’Egencia quant à la collecte et à l’utilisation des informations personnelles. Les politiques ou les pratiques en vigueur dans votre propre entreprise peuvent être différentes. En aucun cas, nous ne pouvons être tenus pour responsables de l’utilisation ou de la divulgation de vos informations personnelles par quiconque au sein de votre entreprise, ni d’actes ou omissions de votre entreprise, de votre Travel Manager, de votre Organisateur ou de votre Travel Director. Pour toute question relative au traitement de vos informations personnelles, ou à la réservation ou la gestion de vos voyages en votre nom par votre entreprise, votre Travel Manager, votre Organisateur ou votre Travel Director, nous vous invitons à contacter le représentant compétent ou à consulter la déclaration sur la protection des données de votre entreprise.

INFORMATIONS COLLECTÉES PAR EGENCIA

Pour pouvoir accéder au site Web d’Egencia, vous devez vous authentifier et vous connecter en tant que membre. Généralement, Egencia collecte et enregistre toutes les informations que vous lui communiquez, y compris, sans s’y limiter, toutes les informations personnelles que vous nous communiquez ou nous remettez, expressément et de votre plein gré, par tout autre moyen. Il s’agit entre autres des informations qui permettent de vous identifier (« informations personnelles »), notamment vos nom et prénom, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, des informations figurant sur votre passeport et des informations concernant la facturation (telles que le numéro de carte de paiement, ainsi que le nom du titulaire et la date d’expiration de la carte). Nous pouvons également vous demander des informations relatives à vos préférences en matière de voyage, parmi lesquelles les demandes concernant les repas, la sélection du siège, les renseignements sur les programmes de fidélité Grand voyageur/hôtel/location de voiture et les options d’émission de billets. Votre Travel Manager, votre Organisateur ou votre Travel Director peut également nous communiquer des informations personnelles supplémentaires vous concernant, telles que votre numéro de société.

Egencia collecte des informations personnelles dans les cas suivants, sans s’y limiter, lors de :

  • L’inscription en tant que membre Egencia
  • La création d’un profil Voyageur
  • La réservation d’un voyage
  • L’utilisation des services d’un Organisateur exécutif de voyage
  • La participation à une enquête
  • Une prise de contact avec nous

Selon nos besoins, nous pouvons collecter les types d’informations personnelles suivants lorsque vous utilisez notre site, nos applications, ou les outils ou services connexes :

Informations relatives aux passagers : lors d’une réservation par son intermédiaire, Egencia collecte le nom complet du Voyageur, ses coordonnées téléphoniques et d’autres informations personnelles nécessaires à la réservation du voyage, telles que le numéro de passeport et les informations concernant la facturation. Nous pouvons également collecter des informations relatives aux préférences de chaque Voyageur, parmi lesquelles les demandes concernant les repas, la sélection du siège, les programmes de fidélité Grand voyageur/hôtel/location de voiture et les numéros d’adhésion associés, ainsi que les options d’émission de billets.

Informations relatives aux Clients : lorsque vous effectuez une réservation pour une autre personne sur ce site Web, nous pouvons demander des informations personnelles et des préférences de voyage concernant cette personne. Vous devez obtenir le consentement de la personne concernée et vous assurer qu’elle a pris connaissance de la présente Déclaration sur la protection des données avant de nous communiquer ses informations personnelles et ses préférences en matière de voyage. En effet, vous ne pourrez consulter ou modifier ces informations que par l’intermédiaire de votre compte. Nous nous engageons à ne collecter, utiliser et communiquer les informations personnelles de cette personne qu’aux seules fins de la réservation.

Informations automatiques : lorsque vous consultez ce site Web, certaines informations relatives à votre ordinateur sont automatiquement collectées. Il s’agit, par exemple, de votre adresse IP, du type de navigateur (tel que Firefox, Safari ou Internet Explorer) et du site Web de renvoi. Nous pouvons également collecter des informations relatives à votre activité en ligne, telles que les voyages consultés ou les réservations effectuées. Cette collecte d’informations automatiques nous permet notamment de personnaliser votre expérience en tant qu’utilisateur, et de détecter et prévenir les fraudes. Pour plus d’informations, consultez notre Déclaration relative aux cookies.

