Quatre façons d’utiliser les données des avis de voyage

Posted: 29 October 2020
Corporate Travel Manager Uses Business Travel Restriction Data

Découvrez comment Egencia peut vous aider à renforcer la confiance de vos voyageurs et garantir leur bien-être.

Par Diana Hoffman, Diana Hoffman, directrice marketing produit

Tous les dirigeants d’entreprise se retrouvent aujourd’hui confrontés à un nouveau défi : celui de devoir trouver un équilibre entre la croissance de leur entreprise et la prise en charge de nouveaux aspects pour assurer le bien-être physique et psychologique de leurs employés durant leur période de télétravail, mais aussi après leur retour au bureau ou lorsque le moment de reprendre la route sera venu.

La gestion des risques voyageurs est devenue une priorité absolue depuis la pandémie, transformant profondément l’approche des voyages d’affaires, probablement de façon permanente. Les voyages d’affaires requièrent à présent de nouvelles connaissances et compétences chez les différents acteurs de l’industrie, des entreprises aux Travel Managers en passant par les fournisseurs de voyages.

Selon une enquête menée en juin 2020 auprès des clients d’Egencia, près de 90 % des Travel Managers estiment que leurs entreprises relanceront leurs voyages d’affaires avant janvier 2021. Dans cette même enquête, un tiers des Travel Managers déclare que les employés hésitent à reprendre la route et que cela bloque la relance des voyages d’affaires. Les employés doivent pouvoir se sentir parfaitement en confiance lors de leurs déplacements professionnels. Ils ont besoin d’informations qui leur donnent l’assurance de recevoir un soutien total, de la planification du voyage à sa réservation, et jusqu’à leur retour à domicile. Et vous devez pouvoir accéder à des informations à la demande afin de prendre des décisions rapides et éclairées sur les voyages essentiels et non essentiels, ainsi que sur votre programme voyages et vos politiques.

L’Egencia Travel Advisor vous fournit, ainsi qu’à vos voyageurs d’affaires, des informations pertinentes et précises à propos des impacts de la COVID-19 sur les voyages dans le monde entier. Ce nouvel outil vous donne accès, à la demande, aux éléments suivants :

  • Données par pays : beaucoup de pays et de régions ont instauré des interdictions et des restrictions de voyage, autant pour les voyageurs souhaitant entrer sur le territoire que pour ceux qui souhaitent le quitter. Ces restrictions évoluent au jour le jour et affectent les décisions concernant les réservations de voyages d’affaires, que ce soit en avion, en voiture ou en train.
  • Informations sur les procédures : les procédures incluent les normes sanitaires, médicales, de sécurité, ainsi que les mesures imposées par les centres de prévention et de contrôle des maladies, les gouvernements, les compagnies aériennes et les aéroports.
  • Informations sur les directives : les restrictions et les procédures peuvent faire l’objet de modifications fréquentes. Le fait de pouvoir vérifier, en un clin d’œil, si les restrictions d’un pays ont été renforcées ou assouplies peut vous aider à mieux gérer vos politiques voyages.

En informant les voyageurs des derniers développements dans l’industrie du voyage, les Travel Managers contribuent à renforcer leur confiance. Voici quatre façons dont vous pouvez utiliser les données d’Egencia et de l’Egencia Travel Advisor pour prendre des décisions plus efficaces concernant vos politiques et accroître la confiance de vos voyageurs lorsqu’ils devront reprendre la route.

Prouvez aux voyageurs que leur bien-être est fondamental à vos yeux

La première étape pour restaurer la confiance de vos voyageurs est de leur montrer que vous vous souciez de leur bien-être. Les informations procédurales auxquelles vous avez accès constituent une ressource clé pour communiquer à vos voyageurs ce qu’ils doivent faire pour reprendre leurs déplacements en toute sérénité, et garantir l’équilibre entre votre gestion des voyages et votre gestion du risque.

