Quel est le rôle du TM de voyages d’affaires ?

Posted: 08 March 2021

Découvrons ensemble quelles sont les responsabilités d’un Travel Manager.

Les Travel Managers jouent un rôle crucial dans la réussite d’un programme voyages d’affaires. Et ne vous y trompez pas, ils font bien plus que d’utiliser un outil de réservation pour réserver des vols, des hôtels ou des voitures de location : l’éventail de leurs responsabilités est bien plus vaste. Leur influence va également bien au-delà de la seule organisation de voyages d’affaires.Les Travel Managers sont souvent en contact direct avec la direction et jouent un rôle important pour l’entreprise car ils doivent rendre compte de la mise en place du programme voyages d’affaires.

Ils sont chargés de superviser et gérer les politiques voyages de l’entreprise, ainsi que de lagestion Travel & Expense, du suivi des contrats avec les fournisseurs et partenaires, du monitoring des besoins des voyageurs d’affaires et de déceler des économies de coûts potentielles. Leurs responsabilités peuvent également englober la recherche de partenaires externes et un travail en étroite collaboration avec ces derniers afin d’obtenir le remboursement des voyages en cas d’annulation. Des années d’expérience sont nécessaires pour maîtriser tous ces aspects. En travaillant en partenariat avec une agence de voyages d’affaires (TMC), les Travel Managers s’assurent que votre programme voyages et vos politiques répondent aux besoins de votre entreprise et de vos voyageurs.

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Définir et implémenter un programme voyage d’affaires efficace n’est pas tâche facile. Les exigences commerciales évoluent rapidement et votre programme voyages doit s’adapter tout aussi rapidement. Comme le paysage des voyages d’affaires peut changer à tout moment, le Travel Manager devra mettre en place des politiques voyages proactives pour accélérer la réponse de l’entreprise et garantir la sécurité des voyageurs. Pour être vraiment efficaces, les programmes voyages d’affaires doivent se baser sur :

  • des politiques voyages et des procédures clairement définies
  • des outils et technologies de gestion de voyages faciles à utiliser
  • des outils de sécurité et gestion des risques voyageurs
  • des programmes d’optimisation des voyages.

Le Travel Manager travaille en collaboration avec les diverses parties concernées pour construire cette base.

Définir des politiques voyages et des procédures

Des politiques voyages et des procédures clairement définies permettent de réduire les dépenses tout en assurant le bien-être des voyageurs. C’est pourquoi il est indispensable d’être cohérent dans la définition et l’application des politiques. Comme les voyages d’affaires sont intrinsèquement liés aux objectifs commerciaux d’une entreprise, certaines politiques et contrôles sont nécessaires, alors qu’ils ne le sont pas pour les voyages d’agrément.

Certaines entreprises peuvent préférer certains hôtels ou agences de location de voitures, par exemple. Pour certaines régions et certains pays, des quotas peuvent également être fixés pour les trajets, l’hébergement ou les indemnités journalières, tout en prenant en considération les différences culturelles. Les politiques de gestion du risque jouent également un rôle primordiale au moment de mettre en place une politique voyages.

Tous ces éléments sont indispensables pour réduire les coûts, mesurer le retour sur investissement et assurer la sécurité des voyageurs d’affaires. Ainsi, l’entreprise NASDAQ a découvert qu’il était possible d’améliorer aussi bien l’expérience de ses voyageurs d’affaires que les résultats financiers en repensant et révisant sa politique voyages et les procédures en place.

Gérer toutes ces variables fait partie intégrante du rôle d’un Travel Manager. C’est aussi l’une des raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises se fient à une agence de voyages d’affaires, comme Egencia, par exemple. Pour assurer le succès de votre programme voyages, il est fondamental de choisir l’agence de voyages d’affaires adaptée à vos besoins. Vous aurez besoin d’un partenaire disposant des outils de réservation et de la technologie indispensables pour faciliter votre gestion des tâches, de l’organisation des voyages à la définition spécifique des termes de vos politiques voyages. Ce partenaire devra être un leader sur le secteur des voyages afin de pouvoir négocier les meilleurs tarifs et réductions pour tous vos voyages d’affaires. Or, Egencia a un avantage unique : celui d’avoir accès au vaste inventaire d’Expedia Group. Cela vous permettra d’offrir à nos clients les meilleures options de voyage possibles.’

Utiliser les technologie pour améliorer l’expérience de voyages

Les avancées technologiques ont totalement bouleversé l’expérience de réservation de voyages. Or, vos voyageurs d’affaires sont des consommateurs eux-aussi, et ils s’attendent en tant que tels à avoir accès à une expérience de réservation toute aussi fluide et sans heurts. Le programme voyages doit donc être adapté à leurs habitudes et leurs exigences.

