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Qu’est-ce qu’une agence de voyages d’affaires ?

8 min
Posted: 02 June 2022
Woman smiling while talking on headset

Planifier, réserver et s’assurer du bon déroulement des voyages d’affaires peut générer une grande quantité de tâches administratives. La plupart des entreprises en font assez vite l’expérience. Ces tâches incombent souvent aux employés eux-mêmes, ce qui suscite un certain nombre de problématiques, comme le fait de pouvoir s’assurer que les réservations sont effectuées correctement ou de pouvoir contrôler la rentabilité des déplacements.

Avec une plateforme de réservation de voyages centralisée, conjuguée au savoir-faire d’une agence de voyages d’affaires, vous serez paré à relever ces défis à bras-le-corps et votre programme voyages d’affaires n’en sera que plus performant. Dans cet article, nous évoquerons :

  • les défis que constitue une gestion décentralisée des voyages d’affaires ;
  • la prise de contrôle des services de voyages d’affaires ;
  • le rôle des agences de voyages d’affaires ;
  • la possibilité de combiner agence de voyages d’affaires et gestion de voyages.

Les défis d’un programme voyages décentralisé

Gérer les voyages de manière décentralisée pose certains problèmes, parmi lesquels :

Contrôler les dépenses de voyage et d’hébergement effectuées par les employés - Vous avez peut-être déjà défini une politique voyages d’affaires, mais êtes-vous sûr que vos employés s’y conforment lorsqu’ils réservent un billet d’avion, de train, un séjour à l’hôtel, ou lorsqu’ils génèrent des frais ? Sans un minimum d’encadrement et de contrôle, vous pouvez rencontrer des difficultés à faire respecter la politique voyages de votre entreprise. De surcroît, les employés se retrouvent souvent à devoir financer eux-mêmes leur billet d’avion, leur chambre d’hôtel et autres. Ils doivent alors remplir autant de rapports de notes de frais, qui viennent s’ajouter aux tâches administratives et à la charge de travail globale.

Garantir la rentabilité des voyages - Une entreprise qui gère ses voyages de manière décentralisée ne tire pas profit de ses besoins en voyages d’affaires. En réservant eux-mêmes leur voyage et en remplissant des rapports de notes de frais, les employés paient plein tarif et manquent une occasion de réaliser des économies. Or, ces coûts additionnels peuvent vite devenir un gouffre.

Administrer les voyages d’affaires - Saisir des données dans des feuilles de calcul pour gérer les dépenses réelles de voyage exige beaucoup de temps. Du temps qui aurait pu être consacré à d’autres tâches plus essentielles. Par ailleurs, plusieurs services se retrouvent généralement impliqués dans le processus de réservation de voyages, à savoir l’équipe et le responsable, le service des ressources humaines pour approuver les voyages, mais aussi le service comptable pour la gestion et le suivi des frais de déplacement.

Partant de ce constat, de nombreuses entreprises confient la réservation de leurs voyages à une agence de voyages d’affaires. Alors comment une agence de voyages d’affaires peut-elle aider une entreprise à gérer ses voyages ?

Prendre la main sur les services de voyages d’affaires

Une entreprise qui souhaite prendre le contrôle de ses voyages d’affaires devra avant tout centraliser la gestion des voyages. Cela incombera vraisemblablement à l’équipe des ressources humaines ou au service comptable. L’entreprise devra engager un Travel  Manager dédié si les demandes de voyage représentent un volume suffisamment important.

Même avec un Travel Manager dédié pour monter un programme voyages d’affaires, elle risque d’avoir du mal à suivre les déplacements de chaque employé en l’absence d’outils adaptés. Bien souvent, les entreprises feront appel à une agence de voyages d’affaires traditionnelle pour qu’elle les aide à organiser leurs voyages d’affaires.

Lorsqu’une entreprise requiert des services spécialisés qui sortent de ses compétences, elle doit envisager de sous-traiter ces services à un prestataire externe. Pour les voyages d’affaires, elle pourra se tourner vers une agence de voyages d’affaires afin que celle-ci l’aide à faire respecter sa politique interne et réponde à ses besoins de voyages.

Les professionnels du voyage proposent aux entreprises des services spécialisés destinés à simplifier la procédure interne de gestion des voyages.

Que fait une agence de voyages d’affaires ?

Une agence de voyages d’affaires met les entreprises en relation avec des fournisseurs et des ressources de l’industrie du voyage. Elle emploie des consultants en voyages d’affaires qui sont experts dans leur domaine et sont formés pour organiser des voyages d’affaires au nom de leurs clients.

Voici quelques-uns des avantages dont vous pourriez profiter en passant par une agence de voyages d’affaires :

Réduction des dépenses de voyage - Passer par une agence de voyages d’affaires vous permettra de bénéficier de meilleurs tarifs pour vos voyages d’affaires. Au fil du temps, ces économies pourront avoir un réel impact sur vos dépenses de voyage et le recours à une entreprise spécialisée sera rapidement rentabilisé. Chaque agence de voyages d’affaires a accès à un réseau de fournisseurs de voyages auxquels elle peut faire appel. Vous pourrez ainsi faire des économies sur vos voyages d’affaires, puisque vous payeriez des tarifs plus élevés si vous réserviez en direct, et vos employés pourront réserver leurs voyages d’affaires de manière efficace et au meilleur tarif. Vous voudrez aussi éviter de payer plus cher les voyages organisés à la dernière minute.