Pensez à ajouter à votre programme voyages d’affaires de base un « kit de voyage » et une « check-list » des mesures de sécurité. Fournir aux voyageurs les services et équipements pour garantir leur sécurité sur la route est désormais indispensable, au même titre que fournir un ordinateur à un nouvel employé pour lui permettre de faire son travail efficacement. Le nouveau « kit de voyage » pourrait inclure, par exemple :

  • le paiement ou remboursement des frais liés au test COVID-19 obligatoire pour rentrer dans un pays/état, selon les exigences locales ;
  • la distribution, avant le voyage, de masques conformes, de gel hydroalcoolique et de tout autre équipement de protection individuelle ;
  • des conseils pour réserver le siège idéal (dans le respect des distances requises) ; 
  • une flexibilité des indemnités journalières pour favoriser le bien-être des employés.

Orientez vos voyageurs vers des choix de réservation plus conformes

Les pays et les régions continuent d’imposer, puis de lever, des interdictions et des restrictions de voyage, et vos voyageurs pourraient être amenés à modifier leurs projets de voyage en conséquence. Dans les cas les plus extrêmes, certains pays ont fermé leurs frontières complètement, interdisant ainsi toute sortie du territoire à leurs ressortissants et entrée aux voyageurs étrangers. Certaines frontières ont également été partiellement fermées, avec des restrictions applicables uniquement à certains voyageurs.

Le fait de disposer d’informations spécifiques à chaque pays est déterminant pour prendre des décisions éclairées sur les voyages domestiques et internationaux, les politiques voyages et réduire tout risque de frustration pour vos voyageurs. Par exemple, si une frontière est entièrement ou partiellement fermée, vous pouvez décider d’exiger une approbation de sécurité ou définir une politique spécifique pour ce pays/territoire ou cette zone, selon l’origine du voyageur.

De la même façon, savoir quelles sont les zones qui présentent un risque élevé dans un pays donné peut vous aider à déterminer si les contrôles de votre programme voyages, comme les pré-autorisations de voyage obligatoires, doivent être renforcés ou assouplis. Avec Egencia, vous pouvez facilement créer, modifier et personnaliser vos politiques, en identifiant par exemple les destinations à haut risque, pour garantir le bien-être de vos voyageurs. Appuyez-vous sur l’Egencia Travel Advisor pour modifier vos politiques voyages. Puis définissez vos règles pour toutes les catégories de voyages sur une seule et même plateforme centralisée et appliquez instantanément les modifications de votre politique voyages et votre politique d’approbation sur tous les canaux de réservation.

Menez des négociations éclairées avec vos fournisseurs

La reprise des voyages d’affaires est amorcée : il s’agit en effet d’un outil de croissance très apprécié, voire crucial, tant pour les résultats financiers de l’entreprise que pour la perception que les employés ont de l’importance que l’entreprise accorde à leur bien-être et pour atteindre les objectifs d’engagement de l’entreprise et de ses employés. La prochaine phase des voyages sera l’occasion de réinventer et de réinitialiser stratégiquement le programme voyages de votre entreprise en coopération avec votre équipe dirigeante.

Egencia donne à vos voyageurs accès aux informations concernant les procédures d’hygiène et les normes de sécurité directement au cours de la procédure de réservation. Vous pouvez également accéder à des données concrètes concernant les impacts de la pandémie sur les voyages, y compris des liens vers les politiques fournisseurs, depuis notre Centre d’aide. Comprendre les protocoles des fournisseurs vous permet de prendre des décisions éclairées sur les politiques voyages et les contrats avec vos fournisseurs préférés. Vérifiez par exemple la flexibilité de la politique d’annulation et d’autres facteurs similaires afin de protéger vos dépenses de voyage et de générer des économies dans votre programme voyages.

