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9 avantages à utiliser des plates-formes de voyages d’affaires pour les entreprises industrielles

9 min
Posted: 14 June 2022
Professional Man Reviewing Work on a Laptop Outside

Bien qu’appartenant à un secteur réputé pour porter l’innovation et les solutions high-tech, les entreprises industrielles accusent un retard technologique dans un domaine en particulier : les voyages d’affaires.

Or, collaborer avec une agence de voyages d’affaires en ligne performante peut apporter des avantages considérables du point de vue de la sécurité et du bien-être des voyageurs, des économies sur les frais de déplacement et de l’efficacité des procédures.

Voici neuf raisons qui devraient convaincre les fabricants de passer à un programme voyages d’affaires encadré afin d’améliorer le respect de leurs politiques en matière de dépenses, de faciliter les voyages d’affaires et la gestion des risques des voyageurs, et en fin de compte, de mieux maîtriser leur budget :

  1. Un programme voyages d’affaires encadré vous permet de mettre en place une politique voyages destinée à protéger et satisfaire vos employés, ainsi qu’à augmenter votre bénéfice net.
  2. Un outil de gestion des réservations de voyage numérique efficace vous permet de réserver (et de modifier au besoin) des itinéraires complexes bien plus vite et plus facilement.
  3. Lorsque les voyageurs réservent tous sur la même plate-forme, vous savez où ils se trouvent à tout moment.
  4. Les agences de voyages d’affaires performantes possèdent des systèmes intégrés permettant de faire des économies automatiquement, pour faire gagner de l’argent à votre entreprise sans effort supplémentaire.
  5. Consolider les voyages sur une plate-forme unique vous permet d’accéder à des données solides à exploiter de nombreuses manières.
  6. Une bonne agence de voyages d’affaires dispose en outre d’un réseau d’assistance fiable permettant de contacter facilement un conseiller.
  7. Un bon outil de gestion des réservations de voyage facilite la réservation et la gestion de l’expérience de voyage pour tous, même pour les plus réfractaires.
  8. Un programme voyages encadré permet d’uniformiser l’ensemble du processus de frais de déplacements professionnels, libérant plusieurs heures à vos employés chaque semaine.
  9. L’agence de voyages d’affaires idéale autonomise vos voyageurs pendant leurs déplacements.

Découvrez en détail la façon dont les services de gestion des déplacements peuvent vous aider à créer et à contrôler une politique de dépenses de voyages, à améliorer l’expérience des employés lors des déplacements nationaux et internationaux et à organiser des réunions d’affaires plus constructives pour développer vos activités.

1. Un programme voyages d’affaires encadré vous permet de mettre en place une politique voyages destinée à protéger et satisfaire vos employés, ainsi qu’à augmenter votre bénéfice net.

Ni contraignante, ni punitive, une politique voyages efficace doit orienter les employés vers des décisions qui correspondent aux valeurs, aux besoins et aux objectifs de votre entreprise, tout en garantissant leur bien-être.

Dans le monde actuel, et surtout en raison de la complexité des besoins spécifiques à l’industrie, il faut plus que jamais encadrer les voyageurs afin de les rassurer. Pour être concurrentielles sur le marché mondial, les entreprises industrielles doivent manifester de l’empathie envers leurs employés et un intérêt sincère pour leur bien-être ; cela implique de prendre de nouveaux facteurs en considération, au-delà de la sécurité élémentaire lors des déplacements professionnels et des objectifs commerciaux, pour leur permettre de partir sereinement.

Quelles sont les destinations interdites ? Combien puis-je dépenser pour l’hôtel ? Devrai-je porter un masque ? Le fait d’établir une politique voyages qui répond à ces questions (et les intègre dans le processus de réservation) aide les employés à choisir en toute confiance les options autorisées.

En mettant en avant les options conformes aux objectifs de l’entreprise et au bien-être des voyageurs (et en signalant visuellement celles qui ne le sont pas), vous laissez aux voyageurs la possibilité de faire des choix qui leur conviennent tout en bénéficiant à l’entreprise.

2. Un outil de gestion des réservations de voyage numérique efficace vous permet de réserver (et de modifier au besoin) des itinéraires complexes bien plus vite et plus facilement.

