Négociez votre offre et économisez grâce aux analyses

Posted: 21 May 2020
Supply-negotiation-blog.jpg

Par Caleb MacIlvaine, senior product marketing manager

Ces derniers temps, toutes les entreprises cherchent des solutions pour gérer de manière plus efficace le budget qu’elles consacrent aux voyages d’affaires. Profitez du fait que les voyages tournent au ralenti pour optimiser votre programme voyages. Vous pouvez d’ores et déjà peaufiner votre politique pour vous tenir prêt lorsque les voyages d’affaires reprendront.

Bien qu’il soit tentant de limiter les dépenses en réduisant les voyages, il existe d’autres façons plus judicieuses d’économiser encore plus pour un minimum d’efforts. Votre programme voyages recèle sans doute plus d’économies cachées que vous ne l’auriez cru.

L’un de vos meilleurs leviers pour réaliser des économies consiste à analyser vos données de voyages pour identifier les opportunités cachées. Avec Egencia Analytics Studio, vous disposez d’un ensemble de tableaux de bord décisionnels vous permettant de visualiser et d’examiner les données de votre programme à la recherche des optimisations et des économies possibles. Découvrez trois façons de réaliser des économies avec le nouveau tableau de bord d’analyse comparative.

Vérifiez les destinations et les marques qui génèrent le plus de dépenses

Commencez par observer les destinations qui génèrent le plus de dépenses d’hôtels (hôtels à proximité de vos bureaux ou de vos principaux clients). En croisant les données des marques d’hôtels qui génèrent le plus de dépenses et les tarifs des chambres, vous saurez quels hôtels privilégier en fonction des destinations.

Par exemple, si Paris est l’une de vos principales destinations parce que le siège de votre entreprise s’y trouve et que vous souhaitez privilégier la chaîne d’hôtels auprès de laquelle vous effectuez le plus de dépenses de manière générale, identifiez l’un de ces établissements à proximité de la destination choisie et négociez un tarif spécial. Si votre entreprise essaie de réduire son empreinte carbone, vous pouvez utiliser en parallèle le tableau de bord relatif aux émissions de CO2 pour négocier avec un fournisseur hôtelier éco-responsable. Vous pourrez peut-être aussi négocier des avantages comme le petit-déjeuner, le Wi-Fi gratuit ou une réduction sur les frais de parking en vous engageant en contrepartie à consolider votre partenariat avec eux. Pour vous aider dans vos négociations, vous trouverez dans Analytics Studio l’historique du nombre de nuits d’hôtel pour chacun des établissements auprès desquels vous avez déjà effectué une réservation.

Benchmarking Dashboard

Figure 1: La section Détails de votre tableau de bord d’analyse comparative vous donne des informations sur vos dépenses et sur les comportements de vos voyageurs qui peuvent servir de point de départ pour optimiser votre programme voyages.

Itinéraires principaux

Autre source potentielle d’économies : vos itinéraires les plus fréquents. Par exemple, si vos voyageurs d’affaires empruntent régulièrement l’itinéraire Paris-Toulouse (ORY:TLS) car votre principal client se trouve à Toulouse, vous pouvez extraire le nombre de vols et le montant des dépenses effectués sur cet itinéraire pour étayer vos négociations de tarifs avec les compagnies aériennes. Proposez-leur de renforcer votre collaboration en échange de tarifs réduits sur cet itinéraire en particulier. Vous pouvez aussi vérifier les économies réalisables avec Egencia Savings Finder for Air and Hotel. Utilisez l’historique des données pour déterminer s’il existe une quelconque marge de négociation. Pour cela, rassemblez des informations sur les économies moyennes relatives aux itinéraires et aux villes représentant les réservations et économies les plus optimisées.

Ces données peuvent aussi s’avérer utiles si par exemple vous prévoyez de voyager plus régulièrement vers une nouvelle destination car vous y avez un nouveau client, projet ou bureau. Commencez par identifier les itinéraires les plus utilisés vers votre nouvelle destination et demandez à votre compagnie aérienne préférée ce qu’elle peut vous offrir en échange d’un certain volume de réservations. C’est également le moment idéal pour négocier avec votre chaîne hôtelière préférée à proximité de votre nouvelle destination.

N’oubliez pas non plus les transports terrestres. Les voyages régionaux et nationaux seront a priori les premiers à reprendre, alors que les voyages internationaux suivront dans un deuxième temps. Pour vous assurer que votre entreprise bénéficie des meilleurs tarifs sur les transports locaux comme le train et la location de voiture, examinez les données pour voir si vos dépenses peuvent être réduites à ce niveau-là.

Évaluez votre programme voyages d’affaires

Le nouveau tableau de bord d’analyse comparative d’Analytics Studio constitue un autre outil potentiel de négociation. Vous pouvez choisir de comparer votre programme à d’autres entreprises avec un niveau de dépenses similaire au vôtre ou à d’autres pays où vous avez effectué des réservations. Par exemple, si vous voyez que des entreprises de même taille dépensent considérablement moins sur certains itinéraires ou dans des hôtels fréquentés par vos voyageurs, utilisez ces informations pour négocier de meilleurs tarifs auprès de vos fournisseurs.

Profitez-en pour mettre à jour votre politique voyages et, plus précisément, les plafonds par ville stipulés dans votre politique. Grâce aux données de benchmarking, vous pouvez vérifier si le plafond tarifaire hôtelier défini dans votre politique voyages pour chaque destination est adapté aux conditions de marché actuelles. Vous pouvez décider de modifier certains plafonds ou choisir de définir des plafonds hôteliers par ville si vous n’en avez pas dans votre politique voyages.

Votre entreprise a tout à gagner à négocier avec ses fournisseurs. Jouer sur les volumes permet de réaliser des économies. Plus vous négocierez d’avantages, plus vos voyageurs d’affaires se conformeront à la politique, ce qui signifie qu’ils pourront voyager davantage pour le même coût ou voyager autant pour moins cher. Et une fois que vous aurez négocié des offres avec vos fournisseurs préférés, n’oubliez pas d’en informer votre Account Manager chez Egencia. Il s’assurera que vos tarifs négociés sont accessibles à vos voyageurs sur le site Web d’Egencia et sur l’application mobile.

En déterminant de manière stratégique les domaines susceptibles d’être le plus largement impactés par des négociations avec vos fournisseurs, vous optimiserez vos dépenses de voyage sans que vos voyageurs en subissent les conséquences.

Vous cherchez de meilleures solutions pour vos voyages d’affaires ? Prenez contact avec notre équipe.