Finances : 3 enseignements clés pour gérer les dépenses de voyage
Trois faits importants que les services en charge des dépenses de voyages devraient connaître
Alors que les déplacements reprennent, les chefs d’entreprise cherchent de plus en plus à assurer le respect de leur politique voyages grâce à un outil de gestion des réservations, et se détournent des agences de voyages en ligne. L’ère des processus chronophages, des réservations non conformes à la politique et des frais de modification s’achève. Les entreprises de toutes sortes repensent leur gestion des dépenses de voyage et du bien-être des voyageurs. Quelques éléments permettent d’expliquer cette tendance.
Fait numéro 1 : les voyages d’affaires représentent la deuxième plus grande dépense maîtrisable des entreprises[i]
L’un des meilleurs moyens de contrôler les dépenses consiste à aider vos employés à tendre vers vos objectifs de réduction des coûts. Si vos employés trouvent un intérêt à limiter leurs dépenses professionnelles, ils vous y aideront. Sinon, vous ne pouvez compter que sur vous-même. Recourir à un outil de gestion des réservations de voyages d’affaires permet d’accroître la conformité grâce aux recommandations de politique intégrées. Et plus le respect de la politique augmente, plus les dépenses baissent.
Les situations varient tellement ces jours-ci qu’il faut (ou faudrait) sans cesse actualiser la politique voyages. Pour vous faciliter la tâche, les politiques en matière de voyages et de budget sont intégrées à la solution de gestion des réservations afin d’orienter les dépenses des voyageurs et d’encourager la conformité. Des indicateurs visuels alertent les voyageurs et les organisateurs lorsque le prix d’une réservation dépasse le plafond autorisé pour le voyageur concerné. Il est possible de configurer plusieurs politiques et plafonds pour différents types de voyageurs, tant dans les petites que dans les grandes entreprises.
Dans une récente étude de la Harvard Business Review, 51 % des dirigeants indiquent que si leur entreprise est parvenue à contrôler les dépenses de voyages et à réduire les coûts liés aux réunions physiques au cours de l’année précédente, c’est grâce à une forte culture de voyage et à la méthode de gestion des déplacements qui en découle. Voici quelques exemples de la façon dont une plateforme de voyages d’affaires peut offrir une maîtrise des coûts :
- Renforcement de la politique voyages et contrôle automatisé en temps réel de son respect
- Politiques de groupe personnalisées par service, équipe et projet
- Options de voyage pertinentes à un tarif inférieur à ceux accessibles au public
- Remboursement ou avoir automatique sur les billets d’avion inutilisés éligibles
- Application mobile avec des offres d’hôtel de dernière minute affichant des remises jusqu’à 70 %
Les voyages d’affaires sont à la fois une dépense maîtrisable et un moteur de croissance. Les plateformes de gestion de voyages vous apportent de la visibilité pour évaluer la réussite de votre programme voyages via des outils de reporting. Le reporting vous permet de déterminer le degré de conformité à la politique et d’adoption en ligne, deux facteurs importants pour réduire des coûts liés aux déplacements. Il est plus simple de voir le coût et la valeur réels de votre programme voyages quand vous disposez de tableaux de bord qui vous permettent de filtrer l’historique des dépenses, les données de réservation et les comportements des voyageurs. Et n’oubliez pas que l’accès à l’analyse des dépenses en temps réel participe à améliorer la planification et les prévisions financières et budgétaires.
Les entreprises qui collaborent avec une agence de voyages d’affaires enregistrent un retour sur investissement positif. Les faibles coûts que ce partenariat engendre sont en grande partie rentabilisés par le suivi des billets d’avion inutilisés. Pour modifier ou annuler un vol, les voyageurs ne devraient pas avoir à se démener pour gérer les bons de réduction, ni à effectuer des démarches fastidieuses afin de récupérer le montant de leurs billets non utilisés. Les plateformes de voyages d’affaires simplifient l’application de crédits issus de billets inutilisés à de nouvelles réservations, en les affichant directement dans les résultats de recherche.
Fait numéro 2 : les entreprises qui n’utilisent pas d’outil de gestion des réservations passent en moyenne 13,6 heures par déplacement sur l’organisation du voyage et le traitement des dépenses afférentes[ii]
Si votre programme voyages actuel n’est pas encadré, cela signifie que vous gérez encore vos déplacements et dépenses réelles manuellement et saisissez les données relatives dans des feuilles de calcul. Une étude de Forrester a montré qu’entre les voyageurs, les approbateurs, les contrôleurs et les comptables, 13,6 heures étaient nécessaires en moyenne pour réserver un voyage manuellement et traiter les dépenses associées.
À l’inverse, il faut en moyenne quatre minutes pour réserver un hôtel et cinq minutes pour réserver un vol, un billet de train et une voiture via une plateforme de gestion des voyages d’affaires. Les voyageurs n’ont plus besoin de passer des heures sur chaque déplacement pour communiquer leurs préférences, approuver les itinéraires, envoyer leurs notes de frais ou modifier les réservations. Ils peuvent consacrer plus de temps à leur travail.
