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Votre guide « Reprendre la route »

Les voyages d’affaires sont et seront toujours au cœur des activités commerciales. Une forte culture de voyage aide les entreprises à nourrir des relations stratégiques, ainsi qu’à promouvoir l’innovation et constitue un atout concurrentiel au sein de l’industrie. Les voyages d’affaires sont aujourd’hui bien différents de ce qu’ils étaient auparavant.

Tandis que les entreprises se remettent petit à petit de la COVID-19, les Travel Managers doivent plus que jamais concilier gestion des risques et croissance économique. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez faire preuve de proactivité en vous préparant à cette situation.

Suivez les cinq étapes de notre guide pour relancer votre programme voyages en toute confiance après l’épidémie.

Table des matières :

Étape 1 : préparez-vous et prenez possession du nouveau rôle de Travel Manager

Étape 2 : devenez expert en gestion du risque en tirant le meilleur parti de votre politique voyages

Étape 3 : aidez vos voyageurs à se sentir en sécurité et à avoir l’esprit tranquille ;

Étape 4 : limitez les risques et gérez vos dépenses en incitant vos employés à réserver avec votre agence de voyages d’affaires

Étape 5 : surveillez et optimisez votre programme voyages

 

Étape 1 : préparez-vous et prenez possession du nouveau rôle de Travel Manager

Les voyages d’affaires ont radicalement changé cette année, et avec eux, le rôle du Travel Manager. Dorénavant, la gestion des risques et des coûts occupe une place prépondérante dans les déplacements professionnels. Votre rôle consiste à fournir des informations essentielles et stratégiques pour repenser et gérer votre programme voyages de façon à répondre le mieux possible aux besoins de votre entreprise en ces temps incertains.

Voici quatre manières de vous préparer et de vous former à ce nouveau rôle :

  • Identifiez les nouvelles parties prenantes : les voyages d’affaires ont connu un changement de priorité dans de nombreuses entreprises et sont désormais considérés par les cadres dirigeants comme un véritable enjeu, jouant un rôle déterminant dans la relance économique et le bien-être des employés.

    Commencez par dresser la liste des parties prenantes en ce qui concerne les voyages, la santé et la sécurité, que ce soit des cadres dirigeants, des RH, les services généraux ou tout autre domaine, et réfléchissez aux préoccupations et aux risques pour chacune d’entre elles. Demandez également aux chefs de service de quel type d’assistance leurs employés pourraient avoir besoin à l’avenir.

    Passez votre liste en revue et identifiez lesquelles de ces parties prenantes auront besoin de vérifier et de valider les décisions, autant pour confirmer la stratégie au niveau du programme que pour approuver un voyage en particulier. Une fois votre réseau identifié et mis en place, tenez les parties prenantes informées en cas de changement susceptible d’impacter leurs activités et leurs besoins. Découvrez comment renforcer votre position de Travel Manager.
  • Formez-vous à l’aide de webinars : nous avons demandé aux experts de créer des webinars probants et faciles à mettre en œuvre sur des sujets pertinents comme « Comment préparer votre programme voyages d’affaires à l’après COVID-19 » et « Anticipez : comment optimiser votre budget voyage après la COVID-19 ». Participez à notre série de webinars sur la nouvelle normalité pour entendre ce que les responsables d’Egencia, leaders de l’industrie, et nos partenaires fournisseurs ainsi que nos partenaires de l’industrie, ont à dire. Vous pouvez vous inscrire aux webinars à venir et accéder aux enregistrements des anciens webinars depuis la plateforme de webinars.
  • Échangez avec vos pairs au sujet des bonnes pratiques : la communauté Egencia Connect a accueilli beaucoup de nouveaux membres. L’accent étant mis sur les connections numériques et les communautés en ligne ces derniers temps, nous avons créé un endroit où les Travel Managers peuvent se tenir informés des actualités de l’industrie, échanger avec leurs pairs sur les bonnes pratiques et entendre les responsables d’Egencia.
  • Participez à la formation Egencia en gestion des voyages d’affaires : nous vous donnons accès au matériel de formation de notre équipe de consulting gratuitement afin de vous aider à gérer la nouvelle complexité du contexte actuel. Que vous soyez un Travel Manager débutant ou chevronné, ce programme vous aidera à acquérir des connaissances pertinentes et les nouvelles compétences dont vous avez besoin pour réussir. Cette formation composée de quatre cours a pour objectif de :
    • vous informer sur la situation actuelle dans le monde des voyages d’affaires ;
    • vous préparer à participer à des conversations stratégiques sur la reprise des activités et des voyages ;
    • vous fournir des informations sur l’évolution de la gestion des risques voyageurs et de la gestion du risque après la COVID-19 ;
    • vous communiquer les bonnes pratiques à suivre pour gérer votre programme voyages d’affaires, notamment comment configurer le meilleur mode de paiement, accroître la durabilité du programme voyages, optimiser les économies réalisées et améliorer le retour sur investissement.

