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Six idées fausses courantes sur l’intérêt d’un partenariat avec une agence de voyages d’affaires

10 min
Posted: 06 May 2022
Business Travel

Quel est le rôle d’une agence de voyages d’affaires ? La réponse n’est pas toujours évidente pour tout le monde. Et selon les fonctions que vous assurez au sein de votre entreprise, vous avez certainement des interrogations différentes de celles de vos collègues. Cet article vise à déconstruire certaines des idées fausses les plus courantes concernant ce type d’agence et vous explique comment la gestion des voyages d’affaires peut réduire vos coûts.

  • Point de vue du voyageur d’affaires : « J’aime pouvoir réserver mes voyages, et une agence de voyages d’affaires m’ôterait cette flexibilité. »
  • Point de vue du directeur financier : « Nous n’avons pas le budget pour faire appel à une agence de voyages d’affaires. N’est-ce pas un service onéreux dont les tarifs dépassent notre budget ? »
  • Point de vue du responsable des achats : « Nous bénéficions déjà de tarifs négociés et de remises obtenues auprès des prestataires. Ce n’est pas utile de s’adjoindre les services d’une agence de voyages d’affaires. »
  • Point de vue du directeur des ressources humaines : « Établir un partenariat avec une agence de voyages d’affaires prendrait trop de temps. Nous avons besoin d’une nouvelle solution de politique voyages maintenant. »
  • Point de vue du directeur exécutif : « Nous ne connaissons pas ce logiciel, et nos employés ne voudront pas utiliser cet outil pour réserver des services de voyage. »
  • Point de vue de l’organisateur exécutif de voyage : « Travailler avec une agence de voyages a été un vrai casse-tête, et je ne crois pas qu’une agence de voyages d’affaires me rendra la vie plus facile. »

Point de vue du voyageur d’affaires : « J’aime pouvoir réserver mes voyages, et une agence de voyages d’affaires m’ôterait cette flexibilité. »

Exiger que toutes les réservations passent par une seule et même agence de voyages d’affaires n’est pas toujours une mesure populaire auprès des employés. Les voyageurs d’affaires préfèrent garder leur confortable routine et opter toujours pour leurs compagnies aériennes préférées, leurs hôtels de prédilection et leurs agences de location de voitures favorites. Il y a aussi la peur de ne plus pouvoir bénéficier des programmes de fidélité s’ils réservent avec une agence de voyages d’affaires. Cependant, la bonne nouvelle, c’est que ces idées sont généralement fausses. Les voyageurs d’affaires peuvent gagner des points de fidélité avec une agence de voyages d’affaires et ils ont la flexibilité de choisir leurs vols, hôtels et voitures de location.

Une agence de voyages d’affaires utilise des réglages personnalisés qui reposent sur l’apprentissage automatique et l’automatisation afin de proposer des résultats basés sur les choix antérieurs du voyageur et de ses collègues dans le but d’améliorer continuellement l’offre affichée. Sans avoir à retenir tous les détails de la politique voyages de leur entreprise, les voyageurs peuvent choisir judicieusement leurs voyages grâce aux recommandations de la politique intégrée. En outre, un outil professionnel de gestion des réservations de voyage permet aux entreprises de simplifier et d’accélérer considérablement la configuration des processus d’approbation pour la gestion de leurs voyages d’affaires.

Point de vue du directeur financier : « Nous n’avons pas le budget pour faire appel à une agence de voyages d’affaires. N’est-ce pas un service onéreux ? »

Vous êtes peut-être inquiet du coût que représente une agence de voyages d’affaires si votre entreprise vous en demande toujours plus avec un budget restreint. Dans une récente étude Harvard Business Review, 51 % des dirigeants ont indiqué que si leur entreprise est parvenue à contrôler les dépenses réduire les coûts au cours de l’an passé, c’est grâce à une forte culture de voyage et à l’approche de la gestion des voyages qui en découle. Géré avec efficacité, le voyage d’affaires permet à la fois de réaliser des économies et d’obtenir un retour sur investissement (ROI). Les entreprises qui nouent un partenariat avec une agence de voyages d’affaires observent un ROI positif grâce à leur programme voyages. La structure de coûts est faible et s’autofinance principalement avec la gestion des billets inutilisés.