Surveillance des appels : les appels émis et reçus par notre service clients sont susceptibles d’être enregistrés ou surveillés à des fins de contrôle de la qualité ou de formation du personnel. Les enregistrements d’appels ne seront conservés que pour la durée raisonnablement nécessaire ou permise par la législation, puis ils seront supprimés. Toute information personnelle communiquée pendant l’appel sera traitée conformément à la présente Déclaration sur la protection des données.

Autres communications en ligne : toutes vos interactions avec nous sur notre site Web ou par un autre moyen, par exemple par chat, seront enregistrées et surveillées à des fins de contrôle de la qualité ou de formation du personnel et pour nous protéger en cas de litige. Ces informations seront traitées et tenues à jour conformément à la présente Déclaration sur la protection des données.

Catégories particulières d’informations personnelles : certains types d’informations personnelles, telles que les numéros d’identification nationaux et les données relatives à la religion, la santé ou la sexualité, sont considérées comme sensibles et, de par la loi, nécessitent une protection supplémentaire. Nous limitons les cas dans lesquels nous pouvons collecter des informations personnelles sensibles. Par exemple, nous collectons les informations suivantes :

  • Des informations relatives à la santé peuvent être requises pour fournir un logement approprié et répondre aux exigences en matière d’accessibilité ou d’installations.
  • Des numéros d’identification nationaux tels que les numéros de passeport ou de permis de conduire peuvent être requis pour réserver des vols, louer des véhicules ou effectuer d’autres réservations.
  • D’autres informations que vous indiquez à votre discrétion et qui peuvent suggérer des informations sur votre religion, votre santé ou autres, par exemple les demandes de repas spécial.

Non-communication d’informations : afin d’accéder au site Web d’Egencia, vous devez vous connecter en tant que membre à l’aide de votre numéro de membre et de votre mot de passe. Lorsque vous planifiez un voyage ou effectuez une réservation sur ce site Web, vous devez fournir les coordonnées et les informations financières demandées. Nous utiliserons vos coordonnées pour réserver les services demandés, vous envoyer les détails concernant la confirmation, vous informer en cas de modification de votre voyage et pour la facturation. Si vous ne communiquez pas les informations demandées, vous ne pourrez pas accéder au site Web d’Egencia et nous ne serons pas en mesure de satisfaire vos demandes ou vos commandes.

Utilisation de vos informations : afin de traiter les réservations que vous effectuez sur le site, Egencia utilise des informations sensibles concernant la facturation (telles que le nom du titulaire de la carte, et le numéro et la date d’expiration de la carte). Nous utilisons d’autres informations vous concernant aux fins générales suivantes : vous inscrire en tant que membre Egencia ; vous fournir les produits et les services que vous demandez ; vous fournir des confirmations et des mises à jour de voyage ; vous envoyer des notifications de voyage ; vous fournir des informations sur les mises à jour de services et les services susceptibles de vous intéresser ; communiquer avec vous en général ; répondre à vos questions et à vos commentaires ; mesurer l’intérêt pour nos produits, nos services et notre site Web et améliorer ces derniers ; personnaliser votre expérience Egencia de toute autre manière ; permettre les récompenses dans le cadre de tout programme de fidélité ou de récompenses auquel vous choisissez de vous inscrire ; solliciter des informations, notamment via des enquêtes ; régler des litiges, percevoir des frais ou corriger des problèmes ; empêcher les activités potentiellement illicites ou interdites ; faire appliquer nos Conditions générales d’utilisation ; ou à toute autre fin indiquée lors de l’obtention de ces informations.

Fondements licites du traitement : normalement, nous ne collectons des informations personnelles vous concernant que (i) lorsque nous en avons besoin pour exécuter un contrat auquel vous êtes partie, (ii) lorsque le traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes (ou à ceux d’une tierce partie) et que vos droits ne prévalent pas ou (iii) lorsque vous y avez donné votre consentement. Dans certains cas, nous aurons l’obligation légale de collecter vos informations personnelles, notamment lorsque nous avons besoin de votre historique de transactions pour remplir nos obligations financières et fiscales en vertu de la loi.