Étape 2 : devenez expert en gestion du risque en tirant le meilleur parti de votre politique voyages

La première chose à faire pour gérer les risques consiste à définir les nouvelles directives de voyage de votre entreprise et à les implémenter dans votre politique voyages en suivant ces trois étapes :

  1. Consultez les parties prenantes en interne pour répondre à ces six questions :
    • Quand votre entreprise autorisera-t-elle les voyages d’affaires ? Et quels types de voyages seront autorisés ?
    • autoriserez-vous vos voyageurs à se rendre ?
    • Qui sera autorisé à voyager ?
    • Pourquoi certaines personnes seraient autorisées ou non à voyager (motif du voyage) ?
    • Qui doit approuver (ou refuser) les demandes de voyage à chaque niveau ?
    • Quelles sont vos directives et vos procédures en matière de sécurité ? Lisez/fr/travel-advisor cet article pour découvrir comment rétablir la confiance de vos voyageurs.
  1. Analysez tous les facteurs externes justifiant l’interdiction de certaines destinations et certains fournisseurs :
    • Restrictions et consignes de voyage : utilisez Egencia Travel Advisor pour accéder aux dernières informations concernant les conditions d’entrée dans votre pays et dans les pays de destination les plus fréquents de vos voyageurs d’affaires. Les voyages pourraient en effet y être interdits et/ou une quarantaine pourrait être obligatoire à l’arrivée. Vous y trouverez également des informations sur les certificats de santé et les EPI requis.
    • Pratiques des fournisseurs en matière de santé et de sécurité : les voyageurs qui réservent un hôtel sur le site Internet ou l’application mobile d’Egencia verront dans les détails de l’annonce les mesures sanitaires et d’hygiène mises en place par l’établissement. En tant que Travel Manager, prenez l’habitude de vérifier les sites Internet de vos principaux fournisseurs afin de vous informer de ce qu’ils ont mis en place face à la COVID-19, tant en termes de flexibilité de leur politique de modification ou d’annulation qu’au niveau des mesures de sécurité. Pour en savoir plus, consultez notre page du Centre d’aide dédiée aux fournisseurs.
    • Renseignez-vous afin de prendre des décisions éclairées quant à la reprise des voyages : la ressource d’Egencia sur les tendances des voyages d’affaires pendant la COVID-19 montre divers indicateurs qui s’appuient sur des données issues de notre Early Recovery Simulator (ERS), comme par exemple quels pays ont autorisé la reprise des voyages (et de quelle manière), quels secteurs ont repris les voyages ou se préparent à reprendre, et quelles destinations ou quels produits (vols, hôtels, trains et location de voiture) font l’objet de réservations. Cela vous aidera à comprendre ce que fait la concurrence, pour prendre vous-même des décisions éclairées quant à votre propre entreprise.
  1. Implémentez les mises à jour de votre politique dans l’outil de réservation d’Egencia. Une fois que vous aurez vérifié les facteurs internes et externes, et décidé de ce que vous souhaitez ajouter dans votre politique, vous pourrez mettre votre politique voyages à jour sur Egencia. Assurez-vous notamment de couvrir les éléments suivants :
    • 1. Limite de voyageurs : limitez le nombre de voyageurs sur un même vol.
    • 2. Destinations non autorisées : définissez les itinéraires ou destinations non autorisés, ou bloquez la possibilité de réserver des vols vers des destinations données.
    • 3. Paramètres d’approbation : définissez qui doit approuver les voyages, et dans quelles circonstances, pour chaque groupe de voyageurs.
    • 4. Mise à jour de la politique de réservation anticipée : assurez-vous que votre politique reflète à la fois les besoins de vos voyageurs et la situation actuelle de vos fournisseurs.

