5 moyens de se démarquer de la concurrence dans le bâtiment en numérisant les voyages
Avec la pandémie, l’industrie du bâtiment a été confrontée à des défis sans précédent, une grande partie des missions devant être exécutées sur site ou en personne. Et bien que ce secteur soit l’un de ceux qui auraient le plus d’avantages à retirer de la numérisation des voyages, il est l’un des plus lents à adopter ce changement.
Afin d’aider les entreprises intéressées par un passage à une solution de voyage numérique, Egencia a échangé avec des experts du secteur dans le but d’élaborer un manuel sur les voyages dans le bâtiment. Téléchargez le manuel pour savoir ce qu’en pensent ceux qui ont franchi le pas et découvrir comment l’appliquer dans votre entreprise.
Voici cinq points clés issus du manuel. Ils vous donneront une idée de ce que vous réserve le passage à une solution de voyage numérique :
1. Meilleure maîtrise des coûts
Les projets de construction sont par nature imprévisibles, les besoins en voyage se doivent donc d’être flexibles et adaptables. Toutefois, les longs séjours, les courtes fenêtres de réservation et les modifications de dernière minute peuvent s’additionner. Les chiffres montrent que les voyageurs du secteur du bâtiment basés aux États-Unis dépensent 20 % en plus par voyage que tout autre voyageur d’affaires. Ce phénomène peut également être à l’origine d’une grande quantité de billets et de crédits de voyage inutilisés.
« Nous avons vu des entreprises du bâtiment en difficulté face à un nombre élevé de crédits de billets non utilisés avec certaines compagnies aériennes », explique Chris LeFevre, Corporate Account Manager chez Egencia. « C’est une tâche vraiment difficile, à moins de disposer d’une solution numérique complète. »
Depuis janvier 2020, les clients d’Egencia ont utilisé plus de 100 000 crédits de compagnies aériennes pour une valeur de 50 millions USD à partir de la plateforme Egencia pour l’Amérique du Nord. Une technologie intelligente permet d’accentuer la réduction des coûts. Par exemple, Egencia Savings Finder continue de rechercher des prix plus bas après la réservation, permettant ainsi aux voyageurs d’économiser en moyenne 7 % sur leur vol et 14 % sur leur hôtel.
Point à retenir : avec la bonne solution de voyage numérique, les économies s’additionnent, plutôt que les coûts.
2. Transparence des dépenses
Les variables sont tellement nombreuses dans les projets de construction que le suivi des dépenses globales ainsi que des dépenses par sous-traitant et par client est un véritable parcours du combattant. Mais lorsque les voyageurs utilisent un processus manuel ou leurs cartes de paiement personnelles pour réserver, l’obtention de ces informations peut s’avérer ardue, voire impossible.
La directrice de la comptabilité d’un important sous-traitant dans le domaine de l’isolation affirme qu’il lui a fallu de deux à trois mois pour déterminer les dépenses d’un voyage donné, avant qu’elle ne décide d’opter pour une solution de voyage numérique.
Une responsable administrative d’une entreprise de réaménagement et de rénovation de maison a ressenti une frustration similaire lorsqu’elle a découvert que des collaborateurs réservaient des hôtels et des voitures haut de gamme, car aucune procédure ne permettait d’empêcher ces agissements ou de les identifier.
« Lorsque j’ai réalisé que nous n’assurions aucun suivi, cela a été un choc », avoue-t-elle. « Nous n’étions pas conscients du niveau de nos dépenses en voyages. » Mais cela a changé le jour où l’entreprise a choisi Egencia. « Le fait de travailler avec une agence de voyages d’affaires numérique nous a permis de bénéficier d’une plateforme unique pour la réservation et le suivi des dépenses globales. »
Grâce à des rapports et des tableaux de bord basés sur des données de réservation consolidées, les responsables peuvent générer en quelques clics des rapports de coûts par site, par collaborateur, par numéro de mission, par durée de voyage ou encore par hôtel.
Point à retenir : des données consolidées ainsi que des rapports et tableaux de bord intuitifs facilitent l’élaboration des budgets.
3. Amélioration de la flexibilité
Dans le bâtiment plus que dans tout autre secteur, le changement est une constante. La réservation manuelle traditionnelle rend extrêmement fastidieuses les modifications d’itinéraires que peuvent effectuer à tout moment les collaborateurs sur le terrain. Et sans solution numérique unifiée, la « responsabilisation des collaborateurs » pour qu’ils se chargent de leurs déplacements revient à leur donner carte blanche pour dépenser ce qu’ils estiment nécessaire.