Si nous vous demandons de nous fournir vos informations personnelles afin de remplir des obligations légales ou d’exécuter un contrat conclu avec vous, nous vous le préciserons au moment opportun et vous indiquerons si vous êtes tenu ou non de nous fournir vos informations personnelles (ainsi que les conséquences éventuelles si vous refusez d’accéder à cette demande).

Si nous collectons et utilisons vos informations personnelles en nous fondant sur nos intérêts légitimes (ou ceux d’une tierce partie), ces intérêts serviront en règle générale au fonctionnement de notre plateforme, aux communications avec vous nécessaires pour vous fournir nos services, à des fins de contrôle de sécurité lorsque vous nous contactez et pour notre intérêt commercial légitime, par exemple lors de la réponse à vos demandes, à l’amélioration de notre plateforme, à des activités de marketing, ainsi qu’à détecter ou empêcher toute activité illégale. Nous pourrons avoir d’autres intérêts légitimes et, le cas échéant, nous vous en informerons au moment opportun.

DIVULGATION DE VOS INFORMATIONS

Egencia et ses prestataires de service peuvent partager vos informations personnelles avec les entités suivantes :

  • Des fournisseurs, tels que les hôtels, les compagnies aériennes, les entreprises ferroviaires, les sociétés de location de voitures ou les fournisseurs d’activités qui permettent de réaliser vos réservations de voyage. Sur ce site Web, tous les services qui sont proposés par un fournisseur tiers sont indiqués comme tels. Ces fournisseurs traiteront vos données conformément à leurs politiques de confidentialité. C’est pourquoi nous vous recommandons de consulter les politiques de confidentialité de chaque fournisseur dont vous réservez les produits par l’intermédiaire d’Egencia. Veuillez noter que ces fournisseurs peuvent vous contacter, le cas échéant, pour vous demander des informations supplémentaires vous concernant ou pour faciliter la réservation de votre voyage.
  • Des prestataires tiers susceptibles de fournir des services ou de remplir des fonctions pour notre compte, notamment, sans s’y limiter,
    le traitement des cartes de paiement, l’analyse commerciale, le service clients en dehors des heures d’ouverture, la distribution de newsletters ou d’e-mails de sondage et la prévention de la fraude. Sur instruction de votre employeur, nous pouvons également être amenés à communiquer vos informations personnelles à des prestataires tiers chargés de services tels que le suivi des dépenses et les remboursements. Ces entreprises ont accès aux informations personnelles utiles à l’exercice de leurs fonctions, mais elles ne sont pas autorisées à les divulguer, ni à les utiliser à d’autres fins. Pour en savoir davantage sur le traitement de vos informations personnelles par nos prestataires de services, veuillez nous contacter comme indiqué au paragraphe « Nous contacter » ci-dessous.
  • D’autres personnes au sein de votre entreprise, telles que votre Travel Manager, votre Organisateur ou votre Travel Director, comme indiqué ci-dessus dans la section qui leur est consacrée.
  • D’autres entités au sein de notre groupe.Nous pouvons communiquer certaines informations à nos sociétés affiliées à des fins de stockage, d’hébergement et d’analyse de données ou de reporting, ainsi que pour leur permettre d’assurer, d’analyser et d’améliorer nos services et les leurs. Dans la mesure où une société affiliée a accès à vos informations pour fournir des services en notre nom, elle adopte des pratiques au moins aussi restrictives que celles qui sont décrites dans la présente Déclaration sur la protection des données.

