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Why You Must Have a Travel Expense Policy for Your Small Business

Pourquoi une politique de dépenses de voyage est-elle indispensable à votre petite entreprise ?

7 min
Date de publication: 23 February 2023
Small Business Coworkers Discussing Expenses

À mesure que votre entreprise se développe et que de plus en plus de vos employés doivent partir en voyages d’affaires, il devient indispensable d’adopter une politique claire en matière de déplacements professionnels et de dépenses. Et ce, d’autant plus que, en tant que petite ou moyenne entreprise, vos fonds et le nombre de vos acheteurs peuvent être plus limités que dans de plus grandes sociétés. Une politique claire en matière de voyages d’affaires et de dépenses pourra aider vos employés à respecter cette dernière, contribuera à réduire les dépenses inutiles en évitant les coûts cachés et vous offrira une meilleure vue d’ensemble de votre budget.

Qu’est-ce qu’une politique de dépenses de voyage ?

Une politique de dépenses de voyage est un ensemble de règles et de directives à respecter lors de la réservation d’un vol, d’une chambre d’hôtel, d’une voiture de location ou encore de l’achat d’un billet de train. Elle définit distinctement les dépenses considérées comme professionnelles afin de pouvoir procéder au remboursement de l’employé. Ces règles visent à assister les employés lors de leurs réservations de voyages d’affaires et dans leur gestion des dépenses qui y sont liées.

Il n’existe pas d’approche unique en matière de politique de dépenses de voyage. Pour établir la vôtre, il convient de prendre en considération les besoins de votre entreprise et de vos employés ainsi que le budget alloué aux voyages.

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Pourquoi une politique de dépenses de voyage est-elle indispensable à votre petite entreprise ?

Les déplacements sont souvent nécessaires pour les employés et il est crucial de les rendre aussi simples et clairs que possible. Vos politiques voyages doivent satisfaire aussi bien les besoins de votre entreprise que ceux de vos employés. Afin d’éviter de subir le syndrome d’épuisement des grands voyageurs, il importe de comprendre les attentes des employés et de s’efforcer de leur proposer des options de voyage flexibles, avec par exemple des durées de voyage prolongées et l’ajout de jours de vacances personnelles. Découvrez ici comment les politiques voyages et de dépenses impactent votre culture d’entreprise dans son ensemble. 

Simplifier la procédure grâce à un outil de gestion des réservations centralisé ainsi qu’à une politique voyages et de dépenses claire et rigoureuse permet d’épargner à vos employés du temps et des efforts, et d’éviter toute confusion tout en simplifiant la gestion des frais de voyage pour votre entreprise. Une plateforme de réservation centralisée est un portail unique qui répond à tous vos besoins en matière de voyages. Plutôt que de perdre du temps à rechercher les meilleures options chez plusieurs prestataires de voyages, trouvez celles qui satisferont à vos besoins et à votre budget sur une plateforme de gestion des voyages d’affaires. En outre, l’outil centralisé de gestion des réservations de voyages tiendra compte de vos politiques voyages tout au long de l’expérience de réservation.

Si des employés doivent voyager pour votre entreprise, une politique voyages et de dépenses vous permettra de les informer sans équivoque du montant maximal autorisé pour la réservation, entre autres, des vols et de l’hébergement. Donner des consignes claires permet de lever le voile sur les zones d’ombre pouvant mener à des pertes d’argent, et de procurer un sentiment de confiance à vos employés qui réservent leur propre voyage. La politique de dépenses de voyage de votre entreprise peut aider à anticiper les coûts liés aux déplacements et permet une plus grande transparence budgétaire.

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte. Que ce soit pour la location d’une voiture, l’achat d’un billet d’avion ou la réservation d’une chambre d’hôtel, l’option recommandée, basée sur le prix et le niveau de sécurité, évolue sans cesse. Vos paramètres d’approbation doivent être en mesure de suivre l’évolution de l’économie et du monde du voyage. Voici quelques éléments de base à prendre en compte :

  • la gamme de prix des billets d’avion selon la destination
  • le coût maximal des dépenses d’hébergement par nuit
  • les autorisations de surclassement en classe Affaires ou en 1re classe
  • le nombre minimum de jours réservés à l’avance
  • les différents types de motifs de voyage

Mettre en œuvre une politique voyages et de dépenses : quels avantages ?[1]

Elle permet de définir les attentes des employés

Mettre à la disposition des employés des consignes claires, qui précisent quelles dépenses sont couvertes et comment fonctionne la réservation, dissipe les malentendus et la frustration lors de la réservation des vols et de l’hébergement ou encore lors de la remise de la note de frais à rembourser.

