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Six moyens d’optimiser les dépenses de voyage face à l’inflation

10 min
Posted: 15 July 2022
Woman Smiling At Laptop About Savings

Que faire face à la hausse du prix des hôtels et des vols

Par Natasha Samuel, directrice du marketing produit

Si votre entreprise a repris les déplacements professionnels, vous avez certainement remarqué une augmentation des prix, notamment pour l’avion et l’hébergement. Par rapport à 2019, qui est la dernière année complète sans perturbation pour les voyages d’affaires, votre prix de billet moyen ou votre tarif journalier moyen doivent vous sembler complètement aberrants.

Plusieurs raisons justifient cette hausse, mais heureusement, il existe des solutions pour maîtriser vos dépenses et votre budget voyages dans ce contexte d’instabilité.

Les pertes subies par le secteur ont un impact sur le coût de votre voyage d’affaires

Ce n’est un secret pour personne, l’industrie du voyage a connu des pertes sans précédent en 2020 et 2021. Des compagnies aériennes ont fait faillite et des centaines de milliers de personnes ont perdu leur travail. Les pertes subies se sont élevées à 137,7 milliards USD en 2020 et à 42,1 milliards USD en 2021.

Toutefois, la situation semble s’améliorer en 2022, avec des perspectives favorables pour 2022 et 2023. Seulement, cette reprise plus que bienvenue fait pression sur les agences de voyages (d’affaires ou non), les aéroports, les compagnies aériennes et les hôteliers, qui doivent répondre à la demande bien plus rapidement que prévu. Des facteurs macroéconomiques, notamment la hausse du prix du pétrole et du carburant, l’accélération de l’inflation et l’augmentation des taux d’intérêt, ainsi que les problèmes de main-d’œuvre contribuent à la hausse des coûts et des opérations dans l’industrie du voyage.

En ce qui concerne le transport aérien, l’IATA prévoit une hausse du prix du billet d’avion de 5,6 % sur l’ensemble de l’année, tandis que Phocuswright indique qu’aux États-Unis, le tarif journalier moyen a déjà augmenté de 19,6 % en 2021 et qu’il devrait continuer en ce sens. Selon des données de STR datant de mai 2022, le tarif journalier moyen a augmenté de 15 % entre 2019 et 2022.

Dans ce contexte, les entreprises ne restent pas les bras croisés. Selon une enquête récente menée par la Global Business Travel Association, ou GBTA (Association mondiale de l’industrie du voyage d’affaires), les entreprises réagissent à la pression de l’inflation par une augmentation des dépenses liées aux voyages d’affaires, avec 34 % de hausse pour les dépenses d’hébergement.

Alors, que pouvez-vous faire pour maîtriser les coûts de votre programme voyages ?

Nous avons compilé six conseils pour vous aider à gérer la hausse des coûts liés aux déplacements dans votre programme voyages d’affaires.

  1. Activez la politique qui intègre des plafonds tarifaires hôteliers dynamiques

    Egencia a récemment lancé une fonctionnalité vous permettant de profiter de la fluctuation du prix des hôtels. Depuis le lancement de la politique avec plafonds tarifaires hôteliers dynamiques, Egencia a permis à ses clients de réaliser des économies sur plus de 80 000 réservations d’hôtel en définissant le plafond tarifaire en fonction des prix du marché en temps réel. Cette fonctionnalité innovante a même été sélectionnée pour le prix Business Travel Awards Europe 2022 dans la catégorie Innovation technologique.

    Elle est disponible pour tous les clients dans le monde entier. Vous pouvez l’activer en un instant pour obtenir plus de flexibilité et choisir parmi plusieurs configurations, notamment :

    • Combinaison des politiques hôtelières en fonction de vos besoins : vous pouvez conserver les tarifs statiques pour certains endroits et activer les plafonds tarifaires hôteliers dynamiques pour d’autres, et ce sans compromettre les engagements pris auprès des hôtels en termes de volume négocié.
    • Groupes de politique voyages illimités, pour personnaliser encore davantage votre politique pour différents groupes ou types de voyageurs.
    • Personnalisation de la flexibilité des plafonds tarifaires en précisant le nombre d’étoiles minimum pour le calcul du prix médian.

    En plus de tous ces avantages, vous avez la possibilité de personnaliser vos tarifs négociés et favoris dans le cadre de la réservation pour le voyageur. Aucun autre outil de gestion de voyages ne vous offre ce niveau de personnalisation pour maîtriser vos dépenses hôtel et éviter de dépasser votre budget.

  1. Egencia Savings Finder pour les vols et l’hébergement

    Juste après l’avion, l’hôtel représente l’une des plus importantes dépenses pour les entreprises en termes de voyages d’affaires.

