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Découvrez nos conseils pour votre prochain voyage d’affaires

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Date de publication: 02 November 2022

Female Business Traveler With Luggage Walking Outside

Quel type de voyageur d’affaires êtes-vous ?

Quel que soit l’objectif de votre voyage d’affaires, il s’agit d’un investissement de votre temps. Mais c’est aussi l’occasion de profiter d’une rupture avec le quotidien ! En sachant quel type de voyageur d’affaires vous êtes, vous pourrez mieux vous préparer pour des voyages professionnels sans accroc.

Découvrez nos trucs et astuces pour les quatre types de voyageurs d’affaires que nous avons identifiés.

Le voyageur accompli

Si vous êtes un grand voyageur, félicitations ! Vous êtes probablement l’un des employés les plus appréciés de votre entreprise. Avant la pandémie, le grand voyageur type était en déplacement 84 nuits par an, réparties sur 26 voyages, dont 10 à l’international.^[i] Aujourd’hui, nous considérons qu’un grand voyageur a participé à au moins 8 voyages d’affaires au cours des 12 derniers mois.^[ii]

Les grands voyageurs connaissent déjà toutes les astuces du milieu pour voyager en toute quiétude, mais de nouveaux défis apparaissent tous les jours ! Et les stratégies qui fonctionnaient avant l’arrivée de la COVID-19 ne s’appliquent plus aujourd’hui.

Quelques conseils pour le grand voyageur qui reprend la route :

Planifiez encore mieux vos voyages et réservez aussi à l’avance que possible pour bénéficier des meilleurs prix et disponibilités. Les perturbations de voyage étant de plus en plus nombreuses, réserver un vol de bonne heure est une bonne idée pour disposer d’autres options en cas d’annulation.
Prévoyez un livre ou téléchargez le travail sur lequel vous souhaitez avancer, car le Wi-Fi en vol peut être assez instable d’une compagnie aérienne à l’autre.
Dans la mesure du possible, privilégiez le bagage à main. Les pertes de bagages enregistrés ont augmenté de 30 % cet été, par rapport à l’avant-pandémie.^[iii]
Prévoyez un peu de temps pour vous détendre. Faites une pause loin des foules à l’abri de votre chambre d’hôtel. Et pensez à visiter la ville !

Le voyageur fan d’avantages

Si vous préférez travailler pour une entreprise qui vous permettra de voyager régulièrement vers des destinations exotiques, vous correspondez au voyageur fan d’avantages. En effet, vous savez que la satisfaction des employés ne provient pas uniquement du salaire. Ce qui vous intéresse, c’est de voyager dans des endroits inconnus (avec style, bien entendu), et vous aimez découvrir le monde qui vous entoure.

De nombreux employés des générations Y (25 à 44 ans) et Z (18 à 24 ans) font partie de cette catégorie de voyageurs d’affaires branchés. En fait, près de 65 % des employés de la génération Y et 59 % de la génération Z privilégient les entreprises qui leur permettent de voyager fréquemment avec des options flexibles.^[iv]

De plus en plus d’entreprises constatent une évolution du comportement des voyageurs d’affaires, qui ont tendance à privilégier les déplacements plus longs et à rester sur place pour leurs vacances personnelles.

Voici quelques conseils pour encore améliorer vos voyages d’affaires :

Vos vacances personnelles doivent avoir lieu APRÈS votre voyage d’affaires ! Même si vos photos sous le soleil des Caraïbes font un tabac sur les réseaux sociaux, ce n’est pas une raison pour être en retard pour vos réunions professionnelles ! Planifiez donc vos vacances une fois le travail effectué, pour avoir l’esprit libre et détendu.
Attention aux notes de frais. Ne vous laissez pas avoir par la fraude et autres erreurs ! Familiarisez-vous avec le logiciel de gestion des frais de voyage de votre entreprise et les politiques applicables.
Enregistrez-vous pour votre pré-contrôle TSA ou le programme Global Entry afin de profiter du contrôle de sécurité prioritaire lors de vos vols nationaux aux États-Unis. Et qui dit moins de temps passé dans les files de sécurité, dit plus de temps au salon de l’aéroport ! Attention cependant, le pré-contrôle TSA est uniquement disponible pour les citoyens américains.
Profitez des salons d’aéroport. Rien de plus chic que de profiter d’un verre de vin dans un salon d’aéroport exclusif. Vérifiez les avantages offerts par votre carte affaires ou envisagez d’acheter un Priority Pass.