Elle permet à votre entreprise d’être parée à tout audit

Élaborer une politique voyages permet à votre entreprise de s’adapter à n’importe quelle directive fiscale et de respecter la réglementation imposée par l’État, et donc d’être parée à tout audit.

Elle définit les rôles et responsabilités de chacun

Qu’un employé sache à qui s’adresser en cas de besoin permet d’établir un climat de confiance, qui incite à la communication, au sein de votre organisation. Par exemple, si le département des ressources humaines gérait tous les voyages d’affaires, les employés sauraient toujours à qui adresser leurs questions.

Elle fait passer au premier plan les résultats financiers de l’entreprise

Puisque que les politiques voyages renforcent la transparence des budgets en les centralisant, les personnes en charge de ces derniers peuvent alors gérer les coûts et instaurer des mesures préventives pour réduire les pertes.

Elle permet de lutter contre la fraude

L’erreur est humaine, mais les demandes de remboursement automatiques permettent de corriger ces erreurs fortuites (ou délibérées), telles que la remise en double d’un reçu. Une politique de dépenses de voyage correctement élaborée et claire permet d’éviter toute confusion ou zone d’ombre qui pourrait se solder par une erreur humaine.

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Que devriez-vous inclure dans votre politique de dépenses de voyage ?

Même si toutes les politiques voyages sont différentes, il existe des éléments communs à chacune d’entre elles pour s’assurer de leur efficacité. Mais n’oubliez pas le point le plus important : votre politique se doit d’être dynamique et flexible, puisqu’elle devra fréquemment être mise à jour. Les politiques voyages devraient idéalement être mises à jour au moins une fois par an. Adaptez votre politique à vos buts commerciaux, votre budget, la taille de votre entreprise, etc. Vous trouverez ci-dessous une liste des éléments qui caractérisent une politique voyages efficace.

Un message clair

Lorsque vous rédigez votre politique, ayez recours à un langage clair et concis, facile à comprendre. Ne compliquez pas votre phrasé en employant un jargon d’entreprise et juridique qui pourrait perturber vos employés ou laisser apparaître des zones d’ombre.

Des limites budgétaires et des modes de paiement préconisés

Assurez-vous de fixer clairement les limites budgétaires pour l’hébergement, les vols, la location de voiture et les billets de train. Indiquez clairement aux employés les outils de gestion des réservations que vous souhaitez qu’ils utilisent et spécifiez le mode de paiement (comme les cartes de crédit) à employer.

Une description des frais couverts

Un autre point qui doit attirer votre attention lors de l’élaboration de votre politique est l’énumération explicite des dépenses professionnelles couvertes.[2] Par exemple, si le voyage d’affaires inclut une rencontre avec de potentiels clients qui nécessite un dîner ou un drink, il serait opportun de l’englober dans les dépenses couvertes, puisque l’entreprise est directement concernée. Si les employés perçoivent une indemnité journalière pour les repas, cela doit être mentionné clairement dans la politique. Si vous n’avez pas d’idée des éléments généralement couverts, en voici une liste non exhaustive :

  • Le vol
  • Le billet de train
  • La location de voiture
  • L’hôtel
  • Les déplacements en taxi et le covoiturage
  • L’inscription à une conférence
  • Le parking
  • Le kilométrage et le carburant (si l’employé conduit)
  • Les péages
  • Les pourboires laissés lors des repas et à l’hôtel

Description de la procédure de remboursement

Enfin, il est important de fournir des instructions claires quant à la manière dont les employés doivent introduire leur demande de remboursement. Tous les éléments doivent être mentionnés explicitement, y compris les délais dans lesquels la demande doit être déposée, les documents requis (reçus ou relevés bancaires), le temps estimé du traitement de la demande et la manière dont le remboursement sera émis (chèque séparé ou sur le prochain salaire).

Egencia propose des solutions de voyages d’affaires aux petites et moyennes entreprises

Une entreprise en plein développement comme la vôtre se doit de disposer des outils, processus et systèmes adéquats pour promouvoir un programme voyages pertinent et une expérience de gestion des frais de voyage fluide. Où que vos voyages d’affaires vous mènent, Egencia vous aide à gérer vos politiques internes, vos voyageurs et vos dépenses par le biais d’une plateforme unique, intuitive et conviviale ainsi que via une assistance 24 h/24, 7 j/7.

N’hésitez pas à demander une démo pour en savoir plus.

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