Alors que les coûts et la conformité à la politique étaient des indicateurs de performance clés avant la COVID-19, les entreprises doivent désormais montrer qu’elles agissent à la fois de manière éthique et empathique pour s’imposer sur le marché mondial. Le bien-être des employés doit passer avant les économies (ex : kits de voyage, vols directs plutôt que vols avec escale, etc.). En veillant à ce que vos voyageurs aient accès aux informations sur les protocoles mis en place par les fournisseurs pour assurer leur bien-être, vous contribuez à améliorer leur expérience de voyage. Par exemple, le fait de savoir qu’il ne sera plus obligatoire d’effectuer une quarantaine au-delà d’une certaine date peut contribuer à rassurer vos voyageurs au moment de la réservation. De la même manière, simplifiez l’accès, pendant la réservation, aux informations relatives aux protocoles de sécurité des fournisseurs et à la destination, afin que vos voyageurs puissent les consulter eux-mêmes. Cela les aidera à se sentir prêts à reprendre la route.

Renforcez vos capacités d’anticipation et de contrôle

La pandémie a rendu le monde des voyages instable, nécessitant de prendre des décisions rapides. Les informations sur les directives vous permettent d’évaluer rapidement les restrictions et conditions de voyages domestiques et internationaux et de répondre aux changements éventuels avec des actions éclairées. Connaître la dernière date de mise à jour d’une réglementation peut vous donner, ainsi qu’à vos voyageurs, l’assurance que les informations dont vous disposez sont bien à jour.

Les informations sur les directives peuvent être communiquées via les messages voyageurs que vous pouvez placer directement dans Egencia. Par exemple, si un aéroport donné renforce ses protocoles de dépistage sanitaire, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de messagerie aux voyageurs d’Egencia pour afficher une politique voyages bien en vue pour les résultats de vol. L’affichage de telles informations permet de guider vos voyageurs et de les inciter à réserver l’option de voyage la plus favorable et la plus conforme à votre politique.

De même, un signe d’assouplissement des mesures de quarantaine pourrait être l’occasion de communiquer de manière proactive aux voyageurs les destinations où ils peuvent se rendre plus facilement. Utilisez les informations sur les directives pour fournir à vos voyageurs des informations pertinentes en temps réel, à chaque étape de leur voyage. Avec Egencia, vous pouvez diffuser ces informations sur plusieurs canaux de communication, y compris en affichant des messages de manière dynamique tout au long de la procédure de réservation et en envoyant des notifications push sur l’application mobile des voyageurs en cas d’urgence.

Les informations sur les directives permettent aux Travel Managers d’aider les voyageurs à faire des choix plus sûrs et plus conformes aux politiques, avant et pendant leurs voyages. Et, en cas d’imprévu, de les aider à garantir aux voyageurs l’accès à une assistance immédiate et à des conseils d’experts pertinents et fiables.

Des performances basées sur les données

Rencontrer les gens en personne présente de nombreux avantages : stimuler l’innovation, la diversité résultant de nouvelles rencontres et de nouvelles façons de pensée, et le partage de connaissances qui aide à établir des relations professionnelles solides générant plus de valeur, plus rapidement. Mais tout cela s’accompagne désormais de nouveaux éléments à prendre en considération, tant au niveau des coûts que du bien-être des voyageurs.

Depuis la crise, le Travel Manager remplit un rôle essentiel pour l’entreprise, axé sur la gestion des risques liés aux voyages et l’amélioration du bien-être des voyageurs. Les Travel Managers, en partenariat avec les dirigeants, devront créer pour leur entreprise des moyens systématiques visant à réduire les risques en définissant de nouvelles directives de voyage. L’exploitation de données est essentielle pour prendre des décisions éclairées sur les lignes directrices et les politiques, en ligne avec la tolérance au risque d’une entreprise.

Il est impossible de dire avec certitude à quoi ressembleront les voyages de demain, mais le bien-être des voyageurs sera assurément au cœur des préoccupations dans une majorité des entreprises. Egencia Travel Advisor est un outil performant qui vous propose, ainsi qu’à vos voyageurs, des informations qui vous permettront d’appréhender votre reprise des voyages plus facilement et en toute confiance.

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