Le rôle d’une agence de voyages d’affaires est de garantir les meilleures offres en toute simplicité en proposant une expérience de réservation intuitive aux voyageurs et organisateurs. S’il est nécessaire de respecter la politique voyages, les employés apprécient le fait d’avoir plusieurs options.Ainsi, il convient de fournir à vos employés les informations dont ils ont besoin pour prendre la meilleure décision en ce qui concerne leurs voyages. Plus les employés peuvent organiser leurs déplacements de manière indépendante, plus la tâche s’allège pour vos équipes administrative et financière. Et les employés souhaitent gérer leurs itinéraires. Le but est de leur offrir cette possibilité sans que cela ne revienne plus cher à votre entreprise.
Fait numéro 3 : la plupart des directeurs financiers (84 %) déclarent que leur entreprise n’est pas complètement prête à répondre à une hausse des voyages d’affaires en 2022[iii]
Certains directeurs financiers ne sont pas rassurés à l’idée de relancer leur programme voyages d’affaires, notamment car leur entreprise s’appuie sur des processus manuels dépassés. Les processus de paiement et de remboursement posent de sérieux problèmes. Les voyageurs doivent retrouver les reçus correspondant non seulement aux transports, mais aussi au nettoyage à sec, aux repas d’affaires, aux frais annexes et à toute autre activité professionnelle.
Selon le sondage Egencia sur les technologies relatives aux voyages d’affaires, 33 % des voyageurs d’affaires règlent les dépenses liées à leurs déplacements professionnels avec leur carte bancaire personnelle exclusivement. Cela complexifie le champ des frais professionnels déductibles et nécessite des traces écrites. Beaucoup d’entreprises hésitent à fournir des cartes de crédit professionnelles physiques à leurs employés, mais sur une plateforme de voyages d’affaires, les informations de la carte de paiement sont sécurisées et stockées directement dans l’outil de réservation. Nulle carte physique n’est nécessaire. Il est possible de paramétrer les achats via la carte de paiement pour qu’ils ne soient pas facturés avant qu’un approbateur n’ait autorisé le voyage. L’approbateur sera informé dès qu’un achat sera effectué. La consolidation directe, en un clic, des transactions des cartes de crédit au sein d’un système de gestion des frais offre une expérience plus agréable aux voyageurs.
L’autre principale raison qui fait hésiter les directeurs financiers à intensifier les voyages d’affaires est le manque de ressources permettant de limiter les risques.Pour être compétitives sur le marché mondial, les entreprises doivent manifester de l’empathie envers leurs employés et un intérêt sincère pour leur bien-être ; cela implique de prendre de nouveaux facteurs en considération au-delà de la réduction des coûts et de la sécurité élémentaire lors des déplacements, pour permettre à leurs voyageurs de partir sereinement.
Beaucoup de sociétés recherchent des solutions de voyage qui accompagnent leurs employés à chaque étape de leur déplacement. Voici quelques exemples pour chaque phase d’un voyage d’affaires :
- Avant de partir : pour aider les voyageurs d’affaires avant leur départ, vous devez supprimer tout obstacle et faciliter le processus de réservation autant que possible, tout en vous assurant qu’ils disposent des informations nécessaires pour être autonomes. La technologie de voyages d’affaires hiérarchise les résultats de recherche en fonction de variables telles que la durée des éventuelles escales, les frais de bagages et même les préférences des voyageurs d’après leurs choix passés. Elle offre davantage de transparence encore en communiquant au cours du processus de réservation des informations sur les mesures sanitaires et d’hygiène mises en place par les prestataires.
- Pendant le voyage : une large part de la gestion des risques voyageurs consiste à s’assurer de pouvoir joindre ces derniers en cas de crise, afin qu’ils puissent recevoir l’aide, l’assistance et les informations dont ils ont besoin en temps voulu. Quand une urgence survient ou qu’une crise se profile à l’horizon, il est capital d’en informer immédiatement les voyageurs. Les plateformes de voyages d’affaires tiennent les Travel Managers et les voyageurs au courant de toute perturbation affectant un déplacement par le biais de messages instantanés sur leur téléphone et sur l’application mobile. Vous pouvez aussi accéder aux directives et protocoles relatifs à la COVID imposés dans les différentes destinations. Cliquez ici pour en savoir plus sur la gestion des risques voyageurs.
- Au retour : une fois rentrés, quand vient l’heure d’envoyer leurs notes de frais, les voyageurs apprécient le fait de gagner du temps et de s’épargner quelques maux de tête. Votre programme voyages doit rationaliser le reporting des notes de frais, tant pour les voyageurs que pour le service financier. Un bon partenaire de voyages d’affaires doit vous permettre de récupérer les notes de frais relatives aux déplacements de vos employés directement au sein de l’outil de gestion des réservations. Avec leur téléphone, les voyageurs peuvent photographier les reçus des autres dépenses liées à leur déplacement et les rattacher à l’itinéraire concerné, afin de créer et d’envoyer des notes de frais directement depuis leur téléphone, que les managers peuvent approuver en un clic. Toutes les données (hors ligne, en ligne et personnalisées) sont transmises à un système de gestion des frais de voyage afin de simplifier et de rationaliser le processus de remboursement. Tout ce qui est lié à une transaction ou déductible d’impôt est consolidé en un seul remboursement.
Votre programme voyages peut contribuer à bâtir une culture d’entreprise inclusive et unifiée.Avec l’aide d’une plateforme de voyages d’affaires, les services financiers peuvent contrôler les coûts, réduire les processus manuels et améliorer l’expérience des employés en déplacement.
