Que prendre en compte lorsqu'on prépare un appel d'offres ?

La technologie change l'attitude des Travel Managers face aux appels d'offres. L'accès aux données permet de simplifier les négociations et de les rendre plus transparentes. De plus, les Travel Managers peuvent bénéficier de beaucoup plus d'informations sur les voyageurs que jamais auparavant.   

En tant que Travel Manager, vous n'avez pas besoin d'un tas d'informations pour préparer un appel d'offres (AO), mais vous devez disposer de certains indicateurs clés. Pour vous préparer, utilisez les indicateurs d'évaluation du programme voyages actuel. Il convient notamment de prendre en compte la part de la chaîne d'hôtels dans le portefeuille, les nouvelles destinations sans hôtels négociés et la dépense hôtel globale. Des outils comme Egencia Analytics Studio vous permettent d'accéder rapidement et facilement à ces informations. De plus, vos stratégies de négociation et vos préparations d'évaluation des prestataires tout au long de l'année sont facilitées par une extraction très simple des résultats.     

Sur ce blog, nous analysons les éléments spécifiques sur lesquels vous pencher lors de la préparation d'un appel d'offres.

1. Comprendre les impératifs de votre programme 

Lorsque vous négociez un appel d'offres, vous devez prendre en compte divers facteurs qui diffèrent selon ce qui prime dans votre entreprise. Identifiez les villes les plus visitées, l'éloignement de votre entreprise, la durée moyenne des séjours à l'hôtel et les équipements et services les plus prisés. Connaître ces éléments de votre programme hôtelier est essentiel, car le respect de la politique voyage est une priorité pour les Travel Managers. Vous pourrez alors supprimer des options dans les régions moins visitées ou mieux comprendre les raisons pour lesquelles vos voyageurs ne séjournent pas dans les hôtels préférés.  

Les outils de reporting perfectionnés de votre agence de voyages d'affaires peuvent vous aider à déterminer ce qui fonctionne le mieux dans votre programme voyages. Ces éléments sont d'autant plus utiles pour négocier des contrats qu'ils sont basés sur les exigences spécifiques des voyageurs de votre entreprise.  

2. Être en phase avec la culture d'entreprise 

La culture d'entreprise joue un rôle important dans les relations avec les clients et avec les prestataires. Chez Egencia, les clients sont notre priorité. C'est pourquoi nous nous efforçons de trouver des partenaires hôteliers qui proposent d'excellentes prestations et un Service Clients exceptionnel.  

Les Travel Managers doivent prendre en compte les conséquences qu'aura, sur la globalité de leur culture d'entreprise, un programme voyages géré. En effet, une entreprise avec une forte culture du bien-être pourrait, pour conforter ses valeurs, sélectionner des partenaires hôteliers qui proposent des équipements de fitness gratuits. 

3. La satisfaction voyageurs  

Les clients sont devenus beaucoup plus exigeants concernant leur expérience voyage, que ce soit pour les affaires ou les loisirs. La technologie a changé la manière de réserver et de vivre les voyages. En conséquence, les voyageurs d'affaires attendent le même confort dans les loisirs qu'au travail.  

Les voyageurs veulent des expériences personnalisées tout au long de leur voyage. Les progrès de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique permettent de fournir les bonnes options au bon moment, sur tout appareil compatible. Chez Egencia, nos nouvelles technologies offrent aux voyageurs plus d'options pour trouver, réserver et atteindre leur hébergement au moment où ils le veulent et comme ils le veulent. 

Il n'existe pas qu'une seule façon de réaliser un voyage d'affaires qui conviendrait à tout le monde. Les voyageurs souhaitent pouvoir faire des choix concernant leur voyage. Par exemple, des voyageurs en déplacement prolongé peuvent préférer un appartement plutôt qu'un hôtel. Egencia a donc augmenté ses options d'hébergement alternatif pour répondre à cette demande.   

4. Renforcer l'autonomie des employés  

Les employés représentent l'atout le plus précieux d'une entreprise. Les entreprises qui ont un programme voyages géré bénéficient d'un avantage concurrentiel au niveau du recrutement et de la fidélisation des employés. Les entreprises peuvent mettre en avant la valeur de leurs employés en leur offrant des avantages voyage simples.  

Une expérience voyage sans accrocs (sur tous les aspects du voyage et quel que soit l'appareil utilisé) donne entière satisfaction aux employés. Lorsque les employés disposent d'outils de gestion des réservations de voyage conviviaux et intuitifs, ils sont plus enclins à les utiliser. Et, plus les employés adoptent les outils, plus le taux d'adhésion au programme s'améliore.  

5. La personnalisation  

La personnalisation est essentielle pour les voyages d'affaires. Elle crée une relation plus étroite et plus pertinente avec les voyageurs, car elle permet de répondre à leurs attentes et à leurs besoins.  

Sur la plateforme Egencia, nous exploitons les données pour comprendre nos clients et leur fournir des expériences plus personnalisées. La technologie prédictive nous permet d'analyser les habitudes et les préférences de chacun en ce qui concerne les voyages. Ainsi, la présentation de résultats pertinents au niveau des hôtels et des vols permet d'améliorer le respect de la politique voyage.   

6. La flexibilité  

Les clients sont en mobilité permanente. C'est pourquoi les atouts essentiels d'un programme voyages sont la convivialité, la simplicité et la flexibilité. On comprend alors tout l'intérêt d'une plateforme mondiale de voyages d'affaires. Les clients peuvent enregistrer tous leurs plans de voyage au même endroit, puis réserver ou changer un voyage à la demande.    

Egencia offre à vos voyageurs des outils qui fonctionnent et leur permet de les utiliser sur plusieurs applications.   

7. Les PME et la technologie voyageurs  

S'associer à une agence de voyages d'affaires qui possède une plateforme mondiale peut accroitre la performance des entreprises, quelle qu'en soit la taille. En effet, les Travel Managers peuvent réduire le temps passé à la consolidation des données en ligne et hors ligne pour produire des rapports. Ils peuvent tout voir d'un seul coup d'œil. De plus, les petites et moyennes entreprises peuvent facilement consolider plusieurs programmes voyages, au fur et à mesure qu'elles grandissent et se développent. Utiliser une plateforme de voyage unique, en ligne et qui fonctionne à l'échelle mondiale, cela permet de tout regrouper au même endroit. 

L'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique ont entièrement révolutionné le secteur du voyage. Désormais, les Travel Managers ont en main des renseignements pertinents et exploitables. Ils peuvent alors mieux gérer leurs programmes voyages, en améliorer le respect et éditer des rapports extrêmement précieux.  

Egencia propose une plateforme de voyages d'affaires mondiale et entièrement intégrée. Les Travel Managers bénéficient alors d'une visibilité totale de l'ensemble des aspects de leur programme, en un seul et même endroit.  

Et maintenant ? 

Les appels d'offres donnent aux Travel Managers l'opportunité d'exploiter pleinement les données dont ils disposent. Assurez-vous que votre actuelle ou future agence de voyages d'affaires ainsi que vos prestataires hôteliers complémentaires seront capables de gérer et de s'adapter aux impératifs de vos voyages d'affaires.  

Il n'existe pas qu'une seule façon d'envisager les voyages d'affaires. Vous voulez connaître la manière dont une entreprise de logiciels en pleine croissance, Splunk, utilise la plateforme mondiale d'Egencia et sa technologie de pointe pour gérer ses voyages d'affaires ? Visionnez la vidéo pour en savoir plus.  

Cet article a été publié la première fois sur LinkedIn.