Consultez cet article pour en savoir plus sur la mise à jour de votre politique voyages.

Si vous n’avez pas encore de politique écrite, cliquez ici pour accéder au guide d’Egencia spécial COVID-19 sur la politique voyages d’affaires.

Étape 3 : aider vos voyageurs à se sentir en sécurité et à avoir l’esprit tranquille ;

Retrouver de nouveau clients et collègues suscite à la fois impatience et anxiété chez les collaborateurs. En tant que Travel Manager, vous devez faire en sorte que vos voyageurs se sentent en sécurité et aient l’esprit tranquille tout au long de leur voyage. Voilà comment :

Avant la réservation : consacrez du temps à préparer et informer vos voyageurs avant même qu’ils aient besoin de voyager.

  • Menez une campagne d’information en interne à l’aide de notre sélection d’outils de communication pour la reprise afin de rappeler aux voyageurs la procédure de réservation et les directives de votre entreprise en matière de sécurité. Si vous n’avez jamais mené de campagne d’information en interne, référez-vous à ce guide.
  • Facilitez l’accès à votre politique et à vos procédures de sécurité en ajoutant un lien personnalisé dans le menu de l’outil de réservation. Vous pouvez également enregistrer les différents bureaux de votre entreprise comme emplacements personnalisés pour qu’ils puissent être sélectionnés facilement pendant la réservation. Plus d’informations ici.
  • Créez des messages voyageurs, généraux ou contextuels, pour guider vos voyageurs tout au long de la procédure de réservation. Découvrez ici comment.
  • Aidez vos voyageurs à reprendre la route grâce à cette courte vidéo de remise à niveau expliquant comment réserver des voyages avec Egencia.

Pendant la réservation : Egencia assiste vos voyageurs et leur apporte des informations pertinentes pour les aider à prendre des décisions éclairées.

  • Les voyageurs apprécient de réserver avec Egencia, depuis le site Internet ou l’application mobile, grâce à une expérience de réservation familière et intuitive.
  • Vos employés bénéficient d’une assistance 24 h/24, 7 j/7 lorsqu’ils effectuent une réservation : l’assistant virtuel d’Egencia est disponible sur le site Internet et sur l’application mobile (aux États-Unis et en France uniquement) pour rediriger les voyageurs vers les réponses à leurs questions, extraire des détails de leur itinéraire, etc. Il suffit de saisir une question. Si vos voyageurs ont une question spécifique pendant les heures ouvrables, ils seront redirigés vers le chat pour discuter avec un conseiller voyages Egencia.
  • Les voyageurs peuvent consulter les avis de voyage d’Egencia sur une page dédiée lorsqu’ils effectuent une réservation, afin de vérifier s’il existe des restrictions de voyage, des quarantaines obligatoires ou d’autres conditions susceptibles d’affecter leur itinéraire.
  • Les voyageurs peuvent voir les protocoles sanitaires et d’hygiène mis en place par les hôtels directement dans les détails de l’annonce apparaissant dans leurs résultats de recherche sur Egencia. Par ailleurs, de plus en plus d’hôtels et de destinations développent des programmes autour d’un ensemble de normes à respecter. Les établissements qui s’y conforment seront identifiés dans l’outil de réservation.

Consultez cette page pour plus d’informations sur la modification des réservations.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les procédures de sécurité mises en place dans les hôtels.

Avant le voyage : il existe des mesures simples à prendre avant le départ de vos voyageurs pour garantir leur sécurité et les rassurer.

Pendant le voyage : dans le contexte actuel, il est indispensable de mettre à la disposition des voyageurs les informations et technologies dont ils ont besoin pour rester informés pendant leurs déplacements.

Après le voyage : aidez vos voyageurs à améliorer le processus.

Créez une boucle de rétroaction pour recueillir des informations auprès des parties prenantes et des voyageurs. Par exemple, demandez aux voyageurs, responsables et autres parties prenantes de participer à une enquête après chaque voyage, pour qu’ils se sentent entendus et puissent partager avec vous des informations précieuses sur ce qui fonctionne bien, ce qui fonctionne moins bien et sur les besoins que vous n’aviez peut-être pas anticipés.

Lisez l’article « Comment communiquer votre politique voyages en interne de manière efficace ».

Lisez l’article « Cinq conseils aux professionnels des ressources humaines pour renforcer la confiance des voyageurs d’affaires ».

