Comment Coca-Cola Consolidated a modernisé son programme voyages

Posted: 16 December 2020
Modernising Travel Programs

Plus gros embouteilleur de Coca-Cola aux États-Unis, Coca-Cola Consolidated produit, commercialise et distribue des boissons de la marque Coca-Cola et d’autres marques dans 14 États ainsi que dans la ville de Washington. L’entreprise possède 92 succursales aux États-Unis et quatre bureaux administratifs près de Charlotte, en Caroline du Nord.

Une nouvelle agence de voyages d’affaires, plus apte à répondre aux besoins contemporains

Parmi les 17 000 employés de Coca-Cola Consolidated, 2 500 voyagent fréquemment pour affaires aux États-Unis. Après avoir travaillé pendant 11 ans avec une agence de voyages d’affaires traditionnelle, l’équipe achats s’est tournée vers Egencia pour renforcer l’engagement et générer des économies sur les voyages selon une approche plus moderne.

« Notre équipe avait perdu confiance en notre agence de voyages d’affaires », explique Mike Kirby, Senior Procurement Manager. « Plusieurs personnes haut placées dans l’entreprise ont demandé un appel d’offres pour trouver une autre agence de voyages après avoir constaté que de nombreux voyageurs d’affaires parvenaient à trouver de meilleures offres de leur côté et évitaient d’utiliser le système en place. Notre programme voyages subissait beaucoup de pertes et n’inspirait plus confiance. »

L’équipe souhaitait non seulement renforcer l’adhésion au programme voyages, avec des solutions de recherche de voyages d’affaires plus robustes et fiables, mais aussi pouvoir analyser les habitudes de voyage en vue de réaliser des économies et de mieux gérer les risques.

« Nous voulions pouvoir produire des rapports détaillés », indique Mike Kirby. C’est pourquoi ils se sont mis en quête d’une nouvelle agence de voyages d’affaires. « Et le processus que nous avons mis en place avec Egencia nous a démontré à quel point les capacités de reporting étaient essentielles pour développer un programme voyages flexible. Nous voulions aussi pouvoir administrer nos propres systèmes et disposer d’une interface simple et intuitive capable de maintenir la transversalité de l’ensemble de nos systèmes. Et c’est ce que nous avons pu faire avec Egencia. »

La solution Gestion du changement d’Egencia, pour tenir un calendrier serré

Le plus gros défi pour répondre aux objectifs de Coca-Cola Consolidated, soit une expérience intuitive pour l’utilisateur final, un reporting détaillé et le transfert des informations détenues par l’ancienne agence, était l’échéance de seulement 12 semaines.

Compte tenu du calendrier serré et de la quantité d’informations existantes, Egencia a suggéré à Coca-Cola Consolidated d’utiliser les services de son équipe Gestion du changement pour que celle-ci les aide à tirer le meilleur parti de leur nouveau programme de gestion de voyages. Au-delà du processus d’implémentation habituel, l’équipe Gestion du changement d’Egencia propose des services plus personnalisés, comme l’organisation sur site d’ateliers consacrés au changement, le fait de travailler avec des primo-adoptants et une gestion de projet formelle.

Nickole Hansen, Change and Project Manager chez Egencia, a travaillé avec Coca-Cola Consolidated pour s’assurer que leurs objectifs étaient atteints pendant l’implémentation et pour leur montrer comment mieux adapter la politique voyages à leurs besoins actuels. Ceci était en effet indispensable pour que le changement de technologie de voyage soit réellement bénéfique, et a permis d’aligner l’ensemble du programme avec les besoins actuels et futurs.

« Nous avions un calendrier audacieux et, en définitive, un projet complexe. Nous avons non seulement effectué la transition de nos services de gestion de voyages, mais Nickole nous a aussi aidés à mettre en place une nouvelle politique voyages. Cela faisait beaucoup de changements d’un coup... », relate Mike Kirby. « Elle a organisé des réunions toutes les deux semaines pour nous permettre de suivre l’implémentation du projet : nous savions ce qui devait être fait et quand cela devait être fait, et nous sommes ainsi parvenus à tenir les délais. »

L’équipe Gestion du changement les a accompagnés pour veiller à ce que le projet continue d’avancer, et, fait tout aussi important, a aidé Coca-Cola Consolidated a tenir informés les principaux intéressés.

« L’équipe en charge du projet a aussi fait en sorte que nous puissions facilement collecter les données que nous avions besoin de réutiliser. Elle nous a fourni des e-mails à envoyer à notre ancienne agence pour garantir que les données seraient transmises en bonne et due forme, ce qui a contribué à accélérer le processus », rapporte Mike Kirby. « Elle nous a également fourni des modèles d’e-mails pour communiquer sur le changement, donner de la visibilité sur ce qui allait se passer, quand aurait lieu la formation, la façon dont elle serait menée, et plus encore. »

Des bénéfices visibles dès le départ

« Au départ, nous nous demandions dans quelle mesure cela permettrait réellement d’alléger le volume de travail de chacun. Le fait de quitter une agence avec laquelle nous avions travaillé pendant des années était une décision importante. Mais lorsque nous avons compris que l’administration du programme voyages ne nécessiterait plus qu’une personne au lieu de 14, nous avons rapidement adhéré à l’idée », confie Mike Kirby.

En tant qu’administrateur de voyage chez Coca-Cola Consolidated, Andrew Trismen a reçu des commentaires positifs d’un groupe de primo-adoptants avant que le programme ne soit déployé à grande échelle.

« De nombreux voyageurs parmi nos cadres dirigeants ont rapporté qu’Egencia était facile à utiliser : la formation est accessible et l’outil fait ce qu’ils attendent de lui », indique-t-il.

« L’équipe d’Egencia nous a expliqué les paramètres de la politique avant le déploiement », poursuit Andrew Trismen. « Avec le temps, nous allons développer notre expertise, mais au départ il y a vraiment beaucoup de possibilités. L’équipe Gestion du changement nous a aidés à comprendre comment intégrer notre politique à notre programme voyages. »

« Si vous avez déjà une bonne politique voyages, Egencia peut faire en sorte de l’appliquer à votre programme voyages d’affaires », ajoute-t-il. « Et avec des capacités de reporting performantes, nous pouvons voir l’impact de cette politique. »

L’équipe d’Egencia qui a travaillé avec Coca-Cola Consolidated a vraiment compris leurs besoins et avait acquis une certaine expérience en travaillant auprès d’entreprises avec une culture voyage similaire et dont le processus d’implémentation présentait lui aussi des défis potentiels, tels qu’un calendrier serré. Mike Kirby et Andrew Trismen recommandent aux autres entreprises de travailler avec Egencia pour déterminer si la solution Gestion du changement constitue pour eux la solution idéale.

«Utilisez les modèles, personnalisez les détails, communiquez en amont et régulièrement, et l’équipe Gestion du changement vous aidera à optimiser votre programme voyages d’affaires, même avec un calendrier serré », conclut Mike Kirby.

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