Itinéraires de voyages professionnels - Autre avantage de passer par une agence de voyages d’affaires : les itinéraires de voyages professionnels. Imaginez que vous ayez besoin de visas pour voyager à l’étranger. Une agence de voyages d’affaires fournira les documents indispensables et se chargera des tâches administratives et des détails techniques. Ou encore, dans le cas où vous devriez organiser un voyage complexe avec des vols en correspondance, un consultant en voyages d’affaires possèdera l’expérience nécessaire pour réserver ce voyage de la manière la plus efficace qui soit.

Recommandations et conseils sur vos voyages d’affaires - Vous ne savez pas forcément à quoi ressemble un hôtel avant d’y avoir mis les pieds vous-même. Les avis que l’on trouve en ligne ne sont pas toujours justes et chaque individu a ses préférences personnelles. Réserver un hébergement peut donc être source de stress. Une agence de voyages d’affaires sait quels hôtels recommander et lesquels éviter. Elle possède une certaine expertise qu’elle a acquise au fil des réservations et en discutant directement avec les voyageurs et avec ses clients de leur séjour et de leur expérience globale. Si une chambre d’hôtel n’était pas à la hauteur, vous pouvez être sûr que le client en informera son agence de voyages d’affaires.

Combiner agence de voyages d’affaires et gestion de voyages

Les agences de voyages d’affaires ont de moins en moins la cote car les entreprises veulent avoir davantage la main sur la gestion de leur voyages et gagnent à centraliser leur procédure de réservation de voyages en interne. Cela leur permet par exemple d’intégrer les dépenses de voyage dans les principaux systèmes comptables, d’assurer la gestion des risques voyageurs, mais aussi d’automatiser et de simplifier d’autres processus liés aux voyages qui ne sont pas du ressort des agences de voyages d’affaires traditionnelles.

Une agence de voyages d’affaires moderne, comme Egencia, offre le meilleur des deux mondes. Avec Egencia, vous bénéficiez d’une technologie dernier cri, de processus automatisés et d’une intégration sophistiquée de vos frais de déplacements professionnels, tout en ayant la possibilité de parler avec un consultant en voyages d’affaires si vous avez besoin d’aide supplémentaire.

Réservez vos voyages d’affaires en un clin d’œil - Vos employés peuvent réserver leurs voyages en un clin d’œil (billets d’avion, hébergements et voitures de location), tout en respectant la politique voyages d’affaires de l’entreprise. De plus, vous profitez des meilleurs tarifs grâce aux plateformes de gestion des réservations (GDS) utilisées par les agences de voyages d’affaires comme Egencia, et faites ainsi économiser de l’argent à votre entreprise.

Évitez les erreurs - Les données de passeport et autres informations pertinentes sont enregistrées dans le système. Réserver un vol est donc un jeu d’enfant. L’outil de réservation en ligne vous informe si vous avez besoin d’un visa, et vous avez la possibilité d’en faire la demande auprès d’un prestataire agréé directement depuis la plateforme.

Modifiez vos itinéraires de voyage - Les voyages d’affaires exigent souvent une certaine flexibilité. Les réunions peuvent être décalées et les besoins être amenés à évoluer. Il vous faut donc un système capable de parer aux imprévus. Avec Egencia, vous pouvez modifier vos réservations vous-même, sans avoir à contacter votre agence de voyages d’affaires.

Protégez vos employés et assurez leur sécurité en voyage - La gestion des risques voyageurs est assurée via un système d’alerte capable d’interdire la réservation de certains voyages. Un autre système permet par ailleurs d’alerter les équipes dirigeantes et d’envoyer des messages de sécurité aux voyageurs d’affaires en déplacement. Ces fonctionnalités dépassent normalement le champ d’action des agences de voyages d’affaires traditionnelles.

Stratégies de réservation de voyages flexibles - Vous pouvez ajuster les options de réservation selon le type de voyageur. Le système est conçu pour gérer cette fonctionnalité. Ainsi, vous aurez l’avantage de pouvoir planifier les voyages de manière exhaustive et flexible au sein de votre entreprise.

Suivez vos dépenses de voyage - Les voyageurs d’affaires peuvent utiliser une application mobile pour saisir leurs notes de frais de façon simple et rapide pendant leurs déplacements. Ainsi ils sont sûrs que toutes leurs dépenses ont bien été comptabilisées. Inutile de compiler les frais dans des feuilles de calcul, et pas de risque de perdre un reçu important lorsqu’ils ne sont pas au bureau. Voilà un autre avantage des logiciels de gestion par rapport aux agences de voyages d’affaires. Le fait de pouvoir combiner et connecter les systèmes internes entre eux peut contribuer à réduire les tâches administratives entre plusieurs équipes de la même entreprise.

Gérer vos voyages d’affaires n’a jamais été aussi facile. En combinant tous les atouts d’une agence de voyages d’affaires traditionnelle à ceux d’une agence de voyages moderne, vous jouissez d’une solution complète pour vos voyages. Votre entreprise pourra profiter de conseils à la carte pour ses voyages, mais aussi de processus automatisés, pour plus d’efficacité, et réalisera des économies sur ses voyages d’affaires.

Contactez Egencia aujourd’hui et découvrez comment mettre en place une solution de voyages d’affaires performante au sein de votre entreprise.

Découvrez tous les avantages liés à l’utilisation d’une plateforme de réservation de voyages d’affaires en téléchargeant notre boîte à outils ici.

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