    C’est pourquoi réserver au meilleur prix peut avoir un impact considérable sur les dépenses globales d’une entreprise pour les voyages d’affaires, mais les prix ont toujours été difficiles à suivre en raison de leur instabilité et compétitivité.

    • Plus de 97 % des clients d’Egencia utilisent Savings Finder for Hotel pour réserver un hôtel une seconde fois. Savings Finder for Hotel a permis à nos clients d’économiser en moyenne 37 USD par réservation d’hôtel optimisée. Écoutez ce webinar pour découvrir comment cette technologie exclusive d’Egencia permet aux clients de réaliser des économies.
    • Quant à Savings Finder for Air, il a permis à nos clients d’économiser en moyenne 14 % par billet d’avion.
  1. Analysez en détail vos dépenses de 2019 et celles de 2022 et ajustez votre politique voyages en conséquence

    En ce qui concerne l’hébergement, Egencia assure vos arrières avec sa fonctionnalité de plafonds tarifaires hôteliers dynamiques.

    Nous proposons deux autres fonctionnalités pour l’hébergement, qui vous aideront à réduire la part dédiée aux repas dans vos dépenses hôtel. La première permet d’augmenter automatiquement le tarif maximum autorisé dans une ville donnée si le petit-déjeuner est inclus. La seconde offre aux voyageurs la possibilité de trier les résultats pour afficher les hôtels avec dîner inclus.

    Pour ce qui est des vols, vous devrez prendre un peu de temps pour comprendre comment optimiser votre politique voyages afin de réaliser des économies.

    Les données sur les dépenses collectées par Egencia nous disent comment gérer efficacement ses dépenses vol en modifiant ses politiques, notamment en ce qui concerne la classe la plus élevée autorisée, les prix dépassant le prix recommandé, la politique à prix fixe et les achats anticipés, et ainsi réduire le prix moyen du billet (en USD/km). Selon nos estimations, il est possible de réaliser les économies suivantes :

    • L’application d’une politique vol générale permet de réaliser une économie de 4 à 18 USD sur le prix moyen du billet pour les vols court-courriers.
    • L’application d’une politique vol générale permet de réaliser une économie de 8 à 35 USD sur le prix moyen du billet pour les vols moyen-courriers.
    • L’application d’une politique vol générale permet de réaliser une économie de 39 à 177 USD sur le prix moyen du billet pour les vols long-courriers.

    Vous souhaitez revoir votre politique voyages, mais ne savez pas par où commencer ? Découvrez les sept étapes pour élaborer une politique voyages structurante, avec des conseils d’Account Managers Egencia expérimentés.

  1. Profitez de la réduction du délai d’émission des billets

    Fin 2021, Egencia a testé une nouvelle solution visant à répondre aux difficultés fréquemment rencontrées par les voyageurs et les organisateurs exécutifs de voyage concernant les changements de prix et les dates d’échéance d’émission des billets. Auparavant, Egencia demandait aux compagnies aériennes d’émettre les billets à la dernière date d’émission possible. Cette procédure entraînait des changements de prix et des échecs de réservation pour les clients qui doivent faire approuver leurs vols. En outre, les clients payaient leurs billets plus cher.

    Voyons quelques exemples de l’impact d’une émission de billets tardive sur les coûts de votre programme voyages :

    Désormais, dès que le voyageur ou l’organisateur confirme la réservation auprès d’Egencia, nous demandons à la compagnie aérienne d’émettre le billet immédiatement. Cela permet de réduire le coût pour le client et d’éviter les échecs de réservation dus au changement de prix et de stock.

    • En 2019, émettre un billet en classe Affaires le jour de la réservation coûtait 1 000 USD de moins que l’émettre 10 jours après la réservation par la compagnie aérienne.
    • Pour un billet en classe économique, le prix moyen d’un billet émis le jour même était 350 USD moins élevé que pour une émission 10 jours après la réservation.
    • Émettre un billet pour un vol international le jour de la réservation coûtait 1 600 USD moins cher qu’une émission 10 jours plus tard.
  1. Pensez au déplacement de parts de marché

    Le déplacement de parts de marché est une pratique commune dans le monde du voyage d’affaires, pourvu que vous disposiez de toutes les données nécessaires pour commencer.

    Cette pratique permet à votre entreprise de réserver directement auprès d’un autre fournisseur, généralement dans le but de réaliser des économies. Elle est parfois adoptée par des entreprises qui ont négocié des contrats avec un fournisseur.

