Comment se renforcer en tant que Travel Manager

Posted: 28 June 2020
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Dans le contexte actuel des voyages d’affaires, de nombreux Travel Managers ressentent une pression à être plus forts que jamais. La gestion des risques et des dépenses étant prioritaire, les cadres supérieurs accordent une attention toute particulière aux voyages d’affaires. L’accent est donc mis sur la manière dont les TM peuvent concilier gestion des risques et des coûts pour créer un programme voyages d’affaires réussi, en toute sécurité.

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Quels sont les points communs des personnes de succès ? Elles écoutent et apprennent des experts en la matière, recherchent et utilisent des données et les assimilent pour prendre des décisions éclairées. Il est impossible de tout savoir, surtout en ces temps incertains. Nous avons rassemblé quelques suggestions pour vous aider à faire avancer votre entreprise, à développer votre propre expertise et à votre programme voyages d’affaires en vue de la reprise. Voici quelques étapes à suivre :

  • Renseignez-vous le plus possible sur le secteur du voyage. Inscrivez-vous à des webinars pour suivre les nouvelles les plus récentes du secteur et rejoignez vos organisations de voyage locales, comme GBTA Europe1, pour vous impliquer et réseauter.
  • Vérifiez si votre agence de voyages d'affaires (TMC) propose des occasions d’établir des connexions ou des activités d’apprentissage partagées. Nous vous proposons pour notre part la communauté en ligne Egencia Connect, permettant aux TM de trouver et de partager des informations et leurs connaissances sur le secteur avec leurs pairs et des experts.
  • Travaillez en étroite collaboration avec les collaborateurs concernés pour vous assurer que leurs besoins sont couverts. Cela pourrait impliquer des discussions régulières avec des équipes telles que les RH, sur le thème Hygiène et Sécurité, ou avec le service financier pour parler des coûts liés aux déplacements et des dépenses. Pour approfondir la question, consultez notre webinar sur la Relance des voyages d’affaires post COVID-19

« Ne vous isolez pas ! Entourez-vous de collaborateurs concernés par la sécurité des voyages, des RH à la gestion des installations en passant par la direction. Lorsque vous parlez aux ressources humaines, évaluez les risques associés aux voyages en période de COVID-19 qu’ils soient bien pris en compte et réduits, tant que possible. Évitez de publier des directives ou des conditions-cadres en l’absence des informations nécessaires. Assurez-vous également que vos voyageurs ne se retrouvent pas en difficulté, sans savoir quoi faire. »

— Caroline Strachan, Managing Partner chez Festive Road.

Poser les bonnes questions Avant de repenser votre programme voyages d’affaires ou mettre au point votre prochaine présentation auprès de la direction, veillez à tenir compte de toutes les questions et réponses que vous devrez couvrir.

  • Quelle est la place des voyages d’affaires pour votre entreprise et comment les intégrerez dans votre stratégie de croissance et de reprise ? Évaluez votre programme et vos politiques en matière de voyages d’affaires afin qu’ils soient en accord avec vos objectifs dans le cadre de la reprise et du retour à la normale.
  • Comment vos voyageurs seront-ils affectés en fonction de leur position dans l’entreprise ? Discutez avec les chefs de département pour décider quels seront les voyageurs devant reprendre la route et comment les soutenir selon la position qu’ils occupent. Quelle que soit la nature de votre entreprise, aussi bien les employés du service des ventes ou des RH que les créatifs et les ingénieurs risquent de subir les conséquences des changements dans le monde des voyages. Il sera donc capital de comprendre quel type d’assistance spécifique leur fournir.
  • Comment avez-vous répondu aux préoccupations des voyageurs ? Communiquez avec vos voyageurs, que ce soit directement ou par le biais de sondages auprès de l’entreprise. L’IATA a récemment rapporté que 84 % des voyageurs ont peur de voyager tant que le virus n’est pas contenu 2. Il est donc capital de répondre aux préoccupations de vos employés afin qu’ils se sentent de nouveau à l’aise à l’idée de reprendre la route et leur proposer la meilleure assistance de gestion des risques possible.
  • Comment votre Account Manager peut-il vous aider ? L’Account Manager de votre TMC est un expert en voyage d’affaires, il sera à même de vous fournir toute l’assistance et les informations nécessaires.