En revanche, une solution numérique donne la main aux organisateurs exécutifs de voyages autant qu’aux chefs de projet et aux voyageurs. La responsable administrative a pris conscience de la nécessité d’une solution au fil du développement de l’entreprise de réaménagement et de rénovation de maison. « Je savais que je n’allais pas pouvoir réserver les voyages de chaque collaborateur, tout comme je savais que je n’avais pas le temps de les former un à un. »
Avec une solution numérique, la responsable administrative peut réserver en quelques clics des voyages pour des groupes entiers ou pour différentes catégories de voyageurs. Elle a également la possibilité de définir des instructions intégrées au processus de réservation afin que des signaux d’alerte visuels préviennent les voyageurs et les Travel Managers en cas de non-conformité avant même que la réservation ne soit effectuée.
Il est également important que les voyageurs se sentent en confiance à chaque étape de la gestion de leur voyage. À titre d’exemple, les clients d’Egencia ont un taux moyen d’adoption en ligne de 87 %, en grande partie en raison d’une expérience client constante sur tous les appareils.
Les voyageurs peuvent effectuer et modifier des réservations de vol, d’hôtel, de voiture et de train, contacter leur hôtel, être alertés en cas de modification ou d’annulation d’un vol, rechercher les meilleures options de transport au sol et recevoir une aide individualisée 24 h/24 et 7 j/7, le tout en appuyant sur un bouton sur leur smartphone ou tout autre appareil.
Point à retenir : il est possible de responsabiliser les voyageurs tout en augmentant significativement le respect de la politique voyages de manière à faciliter les actions de chacun.
4. Possibilité de suivre les voyageurs
La gestion du risque (soit la capacité à identifier à tout moment où se trouvent les voyageurs) est devenue une priorité absolue avec l’apparition de la pandémie, et il y a fort à parier que cela perdure. Dans le bâtiment, un secteur où de nombreux collaborateurs sont sur le terrain, la gestion du risque peut être particulièrement délicate.
Une solution de voyage numérique règle ce problème grâce à des données de réservation centralisées et à une technologie comme le localisateur de voyageurs d’Egencia. Chris LeFevre explique : « Il est possible d’obtenir rapidement un aperçu précis de la situation de vos voyageurs et de les contacter en cas d’annulations de masse, de catastrophes naturelles ou de modifications des mesures relatives à la Covid-19 dans un endroit donné. »
Avant de passer à Egencia, la directrice de la comptabilité d’un important sous-traitant dans le domaine de l’isolation devait appeler chaque site pour espérer localiser un voyageur. Désormais, avec le localisateur de voyageurs, « je peux ouvrir une carte qui m’indique combien de mes collaborateurs se trouvent dans chaque région, puis affiner afin de savoir qui est où », explique-t-elle. « Je n’arrête pas de répéter à tout le monde à quel point il est incroyable de pouvoir suivre ses voyageurs. »
Point à retenir : une solution de voyage numérique adaptée permet de suivre facilement vos voyageurs.
5. Une efficacité accrue
Il n’est pas surprenant qu’une solution de voyage numérique puisse améliorer l’efficacité. Toutefois, l’ampleur de ses effets peut être frappante. Une étude de Forrester a montré que 13,6 heures en moyenne étaient nécessaires à la réservation manuelle d’un voyage (et au traitement des dépenses associées), des voyageurs aux comptables en passant par les contrôleurs et les approbateurs.
À l’inverse, les clients d’Egencia ont en moyenne besoin de quatre minutes pour réserver un hôtel et de cinq minutes pour un voyage en avion, en train et en voiture. Le gain de temps est donc considérable, même pour des itinéraires complexes.
Chris LeFevre explique : « Les sous-traitants veulent rester compétitifs. Pour cela, ils peuvent notamment améliorer leurs processus internes et les rendre plus efficaces. » Lorsque les collaborateurs sont libérés du poids de réservations manuelles ou incohérentes, ils peuvent se consacrer à des activités qui génèrent des revenus pour l’entreprise et contribuent à la satisfaction des clients.
Point à retenir : Dans un secteur concurrentiel comme le bâtiment, une solution de voyage numérique adaptée peut jouer un rôle majeur en vue d’améliorer l’efficacité et de prendre l’avantage sur les autres acteurs du marché.
Prochaines étapes
Ce processus a vocation à se traduire par un avantage concurrentiel et un retour sur investissement supérieur. La première étape consiste à changer de paradigme : les voyages ne doivent plus être appréhendés comme un coût, mais comme un investissement stratégique. La seconde vise à adopter une solution de voyage numérique en mesure de répondre aux besoins propres à votre entreprise.
Téléchargez la version complète du manuel, « Numérisation des voyages d’affaires : comment les entreprises du bâtiment en tirent-elles parti ? » pour en savoir plus sur ce que vous devez rechercher si vous envisagez de faire appel à une agence de voyages d’affaires numérique.