Egencia et ses prestataires de services sont également susceptibles de partager vos informations personnelles dans les cas suivants :

  • Lorsque vous en faites la demande expresse.
  • En réponse à des assignations, à des ordonnances ou à toute autre procédure judiciaire ; pour établir ou exercer nos droits en vertu de la loi ; pour notre défense en cas de poursuites judiciaires ; ou dans tout autre cas rendu nécessaire ou permis par la législation en vigueur. Dans ce cas, nous nous réservons le droit de nous opposer ou de renoncer à toute objection ou tout droit dont nous disposons légalement.
  • Lorsque nous jugeons utile d’enquêter sur des activités illicites ou présumées telles, de les empêcher ou d’engager des poursuites ; pour protéger et défendre les droits, la propriété ou la sécurité d’Egencia, de nos clients ou d’autres personnes ; et pour tout autre motif relatif à nos Conditions d’utilisation et à d’autres accords.
  • Aux forces de l’ordre et aux administrations du monde entier pour se conformer à certaines obligations en matière de sécurité, de contrôles douaniers ou d’immigration. Par exemple, selon la législation américaine, le Bureau des douanes et de la protection des frontières du ministère de la Sécurité intérieure américain demande que certaines informations relatives au voyage et à la réservation lui soient communiquées préalablement à tout voyage. Ces informations sont appelées des données PNR ou dossier de passager (Passenger Name Record) et concernent les personnes qui entrent aux États-Unis ou quittent les États-Unis ou qui en traversent l’espace aérien. Nous pouvons divulguer ces informations à des compagnies aériennes ou à d’autres fournisseurs de voyages pour qu’ils les transmettent aux administrations et aux forces de l’ordre concernées.
  • Dans le cadre de la proposition ou de la réalisation d’une transaction commerciale telle qu’une cession, une fusion, une consolidation ou une vente d’actifs, ou dans le cas peu probable d’une faillite.

VOS DROITS ET VOS CHOIX EN MATIÈRE DE COLLECTE ET D’UTILISATION DE VOS INFORMATIONS

Pour accéder à vos informations, en ajouter, les mettre à jour ou les supprimer sur les pages Mon profil et Mes voyages, et clôturer votre compte, veuillez suivre la procédure indiquée ci-dessous.

Vous pouvez également nous envoyer une demande écrite pour accéder aux informations personnelles que nous détenons vous concernant. Dans ce cas, Egencia est en droit de vérifier votre identité avant de répondre à votre demande. Vous pouvez adresser cette demande aux coordonnées indiquées ci-dessous dans la section « Nous contacter ». Nous nous efforcerons de répondre dans les meilleurs délais et dans tous les cas, dans les délais prescrits par la législation.

Certains pays et régions octroient d’autres droits relatifs aux informations personnelles à leurs résidents. Ces droits supplémentaires varient d’un pays et d’une région à l’autre et peuvent inclure la possibilité de :

  • demander une copie de vos informations personnelles ;
  • demander des informations sur la finalité des activités de traitement ;
  • demander des informations sur vos informations personnelles qui ont été vendues ou divulguées à des fins commerciales ;
  • demander la suppression de vos informations personnelles ;
  • vous opposer à l’utilisation ou à la divulgation de vos informations personnelles ;
  • limiter le traitement de vos informations personnelles ;
  • refuser la vente de vos informations personnelles ;
  • obtenir et réutiliser une copie de vos informations personnelles ;
  • demander des informations concernant la logique impliquée dans le processus de prise de décisions automatisé que nous utilisons dans le cadre de nos pratiques de prévention de la fraude et le résultat de telles décisions.

Vous trouverez les coordonnées pour nous envoyer votre demande dans la section « Nous contacter », à la fin de la présente Déclaration sur la protection des données. Nous ne prendrons aucune mesure discriminatoire à votre encontre si vous exercez ces droits.

Outre les droits susmentionnés, vous pouvez avoir le droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de protection des données au sujet des informations personnelles vous concernant que nous collectons et utilisons. Toutefois, nous vous encourageons à nous contacter en premier lieu afin que nous fassions de notre mieux pour répondre à vos préoccupations. Vous pouvez nous envoyer votre demande aux coordonnées indiquées dans la section « Nous contacter ». Nous répondons à toutes les demandes que nous recevons de la part de personnes souhaitant exercer leurs droits en matière de protection des données personnelles conformément aux lois sur la protection des données en vigueur.