Téléchargez notre sélection d’outils pour repenser votre programme voyages d’affaires pour l’après COVID-19 et obtenir des conseils concrets sur la définition de vos objectifs, l’analyse et la révision de votre programme voyages d’affaires et de vos politiques.

Partager vos idées Une fois que votre programme sera en place, l’étape suivante sera de partager ces informations avec l’équipe de haute direction. Réunir tout le monde autour d’une table virtuelle sera le premier obstacle à surmonter, puis viendront la préparation et la présentation.

  • Commencez par le commencement. Contactez d’abord votre responsable et, avec son soutien, partagez vos préoccupations et vos initiatives avec les bonnes personnes.
  • Concentrez-vous sur ce que vous pouvez contrôler pour influencer les décisions et minimiser les risques voyageurs. Vous ne pouvez pas prédire l’avenir. Assurez-vous donc que vous abordez toutes les mesures que vous prenez et de quelle façon celles-ci soutiennent votre entreprise et vos voyageurs.

« Soyez clair et bref. [votre équipe de direction] veut avoir une idée générale et ne pas se perdre dans les détails. Pensez à fournir plusieurs options, mais n’oubliez pas de toujours commencer par celle qui vous tient à cœur. »

— Whitni Willmore, Travel manager chez Engineered Structures, Inc.

  • Divisez les défis rencontrés en unités séparées, plus faciles à gérer. Commencez par présenter les principaux défis et opportunités, avant de dire de quelle façon vous les affronterez pour vous assurer que les besoins les plus urgents soient bien pris en compte.
  • Soyez sûr de vous et appuyez vos arguments sur des chiffres. Mais n’oubliez pas de demander un retour à vos interlocuteurs, cela peut vous aider à trouver de nouvelles idées.

« Soyez préparé au moment de la présentation. Soyez bref et concis et appuyez vos arguments sur des faits et des statistiques. »

— Lisa Wilke, gestionnaire de voyages d’affaires chez Nationwide. 

Soyez sûr de vous Nous vivons une époque sans précédent. Les demandes et les défis nés de cette année 2020 sont à des années-lumière de ceux rencontrés jusqu’à présent. Ayez confiance en vous, préparez vos arguments, tirez profit de vos relations avec les collaborateurs concernés et faites de la sécurité votre priorité. Et si vous avez encore des doutes sur la façon dont vous y prendre pour partager vos plans et vos idées, consultez les conseils de notre blog Des stratégies faciles pour renforcer votre image, buvez une gorgée d’eau, respirez bien fort... Et lancez-vous ! Enfin, entourez-vous de partenaires de qualité À Egencia, nous pouvons vous aider à mettre en place toutes les astuces et conseils exposés précédemment. Nos équipes sont toujours prêtes à vous soutenir. Une fois que vous aurez recueilli les commentaires de vos collaborateurs concernés et compris leurs nouvelles exigences, nos équipes expertes chargées de l’Account Management et de l’implémentation aideront votre entreprise à ajuster sa politique voyage d’affaires en fonction de vos besoins. Vous pourrez aussi profiter des ressources de la communauté en ligne Egencia Connect. Dans cette communauté, les Travel Managers peuvent partager les meilleures pratiques, obtenir des astuces et des conseils d’experts du voyage et de leurs pairs concernant les voyages d’affaires, et cumuler des points en complétant des activités amusantes. En tant que TMC à laquelle plus de 9 000 entreprises dans le monde ont confié la gestion de leurs voyages d’affaires, nous avons les moyens de vous aider à devenir le meilleur Travel Manager possible pour votre entreprise. Consultez notre sélection complète d’outils pour repenser votre programme voyages d’affaires pour l’après COVID-19 et vous préparer au moment où les voyageurs reprendront la route.

1. « Chapters and regions - Europe » GBTA. https://www.gbta.org/membership-and-communities/chapters-and-regions/europe 2. « Sondage COVID-19 réalisé par l’IATA auprès des passagers » Association internationale du transport aérien (International Air Transport Association ou IATA). Avril 2020. https://www.iata.org/en/publications/store/covid-passenger-survey/

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