L’investissement réalisé par votre entreprise dans une agence de voyage d’affaires sera utile à votre activité. Votre agence de voyages d’affaires s’efforcera constamment de vous donner un accès privilégié au meilleur inventaire du marché. Le principal facteur qui pousse les entreprises à consolider et à gérer leurs voyages par l’intermédiaire d’un prestataire unique est le bénéfice net.

Avec une agence de voyages d’affaires, la gestion rationalisée des frais de voyage permettra de réduire les inefficacités de vos processus actuels. Préférez-vous bénéficier d’un flux automatisé ou d’un fichier de données directement connecté au système comptable de votre entreprise pour faciliter les rapprochements, ou voir votre équipe fouiller dans les notes de frais et les divers reçus de carte de paiement associés concernant la chambre d’hôtel, le petit déjeuner et les billets de train, et ce, pour chaque voyage d’affaires ?

Point de vue du responsable des achats : « Nous bénéficions déjà de tarifs négociés et de remises obtenues auprès des prestataires. Ce n’est pas utile de s’adjoindre les services d’une agence de voyages d’affaires. »

Dans les faits, une agence de voyages d’affaires a souvent la capacité d’honorer les accords existants que vous avez pu conclure avec un hôtel, une compagnie aérienne ou une agence de location de voitures. Et, dans la plupart des cas, elle sera en mesure de vous obtenir de meilleurs tarifs auprès des différents acteurs de l’industrie du voyage afin de réduire vos dépenses de voyage. Enfin, les agences de voyages d’affaires s’assurent de continuer à satisfaire leurs clients en les aidant à économiser de l’argent. Elles travaillent quotidiennement en collaboration avec des partenaires aériens, hôteliers et de location de voiture afin de répondre à vos besoins. Qu’il s’agisse de prix d’hôtels réduits, de billets d’avion négociés, de programmes de fidélité grands voyageurs ou de remises sur la location de voitures, votre agence de voyages d’affaires cherche continuellement à vous offrir un accès unique aux meilleures offres du marché, tout en réduisant vos dépenses de voyage.

Une agence de voyages d’affaires ventilera les dépenses par entité commerciale, zone géographique, éléments facturables et non facturables, pour ne donner que quelques exemples. Vous aurez accès à des tableaux de bord indiquant notamment le total de vos dépenses, si vos achats sont conformes à votre politique voyages ou si des tarifs plus bas sont disponibles.

Les données de voyage sont une mine d’or et peuvent souvent s’avérer un argument de poids dans les négociations avec les hôtels et les compagnies aériennes pour obtenir des tarifs réduits. Une fois que vos voyageurs réserveront par le biais de votre agence de voyages d’affaires, vous aurez accès à des rapports en temps réel, ce qui vous donnera plus de poids lors des négociations. Vous aurez davantage de contrôle sur les dépenses et réaliserez un bon retour sur investissement. Vous pourrez également comparer vos performances avec celles d’autres entreprises de taille similaire.

Point de vue du directeur des ressources humaines : « Établir un partenariat avec une agence de voyages d’affaires prendrait trop de temps. Nous avons besoin d’une nouvelle solution de politique voyages maintenant. »

Le nouveau contexte des voyages d’affaires exige un engagement à l’égard d’une norme de protection. Des mesures et politiques voyages appropriées doivent être instaurées afin de garantir la sécurité des voyageurs qui reprennent la route pour leur entreprise. En faisant appel à une agence de voyages d’affaires pour transformer vos processus de gestion des voyages, vous rationaliserez les activités et mettrez en place des politiques qui correspondent à vos besoins spécifiques en matière de voyage. Avec un outil de réservation en ligne adapté, les itinéraires et tarifs à privilégier seront présentés à vos employés, indiquant clairement les éventuelles exceptions à la politique de l’entreprise et simplifiant la gestion des risques des voyageurs. Cet outil vous permettra également de dégager des tendances qui pourraient vous inciter à revoir votre politique, ou à discuter avec les voyageurs qui réservent souvent sans tenir compte de celle-ci.

Travailler avec une agence de voyages d’affaires est plus facile que vous ne le pensez. Ces agences proposent leur expertise à des entreprises de toutes tailles, mettant en œuvre des programmes voyages pour les PME comme pour les grands groupes internationaux. Une équipe dédiée travaillera avec vos équipes d’intégration afin de vous aider à effectuer la transition à travers des formations, des recommandations et des bonnes pratiques pour que ce changement soit positif pour tout le monde. Un responsable spécifiquement chargé de la mise en œuvre s’appliquera à répondre à vos besoins spécifiques et s’assurera de la simplicité de gestion du programme voyages.

