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Qu’est-ce que la gestion de voyages d’affaires ?

6 min

Date de publication: 26 July 2021

Quel que soit le secteur, chaque aspect de l’activité d’une entreprise nécessite d’être planifié, organisé et analysé. Les voyages d’affaires n’échappent pas à cette règle, et cela implique bien plus que de réserver. De la logistique aux frais de déplacement, en passant par le suivi des voyageurs et le contrôle des dépenses de voyage, il y a énormément d’aspects à prendre en compte pour assurer le succès d’un programme voyages d’affaires.

Les avantages d’un programme voyages d’affaires encadré sont immenses. Au-delà du suivi et de la gestion des dépenses de voyage, un programme parfaitement exécuté permet de garantir la sécurité des voyageurs d’affaires, de leur proposer des options de voyage personnalisées, et de leur permettre de réserver et de modifier eux-mêmes leurs voyages, y compris lorsqu’ils sont sur la route, grâce à une application mobile. Un programme encadré vous permet en outre de disposer de toute la technologie nécessaire pour bénéficier d’une excellente visibilité en vue d’optimiser votre programme et d’accroître la conformité, d’identifier de nouvelles opportunités d’économies, de gagner du temps, et bien plus encore.

Quels sont les avantages d’un programme voyages d’affaires encadré ?

Les programmes voyages sont bénéfiques pour les entreprises de toutes tailles. Une entreprise en pleine croissance a besoin d’une agence de voyages d’affaires capable de soutenir son programme voyages afin de pouvoir se développer et évoluer. Une organisation internationale a quant à elle besoin d’une solution de gestion de voyages d’affaires qui puisse être adaptée à chaque région dans laquelle elle œuvre afin que les exigences locales comme les options de voyage soient centralisées et faciles à identifier. Cela permet en outre d’évaluer la conformité, les coûts, les plafonds de dépense, etc. pour chaque catégorie.

Chez Egencia, nous accompagnons les Travel Managers de nombreuses façons, notamment :

En proposant des outils permettant de définir une politique voyages répondant aux objectifs de retour sur investissement de l’entreprise, grâce au suivi et à la prévision des dépenses associées. Une politique intelligemment conçue permet en outre d’accroître la conformité et, par là-même, de réduire les coûts.
En proposant des opportunités d’économies auprès de 35 000 hôtels grâce aux tarifs préférentiels Egencia. Nos offres de dernière minute, exclusivement disponibles sur notre application mobile, vous permettent de réaliser jusqu’à 70 % d’économies tout en vous donnant accès à un inventaire extensif afin d’identifier des options adaptées à votre budget.
Grâce au reporting d’optimisation d’Egencia Analytics Studio, qui vous permet d’identifier encore davantage de sources potentielles d’économies. Le tableau de bord d’analyse comparative vous permet notamment d’évaluer vos dépenses par rapport à celles d’entreprises de taille similaire, afin de négocier de meilleurs tarifs pour les hôtels et les vols.
Grâce à des tableaux de bord de data visualization, qui vous permettent d’établir facilement des rapports sur les itinéraires les plus empruntés par un individu ou par un groupe, de déterminer l’empreinte carbone de votre entreprise et de mieux comprendre l’impact de phénomènes mondiaux sur les voyages, comme la pandémie de COVID-19.

Besoin d’aide pour établir votre politique voyages ? Découvrez notre guide gratuit.

Comment la technologie et le logiciel de gestion de voyages peuvent-ils aider ?

La technologie joue un rôle clé dans le domaine de la gestion des voyages. Et aujourd’hui, cela vaut tant sur le plan professionnel que personnel. Booking business travel should be as frictionless as booking a vacation. Nous le comprenons tout à fait. Chez Egencia, nous avons été les premiers à passer au numérique. Nous développons et possédons notre propre technologie de gestion de voyages d’affaires, ce qui nous permet d’innover rapidement et d’offrir une expérience de voyage complète et totalement fluide tant pour les voyageurs que pour les Travel Managers.

Egencia répond à toutes vos attentes pour établir et gérer un programme voyages d’affaires efficace. Vous pouvez ainsi facilement gérer les profils voyageurs, les options de paiement et les politiques voyages, ou utiliser nos outils de gestion des risques comme le Localisateur de voyageurs Egencia pour localiser vos voyageurs en cas d’urgence. Et puisque tout est centralisé au même endroit, cela facilite également les processus d’approbation et de réservation des voyages. Oublié le temps où il fallait recourir à une multitude d’outils de réservation en ligne ou d’approbations complexes. Vous pouvez effectuer des réservations, modifier votre politique et approuver des voyages depuis n’importe quel endroit et depuis n’importe quel appareil.

Les voyageurs en déplacement reçoivent des alertes en temps réel dès lors qu’un événement susceptible d’interrompre leur voyage se produit. Et s’ils ont besoin d’aide, ils peuvent toujours utiliser la fonctionnalité Egencia AssistMe afin d’être rappelé rapidement. Nos conseillers voyages spécialisés utilisent les mêmes outils que vos voyageurs et organisateurs, et ont accès à tous les itinéraires afin de pouvoir résoudre les éventuels problèmes et vous permettre de reprendre la route le plus rapidement possible. Ces experts assurent une assistance continue, tout au long de l’année, aussi bien en ligne que hors ligne.

Quel rôle les données de voyage jouent-elles ?

Notre technologie se nourrit de l’abondance de données relatives aux voyages d’affaires. L’apprentissage automatique utilise toutes les connaissances que nous avons rassemblées sur les politiques voyages, les historiques de réservation, les préférences d’établissement, des références du secteur du voyage ainsi que de nombreuses autres informations pour générer des options de voyage attrayantes et pertinentes. Les options conformes sont ainsi proposées en priorité dans les résultats de recherche, afin de faciliter le respect de la politique, de favoriser la satisfaction des voyageurs et de contrôler les coûts liés aux déplacements.

Egencia peut offrir l’avantage de bénéficier des mêmes options et tarifs que le site Hotels.com, en plus des tarifs entreprise spécifiquement négociés. Les tarifs préférentiels Egencia permettent à vos voyageurs de profiter d’un meilleur rapport qualité-prix sur les vols et les hôtels grâce à des tarifs exclusifs non disponibles via d’autres agences de voyages d’affaires, qui incluent en outre des prestations telles qu’une politique d’annulation flexible, le petit-déjeuner ou encore le Wi-Fi.

La gestion de voyages d’affaires par Egencia

Les services de gestion de voyages doivent vous permettre d’améliorer l’efficacité de votre programme voyages, d’économiser du temps et de l’argent, de prendre soin de vos voyageurs, de profiter d’une assistance continue, et de bénéficier de données exploitables.

Chez Egencia, nous restons en tout temps aux côtés de nos clients pour les aider à surmonter toutes les perturbations. Découvrez comment l’expertise d’Egencia en matière de voyages d’affaires peut vous permettre d’établir un programme voyages efficace.