    Prenons un exemple axé sur les coûts Supposons que chaque année, mon entreprise consacre 25 % de son budget vol pour des trajets de Londres à New York. Je n’ai établi de contrat avec aucune compagnie aérienne en particulier. Nos voyageurs réservent des vols sur différentes compagnies tout en respectant la politique voyages de l’entreprise.

    Mais, comme les tarifs ne cessent d’augmenter, j’aimerais savoir s’il est possible d’économiser de l’argent sur cet itinéraire, qui représente 25 % de nos dépenses en voyages d’affaires. Je peux alors utiliser des données pour déterminer quelle compagnie aérienne, quelle classe et quel prix moyen de billet est le plus rentable pour cet itinéraire.

    C’est pour permettre aux clients de prendre ce genre de décisions basées sur les données qu’Egencia propose un rapport de parts de marché dans Egencia Analytics Studio. Le rapport de parts de marché fournit des illustrations et des données brutes à télécharger pour les dépenses vol, hôtel et voiture.

    Les Travel Managers peuvent facilement accéder aux parts de marché et peuvent même confronter les performances de leur programme à celles d’autres entreprises de taille semblable à l’aide du tableau de bord d’analyse comparative.

    Il est très facile de prendre des mesures en se basant sur les données. Si vous souhaitez inciter les voyageurs à réserver une compagnie aérienne particulière pour un itinéraire donné, vous pouvez définir une politique relative à vos compagnies aériennes préférées, dont nous informerons les voyageurs au moment de la réservation.

    En plus des économies réalisées, cette technique peut vous aider à générer un volume suffisant pour négocier un contrat avec un fournisseur.

    Votre entreprise a tout à gagner à négocier avec ses fournisseurs. Jouer sur les volumes permet de réaliser des économies. Plus vous négocierez d’avantages, plus vos voyageurs d’affaires se conformeront à la politique, ce qui signifie qu’ils pourront voyager davantage pour le même coût ou voyager autant pour moins cher.

  1. Préparez dès maintenant la révision de vos contrats fournisseur

    Le marché a profondément changé ces derniers mois et la façon dont les fournisseurs gèrent les contrats d’entreprise continuera à évoluer.

    Dans le contexte actuel, il est nécessaire de garder l’esprit ouvert afin de faire des demandes créatives dans le cadre de négociations avec vos fournisseurs. Vous pourriez par exemple demander à prolonger la validité du contrat annuel pour la faire passer à deux ans, ou bien négocier avec les hôtels en dehors de la haute saison. Commencez à vous préparer pour 2023, le plus tôt sera le mieux.

    Mis à part les contrats fournisseurs, que peut faire votre agence de voyages pour vous aider ? Nous recommandons à nos clients de renouveler les réservations dans leurs hôtels préférés afin de générer du volume dès que possible. Aussi, pensez à tirer parti des tarifs réduits déjà négociés avec votre agence de voyages, qui peuvent être particulièrement utiles dans les destinations où vous générez peu de volume.

    Besoin d’aide pour vos négociations fournisseurs ? Pas le temps pour une analyse détaillée des données ? Avec ses conseils d’experts et ses recommandations concrètes, l’équipe de conseil en gestion de voyages d’Egencia peut vous aider à préparer vos négociations fournisseurs.

Sources

  1. https://airlines.iata.org/analysis/travel-recovery-hints-at-profitability-in-2023
  2. Global Outlook for Air Transport Times of Turbulence, juin 2022, IATA.
  3. U.S. Hotel & Lodging Market Report 2021­2025, mars 2022, Phocuswright.
  4. https://str.com/data-insights-blog/market-recovery-monitor-week-ending-11-june
  5. https://www.gbta.org/blog/global-business-travel-recovery-sees-double-digit-surge-since-february/
  6. Économies moyennes pour les réservations optimisées entre le 26/11/2020 et le 06/03/2021, moins 30 % de frais (données Egencia).
  7. Dans les régions Europe et Asie-Pacifique, Egencia Savings Finder for Air a permis à nos clients d’économiser en moyenne 14 % par billet d’avion (données Egencia). En Amérique du Nord, Egencia Savings Finder for Air a permis à nos clients d’économiser en moyenne 16 % par billet d’avion. Chiffre basé sur l’exercice 2019 (données Egencia).
  8. Politique vol générale définie comme un ou plusieurs des critères suivants : achat anticipé, politique vol à prix fixe, classe la plus haute et prix supérieur au prix recommandé (données Egencia).
  9. Janvier 2019 – décembre 2019, données Egencia. L’analyse et les chiffres sont synthétisés et anonymisés. Toutes les améliorations en pourcentage correspondent à des clients qui ont appliqué la politique mentionnée par rapport à ceux qui ne l’ont pas appliquée.

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