Pour de nombreuses entreprises en France, le commerce est une activité mondiale et une économie internationale s’accompagne du défi de faire des affaires dans d’autres pays du monde.

Les voyages internationaux ne sont pas sans risque. La pandémie de COVID-19 a eu pour effet que, d’un point de vue commercial, l’organisation des voyages et le maintien de la sécurité de votre personnel ont soulevé tout un ensemble de nouveaux défis et difficultés, à la plupart desquels toutes les entreprises n’étaient pas préparées.

Alors que les voyages d’affaires internationaux repartent à la hausse, les employés et les entreprises cherchent des moyens de continuer de voyager à l’international pour les affaires, tout en maintenant la sécurité et en s’assurant que tous les changements et toutes les situations sont gérés efficacement et facilement sans devoir supporter les coûts associés à une nouvelle réservation ou à une annulation au pied levé.

Les risques des voyages d’affaires internationaux

Les voyages d’affaires internationaux, tout comme les voyages de loisir, ne se font pas sans certains risques potentiels. Si la majorité des voyages d’affaires se déroulent sans accroc, il est toujours bon d’être préparé au pire.

Parmi les risques auxquels les voyageurs doivent prendre garde figurent le maintien de la sécurité dans des lieux mal connus, la protection des documents de voyage et la préservation de la santé, un point qui est récemment devenu vital.

D’autres risques qui touchent les voyages d’affaires internationaux concernent les changements de dernière minute apportés au programme d’une personne, tels que les annulations et les problèmes liés aux réservations. Les voyageurs d’affaires modernes ont besoin d’un ensemble d’outils et de politiques dynamiques sur lesquels ils peuvent compter pour avoir l’assurance de pouvoir s’adapter rapidement à tout défi qui se présente à eux.

La bonne nouvelle, c’est qu’une entreprise peut jouer sur de nombreux tableaux pour se protéger des problèmes liés aux voyages internationaux et aider à maintenir la santé et la sécurité de ses employés lorsqu’ils voyagent pour le compte de leur organisation.

L’une des améliorations essentielles qu’une entreprise peut apporter à son programme voyages d’affaires pour atténuer la plupart de ces problèmes potentiels consiste à utiliser une politique voyages efficace.

Comment les voyageurs d’affaires internationaux peuvent se protéger ?

Lors d’un voyage à l’étranger, il est toujours bon de disposer d’une police d’assurance voyage pour couvrir les problèmes éventuels. En tant que voyageur d’affaires, votre police d’assurance voyage personnelle peut vous couvrir pour vos déplacements professionnels. Mais mieux vaut vérifier à deux fois votre police auprès de votre prestataire avant votre départ pour éviter toute erreur coûteuse. L’entreprise pour laquelle vous travaillez peut aussi vous couvrir dans le cadre d’un programme d’assurance de voyages d’affaires. Mais il est encore une fois dans votre intérêt de vérifier auprès de votre employeur ce qui est couvert ou non. Par exemple, il n’est jamais conseillé de voyager sans une police d’assurance santé en cas de maladie ou d’accident.

Il est également utile de vous renseigner sur l’emplacement des ambassades françaises les plus proches. Ainsi, si le pire vient à arriver et que vous perdez des documents importants tel que votre passeport, vous saurez où vous rendre pour résoudre le problème.

Bien que les employés puissent adopter une approche pragmatique à l’égard de la sécurité pendant leurs voyages, les employeurs doivent assurer la gestion du risque de leur personnel. En tant qu’entreprise, cela implique de rechercher des moyens d’assurer la sécurité de vos employés quand ils voyagent pour le compte de votre organisation. Finalement, la meilleure façon d’y parvenir est de mettre en œuvre un programme de gestion des risques des voyageurs complet et de créer des politiques voyages pour assurer leur respect et la sécurité des voyageurs.

L'impact de la pandémie de COVID-19 sur les voyages d’affaires internationaux

Ces dernières années, la pandémie de COVID-19 a entraîné d’énormes problèmes pour les voyages internationaux. Ne fût-ce que sur le sol européen, les grands voyageurs français qui se déplacent dans les pays voisins pour se rendre chez les clients et dans les entreprises ont pu remarquer que, d’un pays à l’autre, les voyages présentaient leurs propres restrictions et défis uniques.

Pour ce qui est des voyageurs d'affaires qui cherchent à se rendre à divers endroits à l'étranger, des restrictions de voyage ont été instaurées pour empêcher les voyages non nécessaires. Alors que la campagne de vaccination contre le coronavirus continue, certaines de ces restrictions de voyage ont été levées et les projets de voyages reprennent.

Quand il s’agit de voyages d’affaires internationaux, il est toujours bon de vérifier le statut du pays dans lequel vous vous rendez afin de vous assurer que vous pouvez voyager dans le respect de toute restriction mise en place. L’outil Egencia^® Travel Advisor permet d’identifier rapidement et facilement les problèmes dans divers lieux à travers le monde. De plus, vous pouvez consulter les avis de voyage pour vos déplacements durant la pandémie de COVID-19, y compris les réglementations associées aux destinations et les directives de santé et de sécurité.

Les avantages des voyages d’affaires internationaux

Bien que le volume des voyages d’affaires ait diminué au cours des dernières années et dans l’optique de limiter les émissions de carbone, de nombreuses entreprises cherchent des moyens de réduire les voyages d’affaires coûteux (et produisant des émissions) quand cela est possible. Toutefois, même si certaines réunions professionnelles peuvent se tenir par vidéoconférence, il peut être difficile, voire impossible, de mener certaines opérations commerciales de manière virtuelle. Souvent, vous devez être sur place !