En tant que participant au programme Egencia, vous êtes susceptible de recevoir de notre part des communications contenant des actualités et des mises à jour relatives aux voyages. Vous avez la possibilité d’interrompre votre abonnement à ces newsletters électroniques à tout moment. Pour cela, il vous suffit d’accéder à la rubrique « Paramètres des e-mails » sur la page « Mon profil » ou d’indiquer à votre Travel Manager, votre Organisateur ou votre Travel Director que vous ne souhaitez plus recevoir de communications de la part d’Egencia. Cette possibilité vous est également offerte dans chacune des newsletters que vous recevez par e-mail. Veuillez noter que nous nous réservons le droit de vous envoyer d’autres types de communications, notamment des annonces de services, des messages administratifs et des enquêtes relatifs à votre compte Egencia ou à vos opérations avec Egencia, sans vous offrir de possibilité de refuser de les recevoir.

UTILISATION DES APPLICATIONS EGENCIA POUR TÉLÉPHONE PORTABLE ET TABLETTE (LES « APPLICATIONS MOBILES »)

Lorsque vous utilisez l’application Egencia Mobile, nous collectons et utilisons des informations vous concernant, de la même manière et aux mêmes fins que lorsque vous consultez notre site Web. En outre, nous utilisons d’autres informations collectées automatiquement lorsque vous utilisez nos Applications mobiles. Plus particulièrement :

  • Nous collectons des informations à propos des fonctionnalités de l’Application mobile auxquelles vous accédez et que vous utilisez. Ces informations nous permettent d’identifier les parties de l’Application mobile qui présentent un intérêt pour nos clients afin de constamment perfectionner et améliorer l’Application mobile.
  • Si vous utilisez la fonctionnalité « Trouver un hôtel » avec « Ma position actuelle », nous utilisons les informations relatives à votre position qui sont fournies par la technologie de géolocalisation (GPS ou autre) de votre appareil afin d’afficher les établissements situés à proximité. Nous ne collectons pas de données relatives à votre position, sauf si vous y consentez expressément en cliquant sur la fonctionnalité « Trouver un hôtel » et en indiquant « Ma position actuelle » comme destination, ou si vous activez la collecte des données de géolocalisation dans les paramètres de votre appareil. Si vous avez accepté de nous fournir ces données dans les paramètres de l’application ou de votre appareil, nous pouvons alors les utiliser et les communiquer pour vous proposer un hôtel à proximité ou des options de transport, ou pour vous fournir d’autres informations ou services pertinents.
  • Chaque Application mobile nous transmet également un rapport d’erreur en cas de plantage ou d’interruption. Ce rapport nous permet de rechercher les causes de l’erreur et d’améliorer la stabilité des futures versions de l’Application mobile. Il contient notamment des informations relatives au type et à la version de l’appareil mobile, votre numéro client, l’heure à laquelle l’erreur s’est produite, la fonctionnalité utilisée et l’état de l’application au moment de l’erreur. Nous utilisons ces informations dans le seul but de rechercher l’erreur et d’y remédier.
  • Dans certains cas, nous vous envoyons des notifications push concernant les modifications de statut des vols ou d’autres éléments relatifs à votre voyage. En outre, nous pouvons également vous envoyer des notifications push pour vous communiquer des informations importantes de la part de votre Travel Manager ou de votre employeur en cas d’urgence. Ces permissions peuvent toujours être gérées à partir des paramètres de votre appareil mobile.
  • Si vous sélectionnez les options pour contacter un représentant puis pour obtenir le service de rappel téléphonique dans la rubrique « Assistance Egencia », lorsque cette fonctionnalité est disponible, l’application transmettra à votre conseiller voyages votre numéro client, les informations relatives à votre itinéraire et dans certains cas, d’autres informations à propos de l’utilisation récente de l’application mobile. Cela permet d’accélérer l’interaction avec le service clients, et de faciliter et d’enrichir les échanges.