Le voyageur économe

Si vous suivez vos dépenses de près et que vous abordez le budget de l’entreprise comme le vôtre, vous faites partie des voyageurs économes. Alors que d’autres employés dépensent la totalité de leur allocation journalière, vous avez des habitudes d’achat plus prudentes.

Vous êtes fidèle à votre compagnie aérienne préférée, ce qui vous permet de bénéficier de surclassements gratuits, de l’enregistrement prioritaire et de l’accès aux salons. Vous avez un don pour trouver le meilleur rapport qualité/prix à chaque étape de votre voyage d’affaires et vous êtes probablement inscrit à au moins un programme de fidélité. Ce sont des compétences et un état d’esprit utiles, car de nombreuses entreprises s’efforcent de minimiser les coûts liés aux déplacements.

Voici quelques astuces à garder à l’esprit pour vos voyages d’affaires :

Réservez des vols directs. Choisir le vol le moins cher avec escale peut être tentant, mais c’est un risque supplémentaire de retard ou d’annulation. Et qui dit durée de voyage plus longue, dit productivité moindre. N’oubliez pas que votre temps est votre ressource la plus précieuse ! Sans oublier qu’en moyenne, les itinéraires sans escale permettent de réduire les émissions de carbone d’environ 100 kg par personne, par rapport à un itinéraire avec escale.
À l’aéroport, portez une tenue confortable, mais professionnelle. La raison est simple : les compagnies aériennes n’accordent généralement pas de surclassement gratuit en classe Affaires ou en 1re classe aux personnes en pyjama ou en jogging…
Organisez des réunions autour d’un petit-déjeuner ou d’un déjeuner. Montrez à vos clients et partenaires que vous les appréciez en renforçant vos relations autour d’un bon repas. Pour économiser, évitez les dîners, qui sont généralement plus chers.

Le voyageur occasionnel

Si vous partez en voyage d’affaires moins de cinq fois par an, pour une conférence annuelle ou à une retraite d’entreprise par exemple, vous êtes un voyageur occasionnel. N’oubliez pas que chaque voyage d’affaires est différent.

Vous êtes peut-être un voyageur d’affaires moins expérimenté, mais avec quelques conseils de planification et d’organisation, personne ne devinera que vous êtes novice !

Comprendre votre budget voyage et les outils de gestion des notes de frais. Effectuez le suivi de vos transactions au fur et à mesure pour gagner du temps sur les tâches administratives liées à la gestion de vos dépenses. Assurez-vous également de respecter la politique voyages de votre entreprise pour vous éviter des ennuis avec le service comptabilité.
Choisissez votre siège lors de la réservation de votre billet. Sinon, vous risquez de vous voir attribuer le siège du milieu.
Pensez à vous hydrater et à manger sainement. Un voyage peut perturber votre routine et votre corps, surtout en cas de vol long-courrier. L’Aerospace Medical Association recommande notamment de boire 25 cl d’eau pour chaque heure passée dans les airs^[v]. Alors, buvez plus d’eau que d’habitude et pensez à manger une salade de temps en temps.
N’essayez pas de lutter contre le décalage horaire en enchaînant les cafés. Mauvaise nouvelle : la caféine est déshydratante et exacerbe les effets du décalage horaire ! Si vous voyagez dans un autre fuseau horaire, reposez-vous et prenez soin de vous avant de prendre la route. Faites du sport, hydratez-vous et essayez de prendre le soleil. Les études montrent que le sport en extérieur peut vous aider à vous adapter à un nouveau fuseau horaire.
N’oubliez pas votre brosse à dents ! Parmi les articles que les voyageurs d’affaires oublient le plus souvent d’emporter, on trouve : lunettes de lecture, chargeur de téléphone, articles de toilette, écouteurs et adaptateurs secteur. Voyagez léger, mais pensez tout de même à emporter ces essentiels dans votre bagage à main.

Pour obtenir d’autres conseils sur la façon de préserver votre bien-être durant votre prochain voyage d’affaires, lisez notre article « 4 conseils pour concilier bien-être et voyages d’affaires ».

Remarque pour les entreprises : près des trois quarts (74 %) des voyageurs d’affaires ont davantage tendance à utiliser des outils numériques, comme des applis et des agents virtuels, pour remédier aux perturbations de voyage, qu’avant la pandémie.^[vi] Si vous cherchez à mieux servir vos voyageurs d’affaires, à renforcer la conformité à votre politique voyages et à économiser sur tous les aspects des voyages, Egencia est l’outil de réservation qu’il vous faut.