Lisez l’article « Hygiène et sécurité dans les hôtels : comment Egencia et les hôteliers innovent pour les voyageurs d’affaires ».

Étape 4 : obligez vos voyageurs à réserver avec Egencia pour limiter les risques et gérer vos dépenses

Le fait d’utiliser plusieurs partenaires pour vos voyages d’affaires ou d’autoriser les voyageurs à réserver sur différents sites Internet contribue à disperser vos données et vous empêche de limiter efficacement les risques et d’optimiser vos économies. En obligeant vos voyageurs à réserver avec Egencia, vous pourrez plus facilement atteindre quatre objectifs clés :

  • Gérer les risques : lorsque vos voyageurs réservent avec Egencia, vous pouvez les contacter immédiatement en cas d’urgence à l’aide du Localisateur de voyageurs et des messages voyageurs. De plus, nous les informons de l’évolution de la situation par le biais d’alertes voyageurs.
  • Renforcer votre pouvoir de négociation auprès des fournisseurs  : en obligeant vos voyageurs à réserver avec Egencia, toutes vos données seront centralisées. Ajoutez à cela une interface visuelle intuitive, de solides fonctionnalités de décomposition et des rapports d’analyse comparative, et vous disposerez d’un arsenal d’informations puissantes à mettre sur la table des négociations.
  • Optimiser facilement vos économies : lorsque vos voyageurs réservent avec Egencia, votre entreprise réalise davantage d’économies, et ce de façon quasi transparente pour les voyageurs. Les économies commencent avec les résultats de recherche Smart Mix, classés par ordre de priorité selon la politique voyages de l’entreprise et les préférences du voyageur. Vos fournisseurs préférés et vos tarifs négociés, ainsi que les tarifs spéciaux négociés par Egencia, apparaissent en tête de liste. Vous continuez également à réaliser des économies après la réservation effectuée. Savings Finder for Air and Hotel surveille les changements de tarif et effectue une nouvelle réservation à un prix inférieur lorsque les billets sont éligibles, le tout sans que vous ayez à intervenir.
  • Gérer les billets non utilisés : avec Egencia, les billets non utilisés s’affichent directement sur la page d’accueil de l’outil de réservation pour chaque voyageur. Cliquez dessus pour voir la compagnie aérienne avec laquelle ils peuvent être utilisés, le montant correspondant et leur date d’expiration. Lorsqu’un voyageur réserve un vol auprès d’une compagnie aérienne à l’aide d’un billet non utilisé, il peut choisir d’utiliser le crédit sur la page de paiement.

Regardez ce témoignage client sur les différentes façons dont Egencia peut vous aider à gérer les risques.

Découvrez comment négocier avec vos fournisseurs pendant et après la COVID-19.

Découvrez comment gérer les remboursements de vols et les crédits.

Découvrez les avantages du reporting pendant la COVID-19.

Étape 5 : surveillez et optimisez votre programme voyages

Comme vous le savez, la situation est encore incertaine, et cela risque de perdurer. Plus que jamais, vous devez maîtriser votre budget voyages, ainsi que l'impact des événements mondiaux sur les voyages, et connaître les besoins spécifiques de votre entreprise, car tout cela influe sur votre programme voyages. Voilà comment :

  • Utilisez la suite d’outils de gestion du risque d’Egencia : Egencia met à votre disposition des outils pour gérer les risques, communiquer avec vos voyageurs et approuver les demandes de voyage.
  • Créez une boucle de rétroaction : par exemple, demandez aux voyageurs, responsables et autres parties prenantes de participer à une enquête après chaque voyage, pour qu’ils se sentent entendus et puissent partager avec vous des informations précieuses sur ce qui fonctionne bien, ce qui fonctionne moins bien et sur les besoins que vous n’aviez peut-être pas anticipés.
  • Partagez et découvrez les bonnes pratiques liées à la COVID-19 : accédez au Centre COVID-19 dédié au sein de la communauté en ligne Egencia Connect pour échanger avec vos pairs.
  • Accédez en un clic à des rapports dédiés à la COVID-19 : le centre de reporting dédié à la COVID-19 dans Egencia Analytics Studio (sur la page d’accueil) vous propose divers rapports pour vous aider à limiter l’impact financier des perturbations de voyage liées à la pandémie.

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