Vous avez toujours la possibilité de contrôler certaines des informations qui nous sont transmises par l’Application mobile. Vous pouvez désactiver la collecte de données de géolocalisation à tout moment dans le menu des paramètres de votre téléphone. Vous pouvez également supprimer entièrement l’Application mobile de votre appareil mobile et accéder à nos services sur notre site Web ou sur un téléphone.

PROTECTION DE VOS INFORMATIONS

Nous souhaitons que vous puissiez utiliser nos services de planification et de réservation de voyage en toute confiance. C’est pourquoi nous nous engageons à protéger les informations que nous collectons. Bien qu’aucune entreprise ne puisse garantir une sécurité sans faille, nous avons mis en œuvre des procédures de sécurité administratives, techniques et physiques adaptées pour protéger les informations personnelles que nous détenons et contrôlons. Par exemple, seuls des employés habilités sont autorisés à accéder aux informations personnelles, et ce, uniquement dans le cadre de missions professionnelles autorisées. En outre, la transmission d’informations personnelles sensibles entre votre système et le nôtre est cryptée, et nous utilisons des pare-feu et des systèmes de détection d’intrusion pour empêcher tout accès non autorisé à vos informations.

ACCÈS À VOS INFORMATIONS

Vous pouvez accéder à vos informations sur les pages suivantes du site Web :

Mon compte
La page Mon profil d’Egencia vous permet de consulter et de modifier les paramètres de votre compte. Vous avez la possibilité de modifier votre adresse e-mail et de gérer vos préférences de communication à l’aide des options de paramétrage des e-mails. Vous pouvez aussi modifier vos préférences d’e-mail en cliquant sur le lien de désinscription que vous trouverez au bas des e-mails que nous vous envoyons. Vous pouvez également modifier votre mot de passe et choisir d’être automatiquement identifié lors de votre connexion au site Web. Après s’être connecté à son profil Egencia, un Travel Manager a la possibilité d’ajouter des utilisateurs, de mettre à jour ou supprimer des profils utilisateur existants, de mettre à jour ou de corriger les noms, les numéros de téléphone, les informations relatives aux passeports et les personnes à contacter en cas d’urgence pour les Voyageurs associés à votre profil et de mettre à jour vos préférences de voyages.

Demande de clôture de compte
Pour clôturer votre compte Egencia, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous. Une fois le compte clôturé, vous ne pourrez plus vous y connecter, ni accéder aux informations qui y sont associées. Vous pouvez cependant ouvrir un nouveau compte à tout moment. Nous vous confirmerons la clôture de votre compte par e-mail à l’adresse indiquée dans votre profil membre.

MES VOYAGES

La page Mes voyages du site Web d’Egencia permet aux membres de consulter, mettre à jour ou supprimer les itinéraires enregistrés. Si vous indiquez à Egencia que certaines informations personnelles vous concernant sont inexactes, incomplètes ou obsolètes, Egencia s’efforcera de les corriger dans la mesure du possible, de sorte qu’elles soient exactes, complètes et à jour.

LIENS EXTERNES

Si une partie quelconque de notre site Web renvoie vers des sites Web qui ne nous appartiennent pas ou que nous n’exploitons pas, sachez que ces derniers ne sont pas tenus de respecter la présente Déclaration sur la protection des données. Nous vous invitons donc à lire attentivement les déclarations sur la protection des données publiées sur ces sites afin de comprendre leurs procédures en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des informations personnelles.

LIEU DE STOCKAGE DE VOS INFORMATIONS

Egencia stocke et traite les informations personnelles des Voyageurs dans des environnements sécurisés, situés aux États-Unis et dans d’autres pays. Concernant le traitement des données des Voyageurs autres que les Voyageurs américains, Egencia, afin de fournir ses services, doit transférer vos Données personnelles à ses sociétés affiliées et/ou prestataires de services pour traitement aux États-Unis et éventuellement dans d’autres pays dont les lois relatives à la protection des données peuvent différer de celles de votre pays de résidence. Quel que soit le pays où vos informations personnelles sont traitées, Egencia veille à ce qu’elles soient protégées conformément à la présente Déclaration sur la protection des données et aux dispositions des lois relatives à la protection des données en vigueur. Egencia utilise des clauses contractuelles types intragroupe, s’il y a lieu, qui visent le transfert des informations personnelles de l’UE vers les États-Unis.