Le quotidien des industriels est imprévisible. Les délais changent. Les plans évoluent. Et à ce besoin de flexibilité s’ajoute la complexité liée à la nécessité de déplacer non seulement les personnes, mais aussi les équipements et les prototypes. Ainsi, un agent de voyages non connecté n’est pas ce qu’il y a de plus adapté. Il faut parfois des heures pour régler les derniers détails, et entre-temps, vous avez peut-être manqué une opportunité ou le programme peut avoir changé.

Comparez cette expérience avec celle offerte par un outil de gestion des réservations de voyages qui utilise l’apprentissage automatique pour hiérarchiser les résultats de recherche en fonction de variables telles que la durée des éventuelles escales, les frais de bagages et même les préférences des voyageurs d’après leurs choix passés. Voir les meilleures options affichées en premier permet aux employés et organisateurs exécutifs de voyages de gagner un temps considérable.

Par exemple, les clients d’Egencia réservent une chambre d’hôtel en à peine quatre minutes, et un billet d’avion, une location de voiture ou un billet de train en cinq minutes en moyenne.

3. Lorsque les voyageurs réservent tous sur la même plate-forme, vous savez où ils se trouvent à tout moment.

Toutes les expériences de réservation en ligne ne se valent pas. Si vous laissez vos employés réserver sur n’importe quel site, la gestion du risque est gravement compromise. Il n’existe pas de solution centralisée pour les localiser en cas d’urgence.

En optant pour une expérience de réservation complète, via une plate-forme unique, vous pouvez à chaque instant savoir qui se trouve où, en quelques secondes.

4. Les agences de voyages d’affaires performantes possèdent des systèmes intégrés permettant de faire des économies automatiquement, pour faire gagner de l’argent à votre entreprise sans effort supplémentaire.

Comment une agence de voyages d’affaires peut-elle vous aider à économiser ? De plusieurs manières : une grande agence de voyages d’affaires bénéficie de certains leviers qui lui donnent la capacité de négocier avec les fournisseurs pour obtenir des réductions spéciales et des avantages pour ses clients.

L’apprentissage automatique contribue aussi à la baisse des dépenses. Par exemple, Egencia Savings Finder continue de rechercher des tarifs plus bas après la réservation, permettant ainsi d’économiser en moyenne 7 % sur le vol et 14 % sur l’hôtel, sans que le voyageur ait à intervenir.

Les données vous aident en outre à prendre des décisions éclairées et à peser davantage dans les négociations, à chercher et utiliser les billets inutilisés et bien plus encore.

5. Consolider les voyages sur une plate-forme unique vous permet d’accéder à des données solides à exploiter de nombreuses manières.

Les principaux leaders de l’industrie manufacturière comprennent l’importance des données pour identifier les tendances qui leur permettent d’améliorer les processus et d’augmenter la production. Les données de voyages sont tout aussi importantes.

Sans programme voyages consolidé, vous n’aurez pas de données à exploiter. Mais quand tous les frais de déplacement passent par un système informatique de gestion de voyages unique, vous pouvez facilement repérer les tendances et les économies potentielles pour réduire vos frais de voyage.

Vous pouvez aussi utiliser ces données pour faire ressortir des façons d’assister au mieux vos voyageurs. Si vous voyez que certains d’entre eux réservent des billets d’avion plus chers, vous pouvez par exemple en profiter pour entamer un dialogue. Vous pourriez ainsi réaliser que ce groupe de voyageurs passe beaucoup plus de temps en déplacement, a besoin de plus de flexibilité ou travaille sur des projets dont les délais évoluent en permanence.

Fort de ces réponses, vous pouvez ajuster les critères ou les seuils relatifs aux déplacements de ce groupe spécifique afin de mieux répondre à ses besoins (et de lui donner le sentiment d’être entendu et reconnu).

6. Une bonne agence de voyages d’affaires dispose en outre d’un réseau d’assistance fiable permettant de contacter facilement un conseiller.

Peu importe la performance d’une technologie, il y a toujours des moments où les voyageurs souhaitent être rassurés en parlant à un être humain. Il est crucial d’offrir une certaine tranquillité d’esprit aux voyageurs les moins portés sur la technologie.

Une agence de voyages d’affaires comme Egencia dispose d’un réseau mondial de conseillers voyages expérimentés prêts à leur répondre au premier contact, 24 heures sur 24, sept jours du sept, 365 jours par an, où qu’ils se trouvent dans le monde (autrement dit, finis les appels en pleine nuit aux assistants administratifs et coordinateurs de voyages).