Certains préfèrent la réservation en ligne et d’autres réserver leur voyage d’affaires en quelques clics sur leur smartphone. D’autres enfin voudront joindre par téléphone une personne capable de se charger de la réservation à leur place. Les outils de réservation que vous proposerez à vos employés se doivent de répondre à leurs attentes et à leurs exigences. C’est ce que la société d’investissement West Park Management Services a découvert avec l’augmentation de son taux adoption en ligne de 11 % à 80 % au cours du tout premier mois de partenariat avec Egencia.

Et vous devrez répondre aussi bien aux attentes des voyageurs qu’à celles de votre entreprise en matière de conformité au programme voyages. De nos jours, le Travel Manager doit trouver cet équilibre : répondre aux besoins des voyageurs d’affaires comme à ceux de son entreprise.

Heureusement, les technologies disponibles actuellement vous permettront d’y arriver. Derrière toutes les applications et sites Web que vous utilisez se cachent des technologies comme l’intelligence artificielle (IA). Celles-ci permettent aux voyageurs de prendre plus facilement de meilleures décisions et de choisir les meilleures options selon leurs préférences, tout en respectant la politique voyages. Les clients d’Egencia utilisent l’IA tous les jours, à leur insu. Grâce à ces technologies invisibles, qui figurent parmi les plus innovantes actuellement à disposition des voyageurs, vous pourrez améliorer les expériences de réservation et la conformité à votre politique.

Sécurité et gestion des risques voyageurs

En tant que Travel Manager, vous êtes responsable de la santé et de la sécurité de vos voyageurs d’affaires. Cela relève de la définition de la responsabilité sociétale (RSE) en tant que principe juridique. Les entreprises sont légalement tenues de s’assurer que les mesures de sûreté et de sécurité s’appliquent bien à tous les fonctions commerciales, y compris aux voyages d’affaires.

L’entreprise est toujours responsable de ses employés, même quand ceux-ci partent en déplacement professionnel. Où sont vos employés ? Quelle est leur situation ? Ont-ils besoin d'aide ?

Les Travel Managers doivent pouvoir compter sur des outils de gestion voyages d’affaires adéquats, leur permettant d’anticiper les problèmes éventuels, ou de contacter et localiser leurs voyageurs en cas d’urgence. En fait, 8 entreprises sur 10 intègrent des contrôles de sécurité dans leur politique voyages et de nombreuses entreprises ont fait de la gestion du risque un élément clé de leur stratégie de programme voyages.

La gestion de crise est l’un des aspects fondamentaux du rôle d’un Travel Manager. Prendre soin des voyageurs lorsqu’ils sont sur la route est l’une des responsabilités principales du Travel Manager. En cas d’urgence, vous devez pouvoir retrouver vos voyageurs où qu’ils soient et les aider à se mettre en sécurité. Si tous vos voyageurs réservent via la plateforme Egencia, vous pourrez les retrouver facilement et rapidement grâce au localisateur de voyageurs.

Prenons l’exemple d’Informa PLC, une société spécialisée dans la formation et l’événementiel, ainsi que l’édition scientifique et professionnelle, basée au Royaume-Uni. Lorsque la nouvelle a éclaté concernant une attaque sur le pont de Londres, leur Travel Manager a pu se servir du localisateur de voyageurs pour identifier rapidement l’emplacement de tous ses voyageurs dans les environs et s’assurer qu’ils étaient en sécurité. Ceci n’est qu’un exemple supplémentaire du type de services de voyages d’affaires qu’un Travel Manager doit superviser dans son entreprise.

Optimisez votre programme voyages

L’optimisation des programmes voyages permet aux Travel Managers d’ajouter de la valeur à leur entreprise par le biais d’économies majeures, de rapports clairs, et d’une meilleure gestion du risque, du changement, et des frais de voyage. Ils démontrent de cette façon que l’entreprise ne peut que tirer profit de ses voyages d’affaires. Une connaissance approfondie de l’entreprise est donc nécessaire de leur part pour démontrer les avantages des voyages d’affaires en termes de concurrence, de chiffre d’affaires et de fidélisation des employés.

Egencia propose une puissante plateforme en ligne afin que les Travel Managers disposent des outils analytiques nécessaires pour déceler des économies de coûts et démontrer le retour sur investissement. Egencia Analytics Studio permet aux Travel Managers d’analyser leurs programmes voyages pour identifier des économies de coûts potentielles. C’est ainsi que la société NTT Singapore a pu se servir de nos outils d’analyse de données pour contrôler ses dépenses de voyage, analyser les voyages par individu ou par groupe d’affaires et présenter à la direction des rapports visuels sur tous les aspects de leur programme voyages. Et en plus de cela, l’expérience de réservation simplifiée permet de mieux répondre aux besoins de voyage des employés.

Les Travel Managers de voyages d’affaires tiennent les rênes

Les voyages ont un impact direct sur la culture d’entreprise et les résultats financiers. Le Travel Manager en charge du programme se doit d’atteindre ces objectifs.

Des politiques et procédures au choix de l’agence de voyages d’affaires idéale, les Travel Managers jouent un rôle crucial dans le succès des entreprises.

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