Point de vue du directeur exécutif : « Nous ne connaissons pas ce logiciel, et nos employés ne voudront pas utiliser cet outil. »

Avec une agence de voyages d’affaires compétente, vous aurez accès à tout un éventail de ressources exclusives pour vous aider, vous et votre équipe, à tirer le meilleur parti de la plateforme de réservation et gérer les transformations au sein de votre entreprise. Vos employés pourront réserver des voyages d’affaires et les gérer facilement depuis n’importe quel appareil (ordinateur ou mobile) ou par téléphone.

Pour réserver sur l’appli mobile de l’agence de voyages d’affaires, ce sera comme pour réserver des vacances : vos voyageurs pourront réserver leurs voyages, consulter les itinéraires, obtenir les dernières informations en temps réel et effectuer des changements si nécessaire.

La sécurité des voyageurs est une composante essentielle : les employés ont besoin d’avoir l’assurance que le risque voyage de leurs déplacements professionnels est minime et qu’ils sont entièrement et véritablement pris en charge depuis le moment où ils commencent à planifier et à réserver leur voyage jusqu’à leur retour chez eux. Votre partenariat avec une agence de voyage d’affaires contribuera à améliorer le bien-être de vos voyageurs à chaque étape de leur déplacement professionnel et vous permettra d’obtenir facilement l’aide d’un personnel qualifié. Grâce à l’agence de voyages d’affaires, vos employés devraient pouvoir contacter facilement un conseiller voyages, modifier leur itinéraire, recevoir des alertes concernant leurs voyages et prendre des décisions pertinentes permettant à l’entreprise de réaliser davantage d’économies et d’améliorer le niveau de conformité.

Point de vue de l’organisateur exécutif de voyage : « Travailler avec une agence de voyages a été un vrai casse-tête, et je ne crois pas qu’une agence de voyages d’affaires me rendra la vie plus facile. »

En tant qu’organisateur exécutif de voyage faisant appel à une agence spécialisée pour votre programme de voyages d’affaires, tout ce que vous risquez, c’est d’avoir plus de temps et moins de stress. Au lieu de jongler entre plusieurs feuilles de calcul et de perdre du temps à consulter plusieurs sites Internet de réservation, vous bénéficierez d’une expérience de réservation et de gestion des voyages homogène et omnicanale. Réserver sur divers sites de voyage ne vous permet pas d’avoir une vision globale des critères qui président aujourd’hui aux voyages d’affaires, notamment en ce qui concerne les mesures de nettoyage mises en place dans les hôtels ou les nouvelles mesures de sécurité des compagnies aériennes. En revanche, c’est le cas d’un programme voyages qui s’appuie sur les services d’une agence de voyages d’affaires. Cela ne vous permet pas non plus d’exploiter une technologie qui offre une expérience voyageur équivalente à celle proposée au grand public. Vos voyageurs ne peuvent alors pas profiter d’une expérience de réservation efficace, reposant sur la technologie d’apprentissage automatique pour réserver rapidement un hôtel (moins de 4 minutes) et une voiture de location, un train et un vol (moins de 5 minutes) à partir d’une seule plateforme centralisée et simple à utiliser.

Qui plus est, vous n’avez pas besoin de rester sur le qui-vive pour répondre aux appels tardifs ou aux urgences de voyage. Les agences de voyages d’affaires ont des équipes qui sont là pour s’occuper uniquement de la sécurité de vos voyageurs à toute heure de la journée, 7 jours sur 7 et tout au long de l’année. Elles surveillent l’évolution de la pandémie, de la météo, des grèves, des fermetures d’aéroports et des menaces pesant sur la sécurité afin de prévenir les personnes qui risquent d’être concernées par ces incidents. Elles tiennent les clients, conseillers voyages et voyageurs au courant des dernières informations pertinentes.

Passer d’un programme voyages non encadré à un partenariat avec une agence de voyages d’affaires peut sembler difficile et vous hésitez peut-être à sauter le pas, mais les avantages des solutions de gestion des voyages d’affaires en valent la peine. Pour en savoir plus, téléchargez notre fiche d’une page récapitulant les principaux avantages d’un programme voyages encadré.

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