Dans le monde des petites entreprises et des startups, la gestion financière joue un rôle très important. Les dirigeants doivent constamment surveiller toutes les dépenses de leur entreprise afin de maintenir le flux de trésorerie.

Pour la plupart des petites et grandes entreprises, les notes de frais des salariés constituent un poste de dépenses important. Hélas, à cause du manque de visibilité, il est parfois difficile d’obtenir les informations nécessaires pour s’assurer que cette partie de l’entreprise est gérée de manière rentable. En outre, avec le nombre croissant de nouveaux entrepreneurs et de travailleurs indépendants, toutes les entreprises, quel que soit leur type, sont concernées dès lors qu’il s’agit d’équilibrer les budgets sur leur compte en banque – en particulier au moment de la déclaration d’impôts, où une petite différence peut faire toute la différence.

Il est donc essentiel pour les petites entreprises d’assurer le suivi des dépenses de leurs employés. Au sein des petites entreprises, il n’y a pas de petites économies, et le fait de savoir à quoi sert chaque centime peut faire la différence entre la réussite et l’échec. Le suivi des dépenses permet aux petites entreprises de mieux comprendre leur situation financière, ce qui se traduit par une meilleure prise de décision et une rentabilité accrue.

Les problèmes liés aux dépenses des employés

Pour les dirigeants de petites entreprises, les dépenses engagées par les salariés peuvent être un sujet délicat. Deux problèmes majeurs peuvent se poser : suivre les notes de frais avec précision et s’assurer qu’elles sont transmises dans les délais impartis. La cause de ces deux problèmes ? Le traitement manuel des notes de frais.

Non seulement les dépenses générées manuellement entraînent une charge de travail supplémentaire pour les employés, mais les équipes chargées de la comptabilité doivent faire face à une charge administrative supplémentaire en raison de la nécessité de certifier manuellement les notes de frais des employés pour garantir leur validité. En outre, l’organisation doit également s’assurer que les notes de frais sont conformes aux politiques de dépenses en vigueur. Dans les grandes entreprises, cette tâche peut être confiée à une équipe de direction ou, dans les petites entreprises, au service comptabilité. Dans tous les cas, quelqu’un sera responsable de l’administration.

Une autre problématique entre en ligne de compte : rassembler les reçus. Dans de nombreux cas, lorsqu’on utilise des modèles manuels, un membre de l’équipe chargée de la comptabilité ou même un employé doit scanner manuellement les reçus pour la comptabilité, enregistrer des déductions fiscales ou des déclarations d’impôts. Ces tâches administratives supplémentaires sont chronophages et empêchent les employés d’accomplir d’autres tâches importantes dans l’entreprise, souvent celles pour lesquelles ils ont été embauchés initialement !

Par ailleurs, il est beaucoup plus difficile, dans le cadre d’un process manuel de gestion des dépenses, de suivre les demandes de remboursement frauduleuses ou les dépenses non conformes à la politique de l’entreprise. Chaque poste doit être revu et vérifié.

Mais tout n’est pas si noir, et la bonne nouvelle, c’est que le traitement des dépenses peut s’affranchir de cette contrainte.

En quoi un logiciel de suivi des dépenses externe peut-il être utile ?

Le suivi des dépenses des employés implique un process d’enregistrement, de catégorisation, de contrôle et, en dernier lieu, d’analyse des coûts associés au fonctionnement de l’entreprise. Il permet de savoir clairement comment est utilisé l’argent de l’entreprise, ce qui favorise une budgétisation efficace et une meilleure prise de décision financière. Les petites entreprises risquent de faire des dépenses excessives si elles ne disposent pas d’un système de suivi des dépenses adéquat, ce qui peut avoir une incidence sur leur trésorerie et leur rentabilité.

Contrôler les entrées et les sorties d’argent d’une entreprise peut être une tâche fastidieuse. Mais ce process a été simplifié par l’avènement de la technologie et l’utilisation de solutions de gestion des dépenses.

Que ce soit pour une petite entreprise de 10 à 100 personnes ou pour un indépendant, la mise en place de solutions de dépenses spécifiques simplifie considérablement le suivi de ce qu’il se passe au sein de l’organisation et l’identification des problèmes, souvent avant même qu’ils ne surviennent.

Par exemple, le kilométrage professionnel est un type de dépense dont il peut être difficile d’assurer le suivi, car historiquement, chaque trajet effectué devait être suivi manuellement. Cependant, de nos jours, de nombreuses solutions de suivi des dépenses offrent la possibilité de suivre les kilomètres parcourus. Grâce aux applications modernes de suivi des dépenses professionnelles, les employés peuvent désormais calculer leur kilométrage facilement et de manière automatique, avec une plus grande précision.

Combiner Amex GBT Egencia et des solutions de suivi de dépenses externes

Les frais de voyage constituent l’une des catégories de dépenses les plus importantes et difficiles de contrôler. C’est là qu’Amex GBT Egencia peut intervenir.

