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Politique hôtelière dynamique : voyages d’affaires pas chers

Posted: 30 September 2021
Business Travel Savings With Dynamic Hotel Rate Cap

Par John McLellan, Senior Product Manager, et Natasha Samuel, Director, Product Marketing

Alors que les entreprises continuent à réévaluer leurs programmes voyages et à réfléchir aux modalités de reprise des déplacements professionnels, les Travel Managers cherchent de nouveaux outils pour optimiser leur budget actuel dédié aux dépenses de voyage, sans augmenter les coûts. De nombreuses entreprises ont considérablement réduit leurs frais de déplacement professionnel, mais cherchent encore des solutions pour obtenir un meilleur retour sur investissement de leurs programmes voyages.

C’est pourquoi nous sommes particulièrement heureux de pouvoir vous annoncer l’arrivée d’une toute nouvelle fonctionnalité Egencia : la politique de plafonds tarifaires hôteliers dynamiques.

Avec cette fonctionnalité mise au point par l’équipe Data Science d’Egencia en exploitant les technologies d’apprentissage automatique, nous voulons aider les clients à se préparer pour la prochaine phase des voyages d’affaires, laquelle risque de se caractériser par des budgets plus serrés, et leur apporter une solution qui leur permettra de réaliser davantage d’économies sur les voyages d’affaires.

Plafonds tarifaires statiques et réalité du marché

La plupart des entreprises fixent des plafonds tarifaires hôteliers statiques dans leurs politiques voyages. Ceux-ci sont définis par ville ou par pays selon les prix par nuit constatés. Dans la plupart des cas, le Travel Manager doit y consacrer un temps de recherche considérable. Il faut notamment analyser les dépenses de l’année précédente ainsi que la moyenne des tarifs journaliers acquittés, par exemple. De plus, des recherches au niveau du marché local peuvent être nécessaires afin de pouvoir déterminer un plafond tarifaire adapté pour la politique relative aux voyages d’affaires de l’entreprise.

Cependant, le principal défi avec les tarifs fixes, c’est tout simplement qu’ils sont fixes. À moins que l’entreprise ne dispose du temps nécessaire pour réaliser les recherches adéquates, la plupart des plafonds tarifaires ne sont pas mis à jour régulièrement. Elle rate alors l’occasion de réaliser d’importantes économies, puisque les prix du marché fluctuent alors que sa politique voyages reste figée.

En outre, en raison de la pandémie, de nombreux hôteliers négocient aujourd’hui des tarifs hôteliers dynamiques, à la place des tarifs statiques traditionnels, dans leurs accords avec les entreprises. Le marché comporte donc toujours une composante volatile, avec des poches de forte ou faible demande qui affectent les prix et disponibilités. Certains hôteliers étendent également leurs accords professionnels avec les entreprises clientes à l’année prochaine (2022) et déclinent les négociations sur de nouveaux tarifs corporate.

Préparation de la prochaine évolution des politiques hôtelières pour les voyages d’affaires

En 2020, l’équipe Data Science d’Egencia a évalué le potentiel d’économies sur les voyages d’affaires si nous développions une fonctionnalité pour autoriser des plafonds tarifaires hôteliers dynamiques pour nos clients. L’équipe a analysé des milliers de réservations d’hôtel et, dans le même temps, a cherché à savoir comment personnaliser la politique voyages propre à chaque client.

En février 2021, un premier modèle était prêt. Nous avons alors lancé un pilote auprès de clients en Amérique du Nord et en Europe afin de recueillir leurs commentaires sur l’expérience utilisateur, notamment sur les fonctions de reporting dont les clients ont besoin pour percevoir la valeur de cette fonctionnalité pour leur programme voyages.

Gain de temps et économies

Durant la phase pilote, les clients ont pu réaliser 20 USD d’économies en moyenne sur chaque réservation effectuée quand les plafonds tarifaires hôteliers dynamiques étaient activés.  Le temps des plafonds tarifaires statiques, où les entreprises passent à côté d’opportunités d’économies avec leurs voyageurs qui réservent des hôtels à prix fort, est désormais révolu.

Et il ne s’agit pas seulement d’économies...

En appliquant des plafonds tarifaires dynamiques, vous bénéficierez de tout un éventail d’autres avantages :

  • Pour activer la fonctionnalité, le Travel Manager n’a besoin d’effectuer la configuration qu’une seule fois. Les clients ont la possibilité de combiner les politiques hôtelières en fonction de leurs besoins : ils peuvent conserver les tarifs statiques pour certains endroits et activer les plafonds tarifaires hôteliers dynamiques pour d’autres, selon ce qui fonctionne le mieux pour leur propre programme voyages.
  • Les Travel Managers peuvent personnaliser la flexibilité des plafonds tarifaires en précisant le nombre d’étoiles minimum pour le calcul du prix médian. Par exemple, si le nombre minimum d’étoiles est plus élevé, le plafond tarifaire sera plus généreux.
  • La plupart des clients disposent de plusieurs groupes de politiques relatives aux voyages d’affaires, lesquels correspondent à différents types de voyageurs (cadres, commerciaux et grands voyageurs, par exemple). Cette fonctionnalité est personnalisable pour chacun de ces groupes de politiques voyages.
  • Une fois activé, le plafond tarifaire basé sur le prix médian ajusté sera pris en compte dans le cadre de l’expérience de réservation. Dès qu’un tarif ne sera pas conforme à la politique, le voyageur ou l’organisateur exécutif de voyage verra s’afficher une explication qui indique clairement quelle est la condition non respectée pour l’hôtel en question et un tarif donné.
  • Combinée à Egencia Smart Mix, cette fonctionnalité permet aux voyageurs et organisateurs exécutifs de voyage de continuer à profiter d’une expérience de réservation d’hôtel à la fois rapide et efficace (moins de cinq minutes en moyenne !).
  • Les Travel Managers peuvent effectuer le suivi des économies réalisées grâce à un reporting détaillé et des tableaux de bord visuels. Avec Egencia Analytics Studio, ils peuvent voir en toute transparence le prix médian, le prix réservé et le mode de calcul des économies réalisées, ainsi que la personnalisation au niveau des groupes de politiques voyages.

Les recherches et configurations manuelles pour les plafonds tarifaires hôteliers appartiennent au passé.

La fonctionnalité de plafonds tarifaires hôteliers dynamiques d’Egencia utilise l’apprentissage automatique pour fournir encore plus de personnalisations et d’économies dans les programmes voyages de nos clients, en ajustant automatiquement les plafonds tarifaires hôteliers sur la base de la médiane du marché. Les Travel Managers gagnent du temps et font des économies sur les voyages d’affaires sans sacrifier la conformité.

Apprenez-en plus sur les économies sur les voyages d’affaires avec Egencia.

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