7. Un bon outil de gestion des réservations de voyage facilite la réservation et la gestion de l’expérience de voyage pour tous, même pour les plus réfractaires.

L’utilisation d’outils de réservation en ligne mal conçus peut générer de l’exaspération. Mais il en existe d’autres, plus simples et intuitifs. Pour obtenir l’adhésion générale, vous devez évidemment choisir les seconds.

L’agence de voyages d’affaires idéale doit proposer une interface aussi pratique et familière que celles qu’on utilise pour réserver des vacances ou tout autre voyage personnel, afin que tout le monde, de la génération Y qui ne quitte plus son téléphone aux baby-boomers qui préfèrent imprimer leur itinéraire, ait envie d’utiliser cet outil pour réserver des déplacements professionnels.

Elle leur permet par ailleurs de prendre connaissance au cours du processus de réservation des mesures de santé et d’hygiène mises en place par les prestataires. Car des voyageurs informés sont des employés plus heureux.

Bien qu’il ne puisse s’agir que d’une transition, nous constatons que nos clients finissent par préférer les réservations en ligne pour les vols et les hôtels plutôt que la méthode hors ligne traditionnelle via un conseiller (principalement car ils sont rassurés par la possibilité de joindre l’assistance téléphonique en direct en cas de besoin au cours d’un voyage). Les clients d’Egencia enregistrent un taux moyen d’adoption des réservations en ligne de 87 % à travers le monde, tous secteurs confondus.

8. Un programme voyages encadré permet d’uniformiser l’ensemble du processus de frais de déplacements professionnels, libérant plusieurs heures à vos employés chaque semaine.

Soyons réalistes : personne n’aime chercher ses reçus et saisir ses notes de frais manuellement (d’autant plus qu’il s’agit d’autant d’heures productives en moins pour vos employés).

Les outils de gestion des réservations de voyage pour les professionnels accélèrent les rapports de notes de frais pour les voyageurs, les organisateurs exécutifs de voyage et les équipes financières, en transmettant directement toutes les données de transaction (hors ligne, en ligne et même celles des champs personnalisés) au système de gestion des frais de voyage.

Une agence de voyages d’affaires numérique performante peut faire bien plus que faciliter la consolidation des notes de frais, et devenir un fabuleux outil de rationalisation pour votre entreprise. De l’aide automatisée dans la mise en œuvre des processus d’approbation (dont le nombre a explosé ces derniers temps), pour approuver les voyages facilement et rapidement sur n’importe quel appareil, aux rapports de notes de frais et autres paiements en un clic : avoir un programme voyages encadré change clairement la donne.

9. L’agence de voyages d’affaires idéale autonomise vos voyageurs pendant leur déplacement.

Le rôle d’une agence de voyages d’affaires ne s’arrête pas à la réservation du transport et de l’hébergement. Aujourd’hui, les voyageurs veulent se sentir autonomes pendant toute la durée du séjour. Avec une application mobile gérée par une plate-forme performante, vos employés sur le terrain peuvent utiliser le chat pour obtenir les réponses à toutes les questions qu’ils se posent sur leur voyage, qu’elles concernent le petit-déjeuner à l’hôtel ou la porte d’embarquement pour leur prochain vol.

Ils bénéficient aussi d’informations sur les transports au sol disponibles à l’aéroport de destination, leur permettant ainsi de choisir la meilleure option à leur arrivée. Les informations relatives au covoiturage, la location de voitures et les transports en commun sont détaillées dans l’appli, avec les tarifs, les horaires, la durée du trajet et la possibilité ou non de réserver.

Le monde du voyage a changé. Mais les besoins complexes du secteur industriel en matière de déplacements professionnels et la volonté de faire toujours mieux et de gagner en efficacité, eux, ne varient pas.

Pour prospérer dans l’industrie aujourd’hui, les entreprises doivent plus que jamais faire preuve de davantage de flexibilité, promouvoir un cadre plus inclusif et prendre leurs responsabilités. La gestion des voyages d’affaires peut vous aider à y parvenir grâce à l’innovation technologique et à l’assistance dédiée aux voyageurs.

Pourquoi ne pas faire appliquer à votre entreprise un programme voyages encadré ?

Vous cherchez de meilleures solutions pour vos voyages d’affaires ? Contactez-nous.