Corporate travel manager using travel program
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Comment West Park Management Services est passé au numérique grâce aux outils de voyages d'affaires Egencia

Nom de la société :
West Park Management Services
Secteur :
Finance
Nombre d’employés :
300

West Park Management Services (WPMS) assiste la société d'investissement Triton, dont le siège social se trouve en Europe, ainsi que son portefeuille de sociétés. WPMS propose des services de consulting préalable dans les domaines opérationnel, stratégique et commercial, et bien plus encore. Triton et WPMS associent leurs efforts pour bâtir des entreprises plus solides, principalement à travers l'Europe du Nord.

Reconstruire un programme voyages d'affaires adapté à la culture et aux objectifs d'entreprise

Ensemble, Triton et WPMS emploient environ 300 personnes qui voyagent pour affaires à des degrés divers, avec approximativement 100 voyageurs principaux qui sont fréquemment en déplacement.

« Les voyages sont essentiels à notre activité — pour forger des relations professionnelles et pour rechercher de nouvelles opportunités. Investir exige de gros efforts pour construire des relations de confiance des deux côtés et à cette fin, il est essentiel de voyager pour rencontrer les partenaires ou les clients en personne. », affirme Ieva Kisieliute, la responsable des voyages à l'échelle mondiale de WPMS.

WPMS a fait appel à Egencia pour améliorer ses outils de voyages d'affaires et assurer des procédures de réservations fluides avec une technologie fiable. Comme elle le déclare, « Auparavant, les réservations étaient toujours faites par téléphone car les mises à jour n'étaient pas possibles en ligne. S'il y avait un changement de dernière minute, ce qui arrive souvent, être mis en attente au téléphone jusqu'à ce qu'un agent réponde était stressant. »

Ainsi qu'elle l'explique, « Nous avions bien un système de réservations en ligne, mais il était impossible de s'y fier. Notre équipe arrivait à trouver des meilleures offres en faisant ses propres recherches. De plus, les informations n'étaient pas toujours à jour, si bien que les voyageurs devaient revérifier les détails de leur voyage à de nombreuses reprises au cours de leur déplacement. »

Étant donné la structure de la société et la grande quantité de voyages, ces difficultés nuisaient à toute l'équipe.  « Notre entreprise est extrêmement dynamique et tout change très vite. Nous avions besoin d'un partenaire qui était en mesure de suivre notre rythme », affirme-t-elle. « Nous avons opté pour Egencia parce qu'ils pouvaient répondre à nos objectifs de rapidité, numérisation et flexibilité. »

Mettre en place les bons outils de voyages professionnels pour augmenter l'adoption en ligne

L'équipe avait besoin d'outils pouvant fonctionner sur tous les appareils, que ce soit au bureau, en déplacement ou dans différents pays. 

« Quand nous avons adopté Egencia, notre slogan était « Travel goes digital », ce qui veut dire « le voyage passe au numérique », et il figurait sur les affiches dans chacun de nos 14 bureaux, de Stockholm à Londres en passant par Shanghai », continue-t-elle. « Les outils de voyages d'affaires numériques étaient d'une très grande nécessité pour nous. Nous en parlions depuis très longtemps mais ne disposions pas des outils. » 

En partant d'un système de réservations en ligne qui n'était pas fiable et qui dégageait un maigre taux d'adoption de 11 %, il était difficile de prédire comment l'équipe accueillerait la technologie d'Egencia. 

Mais Kisieliute affirme que « il y avait une réelle soif pour la réservation en ligne » et dès le premier mois, WPMS a dépassé son objectif de 80 % d'adoption en ligne.

« Pour les voyageurs, la technologie fonctionne exactement comme vous vous y attendez et vous pouvez vous fier aux informations. Dans le passé, nous dépendions des agents par téléphone, alors que maintenant, nous pouvons facilement réserver et gérer les voyages, sans avoir besoin de passer d'appel. »

Une des solutions de voyages d'affaires proposées par Egencia qui s'est révélée particulièrement utile à l'équipe est la façon dont la société peut personnaliser son programme voyages.

« Les options de personnalisation permettent encore plus facilement à tout le monde de faire des économies et de respecter la politique. Nous avons des contrats avec certains hôtels et nos recherches sur Egencia sont paramétrées de telle façon à prioriser ces hôtels. À chaque fois que j'ai demandé à l'équipe d'implémentation si nous pouvions faire quelque chose en particulier, les interactions de leur côté étaient vraiment positives, », révèle Kisieliute.

Grâce à la technologie de voyage d'Egencia, les responsables de voyages d'affaires peuvent également contrôler la politique voyages de manière centralisée et la changer à tout moment. « Nous nous servons d'une approche mixte pour ce qui est de la politique voyages. Les voyageurs peuvent prendre des décisions et effectuer des modifications à chaque fois qu'ils en ont besoin. Quand des changements sont apportés, que ce soit pour des questions de sécurité ou autre, je peux faire les mises à jour immédiatement. », ajoute-t-elle.

Accroître la visibilité dans des circonstances inédites pour les voyages d'affaires

Un des ajustements récents apportés à la politique voyages de l'entreprise est le fruit d'une discussion avec l'Account Manager de WPMS, Natasha Ulrich, qui a partagé des données sur le voyage particulièrement instructives à l'ère de la COVID-19. 

« Nous avions déjà repris les voyages dans une certaine mesure, car il s'agit d'un aspect essentiel de notre activité. Les responsables ont le contrôle complet de quand et où ils voyagent, mais en ce qui concerne la gestion du risque, nous avons besoin de visibilité. Entre autres choses, Natascha nous a suggéré d'ajouter un champ de « motif du voyage » dans le cadre de la procédure de réservation, ce qui s'est révélé très utile. », explique Kisieliute.

Avec quasiment la totalité de l'équipe effectuant des réservations de voyages en ligne, cela s'est traduit par un plus grand nombre de données sur leur programme voyages d'affaires à une période où disposer d'une vue complète sur les voyages de l'entreprise est essentiel pour assurer le bien-être des voyageurs. « [Au tout début de la crise de la COVID-19] nous pouvions utiliser le Localisateur de voyageurs pour voir qui se trouvait dans les pays considérés comme les plus dangereux », poursuit-elle. « Les capacités de reporting servent également énormément aussi bien dans mon rôle que pour maintenir les divers responsables au courant des endroits où se trouvent leurs voyageurs. »

« Nous disposons désormais de la technologie de voyages professionnels qui convient à notre entreprise dynamique et en constant mouvement. Toute société aux voyages d'affaires réguliers a besoin de rapidité, de flexibilité et de la possibilité de personnalisation — c'est ce dont nous bénéficions maintenant. Et la preuve que cela fonctionne pour notre équipe se voit à la fois dans le taux d'adoption élevé et dans les commentaires que j'entends de l'équipe — le stress lié aux changements de voyage de dernière minute n'est désormais plus un problème. » Et elle a l'intime conviction que cela ne fera que s'améliorer : « Natascha et moi-même sommes toujours en étroite collaboration et ensemble nous cherchons à voir comment faire évoluer notre programme voyages au fur et à mesure de l'évolution de notre entreprise. »

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