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Travel Management

Une gestion personnalisée de vos frais de voyage

Reliez votre programme voyages à l'aide de solutions de gestion des frais professionnels simples à utiliser.

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La gestion des dépenses de voyage simplifiée

La gestion des frais de déplacements professionnels (T&E) n'a rien d'une sinécure, nous en sommes conscients.

Que vous soyez une multinationale ou une PME, la gestion d'un programme voyages vous oblige à garder un œil sur les frais de déplacement au jour le jour, à gérer des budgets et à rapprocher des comptes. Cela implique d'effectuer le suivi de tous les frais professionnels, qu'ils soient ou non approuvés et enregistrés dans votre système.

Il existe un moyen de simplifier tout cela. Un moyen efficace et documentable au même titre que votre programme voyages, qui favorise le respect de vos politiques voyages et vous donne une visibilité d'ensemble sur tous vos frais de déplacement.

Nous vous fournissons une solution complète ou vous aidons à relier votre politique voyages à vos frais professionnels. Quels que soient vos besoins spécifiques, nous vous aidons à identifier le meilleur moyen de connecter votre programme voyages à des solutions de gestion des frais professionnels faciles à utiliser.

Une solution T&E unique

Nous savons combien le suivi des frais professionnels est important pour votre entreprise. Notre solution de gestion dédiée inclut un système de reporting simple d'utilisation dans lequel sont centralisés l'ensemble de vos frais.

  • Bénéficiez chaque jour d'une visibilité sur vos frais de déplacements professionnels.
  • Pouvez aligner les champs de données importants entre eux pour vous aider dans la définition des budgets et la création de vos rapports financiers.
  • Gérez facilement les notes de frais de vos employés et suivez les dépenses réalisées au moyen des cartes de crédit d'entreprise et personnelles.
  • Rapprochez rapidement les frais facturés centralisés pour payer les émetteurs des cartes de crédit et valider les notes de frais en conséquence dans vos livres de comptes.
Single T&E solution
Streamline your process and travel policy

Rationalisez vos processus et politiques

Reposez-vous sur les politiques voyages et les processus en place dans votre entreprise. Économisez du temps et de l'argent avec une solution T&E qui répond à vos objectifs à chaque étape.

  • Créez des profils de voyageurs et des préférences de réservation afin de favoriser le respect des politiques voyages.
  • Configurez vos champs de données pour les aligner sur vos besoins de reporting.
  • Offrez une liberté de choix quant aux modes de paiement.
  • Créez des flux de données entre les systèmes de gestion de frais de déplacements professionnels et de reporting associés.
  • Assurez la prise en charge de vos processus de reporting et de rapprochement de frais existants.
  • Rapprochez l'ensemble des frais dans vos comptes.

Egencia propose une solution de gestion de frais de déplacement entièrement intégrée, qui prend en charge les réservations, la gestion et les notes de frais directement sur notre plateforme. Une solution idéale pour les entreprises à la recherche d'une solution complète pour leur programme voyages.

La gestion des frais professionnels adaptée aux entreprises de toutes tailles

Il est important de maintenir des conditions de réconciliation spécifiques à votre entreprise. Simplifiez le processus pour tenir l'ensemble de vos comptes entièrement réconciliés avec vos relevés de carte de paiement et vos relevés bancaires. Transmettez facilement toutes vos données de transaction en ligne et hors ligne vers votre système de gestion des frais de voyage.

Envoyez automatiquement les données de voyage vers des systèmes dédiés à la gestion des frais de voyage, aux partenaires de gestion des risques voyageurs et à vos systèmes ERP avec Open Connect.

Améliorez le respect de votre politique voyages et limitez les dépenses excessives en autorisant vos voyageurs à consolider les justificatifs et les transactions effectuées au moyen d'une ou de plusieurs cartes de crédit personnelles. Utilisez Open Sync* pour aider les employés qui se servent d'une carte de paiement personnelle pour leurs frais de voyage. Open Sync compile toutes les notes de frais dans une feuille de calcul que vous pouvez exporter et envoyer à vos partenaires de gestion des notes de frais (il est à noter que la solution Open Sync n'est actuellement disponible qu'en Amérique du Nord). 

* Disponible seulement en Amérique du Nord

Expense management for businesses
Keeping bookers

Maintenez l'équilibre entre vos voyageurs et vos résultats financiers

Vous devez disposer de relevés bancaires et de carte de crédit rapprochés pour les intégrer dans vos comptes. C'est pourquoi nous travaillons avec vous pour garantir que l'ensemble de vos données de transaction, saisi hors ligne, en ligne ou dans des champs de données personnalisées, soit transféré à votre système de gestion de frais professionnels. Nous collaborons avec un grand nombre de partenaires de gestion de frais professionnels et de fournisseurs de moyens de paiement afin de vous fournir des rapports de données de facturation que vous pouvez exporter en vue de répondre à vos besoins spécifiques en matière de rapprochement de données.

Bien commencer

Nous travaillons directement avec nos clients afin de comprendre leurs besoins et les aider à identifier le processus de gestion de frais professionnels, les solutions de gestion des données et les applications mobiles de gestion des frais adaptés aux exigences spécifiques de leur entreprise.

Il existe plusieurs façons d'inclure les données de voyages dans un système de gestion de frais professionnels. Nos différents partenariats développés à l'échelle internationale pour la gestion de ces frais nous permettent de proposer une diversité d'options sur mesure et économiques. Nous sommes là pour vous aider à réduire les processus manuels pour les Travel Managers, voyageurs, départements de comptabilité, et plus encore.

Parce que la comptabilité n'a pas à être une tâche fastidieuse. Contactez-nous dès aujourd'hui pour évaluer vos besoins en matière de gestion des frais professionnels.

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