Il existe un certain nombre d’avantages à organiser des réunions en personne avec des collègues et des clients, notamment :

Être en mesure de lire le langage corporel. Il peut être difficile de relever des indices non verbaux durant une discussion virtuelle. Les êtres humains ont la capacité de saisir des micro-expressions subtiles chez leur interlocuteur et de s’adapter en conséquence. Ceci peut contribuer à votre compétitivité et à conclure des contrats qui auraient été perdus si ces micro-expressions n’avaient pas été relevées, ce qui est compliqué à faire virtuellement !

Établir des relations. De nombreux clients préfèrent les réunions physiques car les affaires se limitent rarement à ce que vous pouvez offrir en tant qu’organisation, mais s’étendent aussi aux relations et à la découverte de personnes et de philosophies d’entreprise qui entrent en synergie. Il est bien plus facile d’y parvenir en personne, quand des conversations et des interactions plus naturelles ont lieu entre les personnes et les équipes.

Améliorer la concentration. Au cours d’une réunion physique, les personnes auxquelles vous parlez ont tendance à vous prêter leur pleine attention. Lors d’une vidéoconférence, il se peut que vous remarquiez que les participants ne sont pas aussi attentifs. Ils peuvent être en train de consulter des réseaux sociaux, répondre à leurs e-mails et ne pas être pleinement à l’écoute. Dans une réunion physique, la probabilité que cela arrive est fortement réduite.

Gérer plus facilement les différents fuseaux horaires. Les activités commerciales internationales peuvent s’étendre à beaucoup de fuseaux horaires différents. Quand vous tentez d’organiser une réunion téléphonique ou une vidéoconférence, il se peut que cela oblige quelqu’un, quelque part, à accepter une invitation en dehors des heures de travail, à un moment potentiellement très mal choisi. Pour les organisations mondiales, cela peut signifier que quelqu’un doive participer à un appel ou à une réunion très tôt le matin ou très tard le soir. La productivité et l’efficacité peuvent être réduites si les personnes sont fatiguées. Ces dernières peuvent par ailleurs avoir hâte de terminer la réunion, qui risque ainsi d’être quelque peu expédiée.

Dans le cas d’une réunion physique, les fuseaux horaires n’ont pas d’importance car tout le monde sera sur le même créneau. Bien sûr, un vol international peut s’accompagner du décalage horaire tant redouté, mais ce problème peut être compensé par le choix d’un horaire de vol approprié et par suffisamment de repos.

Pour le voyageur d’affaires individuel, il y a aussi des avantages à voyager à l’international. Par exemple, cela donne l’occasion d’explorer de nouvelles cultures et de nouveaux lieux, ce qui peut rendre le travail plus intéressant et plus stimulant.

Les voyages internationaux peuvent créer de la variété dans votre travail, en vous permettant souvent de vivre de nouvelles expériences, de découvrir des activités et de faire des rencontres. C’est le genre de choses que de nombreux employés recherchent dans un poste et cela peut les rendre plus heureux. Quand un employé est restreint aux réunions téléphoniques et aux vidéoconférences, souvent depuis son domicile ou un bureau satellite, le quotidien peut devenir ennuyeux. Les voyages internationaux sont un moyen de maintenir l’implication, la satisfaction et, plus important encore, l’efficacité de vos employés.

Grâce aux ordinateurs portables et aux appareils informatiques mobiles, les employés perdent beaucoup moins de temps durant un déplacement ou un voyage par avion. Dans de nombreux cas, ils peuvent continuer à travailler pendant un vol long-courrier.

La gestion des voyages d’affaires internationaux

Certaines entreprises laissent le soin de la réservation des voyages internationaux aux employés. Mais il ne s’agit pas toujours du meilleur emploi de leur temps, ni de la manière la plus économique de voyager.

C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises font appel à une agence de voyages d’affaires telle qu’Egencia pour simplifier et rationaliser le voyage d’affaires. Egencia aide les entreprises à gérer les risques de voyage et à assurer le bien-être des voyageurs, quel que soit l’endroit où ils se rendent. Les solutions de gestion de voyages d’Egencia contribuent aussi à soutenir votre entreprise et à planifier pour l’avenir.

Vous pouvez définir les politiques voyages pour vos employés et garder le contact avec les membres de votre équipe à l’échelle mondiale pour les tenir informés et garantir leur sécurité lors de leurs déplacements grâce à nos services et outils de gestion des risques des voyageurs.

L’avenir des voyages d’affaires internationaux

En termes de voyages d’affaires internationaux, l’avenir réserve des défis intéressants pour les Travel Managers. La pandémie de coronavirus a révélé qu’une approche dynamique était nécessaire en ce qui concerne le voyage d’affaires. Il peut être difficile de maintenir cela quand vous gérez votre propre programme voyages d’affaires. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises s’adressent à Egencia pour les aider à soutenir leur programme voyages d’affaires.

En plus d’avoir besoin de davantage de solutions de voyage d’affaires dynamiques, de nombreuses organisations cherchent des moyens de réduire leur impact carbone sur l’environnement. Des domaines comme le voyage d’affaires, en particulier à l’échelle internationale, sont sous le feu des projecteurs car des économies peuvent y être réalisées. C’est là que les solutions de politique voyages d’Egencia peuvent aider, aussi bien pour s’assurer que seuls des vols directs sont réservés que pour faire en sorte que des options de voyage respectueuses de l’environnement soient plus souvent utilisées.

Ainsi, que vous cherchiez des solutions de voyage d’affaires dynamiques, ayez besoin d’assistance pour définir les politiques voyages pour vos employés ou vouliez réduire votre empreinte carbone, nous pouvons vous aider à peaufiner vos voyages internationaux. Rendez-vous sur Egencia.com pour découvrir comment nous pouvons faciliter le bon déroulement de vos voyages d’affaires.