Notre plateforme peut être un outil précieux en complément d’une solution de suivi des dépenses, car elle peut être utilisée pour réserver des voyages et fournir des informations et des analyses très utiles. Nos outils peuvent générer des rapports qui mettent en évidence les dépenses de voyage récurrentes, vous aidant à identifier les tendances des frais de voyage et à prendre des décisions avisées sur les besoins de votre entreprise.

La plateforme de gestion de voyages d’Amex GBT Egencia propose également à votre entreprise les meilleures offres de transport, telles que les vols et les locations de voitures, ainsi que des prix avantageux sur les hôtels et les hébergements. Elle inclut également la gestion des risques liés aux voyages, destinée à localiser les voyageurs lors de leurs déplacements.

Traditionnellement, lorsqu’un employé doit travailler en dehors du bureau, il peut être amené à payer des frais de déplacement spécifiques sur sa carte de crédit personnelle ou professionnelle. En utilisant l’application mobiles d’Amex GBT Egencia, certaines de ces démarches administratives sont prises en charge. Par exemple, notre application permet aux voyageurs d’effectuer des réservations pour leur voyage directement à travers l’appli. Cela permet de gagner du temps et de réduire les tâches administratives, puisqu’il n’est pas nécessaire de conserver des reçus papier ou de remplir des notes de frais sur Microsoft Excel pour ce type de dépenses.

Comprendre la gestion de voyages dans le cadre du suivi des dépenses

Pour de nombreuses entreprises, les voyages sont une source de dépenses importante ; ces coûts, qu’il s’agisse de billets d’avion, d’hébergement, de repas ou de transport, peuvent rapidement s’accumuler. La gestion de voyages joue donc un rôle important dans le besoin de suivre les dépenses globales des petites entreprises.

Comme vous le savez déjà, pour gérer efficacement les voyages, il faut les planifier, les réserver et les gérer de manière à en maximiser la valeur et à en réduire les coûts. Cela implique de négocier des accords avec les fournisseurs de voyages, de définir et d’appliquer des politiques voyages, ainsi que de suivre et d’analyser les dépenses liées aux voyages.

L’un des éléments clés de la gestion de voyages est un système qui permet de suivre et de gérer ces dépenses de voyage. Cela peut consister à tenir des registres détaillés de toutes les dépenses liées aux voyages, établir des budgets de voyage et utiliser des outils ou des logiciels pour contrôler et analyser ces coûts. C’est pourquoi la gestion des voyages et la gestion des dépenses sont souvent traitées conjointement. Ces fonctionnalités de suivi des dépenses facilitent également la tâche des entreprises et des employés en accélérant et en automatisant le process d’approbation et de remboursement.

Autre avantage majeur d’une solution dédiée aux voyages et aux dépenses : il est souvent possible de faire des économies grâce aux tarifs préférentiels offerts par ces outils, tarifs qu’il serait normalement plus difficile pour une petite entreprise de négocier directement.

Le rôle d’Amex GBT Egencia en complément des solutions de suivi des dépenses des petites entreprises

Notre plateforme centralisée de réservation de voyages permet de comparer facilement les prix et les options et favorise la conformité avec les politiques voyages. Elle procure également des rapports détaillés et des analyses sur les dépenses liées aux voyages, ce qui permet aux entreprises d’identifier les tendances et les domaines dans lesquels elles peuvent réaliser des économies.

De plus, Amex GBT Egencia dispose d’un API qui vous permet d’intégrer vos données de différentes manières. Par exemple, vous pouvez utiliser l’API d’Amex GBT Egencia pour exporter les données vers une solution externe de reporting et de gestion des dépenses, où les données peuvent alors être utilisées directement avec d’autres sources de données telles que votre logiciel de comptabilité préféré.

Fonctionnalités principales de notre solution de gestion de voyages d’entreprise

Voici quelques-unes des principales fonctionnalités offertes par nos solutions de gestion de voyages d’entreprise :

• Automatisation : Notre solution permet de rationaliser les finances de l’entreprise et de simplifier les flux de travail grâce à l’automatisation.
• Reporting et analyses : Des rapports de dépenses de voyage détaillés et des analyses sur les dépenses de voyage qui permettent aux entreprises de comprendre où va leur argent et d’identifier les économies potentielles.
• Intégration : Il est possible d’intégrer d’autres outils de gestion à l’aide de nos API. Ainsi, vous n’êtes pas cloisonnés dans des systèmes propriétaires. Vous avez la possibilité d’utiliser vos données comme bon vous semble et de les combiner avec vos systèmes d’entreprise de prédilection.
• Mobile : Les employés peuvent utiliser l’application mobile d’Amex GBT Egencia sur leurs téléphones Apple IOS et Android afin de pouvoir rationaliser leurs déplacements. Les voyageurs peuvent consulter leur itinéraire, les reçus et réserver leurs options préférées pour leur voyage directement à travers l’application.

Nos solutions de gestion de voyages d’entreprise peuvent aider votre entreprise à améliorer sa gestion financière et sa rentabilité. Grâce à Amex GBT Egencia, les petites entreprises peuvent facilement gérer leurs besoins liés à leurs voyages et améliorer leurs résultats.