Nous veillons également à ce que les prestataires de services tiers vers lesquels un transfert de données est effectué disposent de garanties appropriées pour protéger vos informations personnelles. Le mécanisme d’adéquation utilisé est (i) le statut de pays adéquat, c.-à-d. basé dans un pays que la Commission européenne estime comme « adéquat » étant donné que les normes relatives à la protection des données de ce pays sont similaires à celles de l’Union européenne ; ou (ii) les clauses contractuelles types.

CONSERVATION DES DONNÉES

Nous ne conservons pas vos informations au-delà de la durée nécessaire au regard des finalités commerciales ou des obligations légales. Toutefois, veuillez noter que nous pouvons conserver certaines informations après la clôture de votre compte, par exemple, afin de remplir certaines obligations légales, notamment la conservation d’informations à des fins fiscales et comptables. Nous désidentifierons, regrouperons ou anonymiserons autrement vos informations personnelles si notre intention est de les utiliser à des fins d’analyse des tendances ou autres sur des périodes plus longues.

Les critères dont nous tenons compte pour déterminer la durée des périodes de conservation sont les suivants :

  • La durée de notre relation avec vous, y compris les comptes ouverts que vous pourriez avoir avec Egencia, ou les réservations récentes ou autres transactions que vous avez effectuées sur notre site
  • Le fait que nous avons ou non une obligation légale liée à vos informations personnelles, par exemple la conservation de traces de vos transactions avec nous
  • Le fait que nous avons ou non des obligations légales actuelles et pertinentes affectant la durée de conservation de vos informations personnelles, y compris les obligations contractuelles, les mises en suspens pour cause de litige, les délais de prescription et les enquêtes réglementaires

MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE DÉCLARATION SUR LA PROTECTION DES DONNÉES

Egencia peut ultérieurement mettre à jour la présente Déclaration sur la protection des données. Nous vous informerons de toute modification importante de la présente Déclaration sur la protection des données en vous envoyant un e-mail à l’adresse que vous nous avez indiquée ou en publiant un avis sur notre site Web. Vous pourrez voir la date de la dernière mise à jour de la présente Déclaration sur la protection des données en consultant la date de « Dernière mise à jour » affichée en haut de la présente Déclaration.

NOUS CONTACTER

Pour toute question concernant la présente Déclaration sur la protection des données ou nos pratiques en matière de confidentialité en général, veuillez nous contacter aux coordonnées suivantes :

  • Par e-mail Pour toute question ou réclamation concernant GBT et la protection des données ou pour exercer vos droits, veuillez contacter le responsable de la protection des données ici.
  • Par courrier. Notre adresse est Global Privacy Team, American Express Global Business Travel, 5 Churchill Place, Canary Wharf, London E14 5HU, UK.

Responsables du traitement pour Egencia :

Responsable du traitement pour la Belgique

Egencia Belgium SA

Responsable du traitement pour la France

Egencia France SAS

Responsable du traitement pour la Norvège

Egencia Norway AS

Responsable du traitement pour le Danemark

Egencia Denmark A/S

Responsable du traitement pour la Finlande

Egencia Finland Oy

Responsable du traitement pour l’Allemagne

Egencia GmbH

Responsable du traitement pour la Suède

Egencia Sweden AB

Responsable du traitement pour le Royaume-Uni

Egencia UK ltd

Responsable du traitement pour les États-Unis et la région APAC (y compris la Chine)

Egencia LLC (US)

MENTIONS LÉGALES D’EGENCIA

Egencia est une filiale à part entière d’American Express Global Business Travel (GBT). GBT est une coentreprise qui n’est pas détenue à 100 % par American Express Company ou l’une de ses filiales (American Express). « American Express Global Business Travel », « American Express » et le logo American Express sont des marques déposées d’American Express et sont utilisés sous licence limitée. « American Express Meetings & Events » est une division de GBT.