Comment les Travel Managers préparent les futurs voyages

Posted: 18 June 2020
future-travel-after-covid191.jpg

Vous préparez vos voyageurs d’affaires à l’après COVID-19 ? Difficile de savoir par où commencer... Les choses sont en train de changer et le secteur du voyage est confronté, encore aujourd’hui, à des défis sans précédent qu’il doit apprendre à relever sur le tas, en avançant à tâtons et en faisant preuve de vigilance.

Le secret réside dans la préparation. Personne ne sachant dire quand les voyages vont reprendre leur cours normal, de nombreuses entreprises essaient de s’organiser afin que leurs employés puissent, dans l’intervalle, voyager en toute sécurité. Egencia accompagne ces entreprises en s’efforçant de répondre aux préoccupations de leurs voyageurs et de minimiser les risques dans leur programme voyages d’affaires.

Nous nous sommes entretenus avec plusieurs Travel Managers en charge des voyages d’affaires chez quelques-uns de nos clients issus de différents secteurs. Nous leur avons posé un certain nombre de questions afin de comprendre comment ils préparent leur programme voyages et leurs voyageurs à ce qui les attend.

  1. Quelles actions mettez-vous en place pour préparer votre programme voyages aux futurs voyages?

Mise à jour de l’information: les TravelManagers veulent pouvoir savoir qui est en déplacement où et quand, afin de pouvoir contacter leurs voyageurs en cas d’imprévu. Vérification des profils voyageurs, incitation des voyageurs à mettre à jour les personnes à contacter en cas d’urgence dans leur profilEgencia... Les TravelManagers ont donc commencé par mettre à jour les informations voyageur.

«Nous mettons à jour les profils voyageurs avec les personnes à contacter en cas d’urgence et vérifions que toutes les informations sont exactes. Nous faisons également du tri parmi les crédits de voyage inutilisés pour voir lesquels ont été impactés par la COVID-19. Et nous essayons de définir quels voyages seront considérés comme essentiels.»

— Whitni Willmore, TravelManager chez Engineered Structures, Inc.

Communication: certaines entreprises ont interrogé leurs voyageurs fréquents pour savoir s’ils se sentaient prêts à reprendre la route et déterminer ce qui pourrait les rassurer. Nombre d’entre elles ont également commencé, en collaboration avec leurs Account Managers chez Egencia, à organiser des sessions de formation et d’information au sujet des futurs voyages.

Définition des voyages essentiels: selon la nature de l’entreprise, les voyages seront parfois presque tous considérés comme essentiels, à certains postes par exemple. Mais pour la plupart des Travel Managers, l’exercice consistera à déterminer qui voyage, quels sont les besoins du client et où le voyageur doit se rendre.

Gestion des billets inutilisés: la plupart des entreprises ont confié vouloir comprendre comment gérer leurs billets et leurs crédits de voyage inutilisés. Découvrez comment Egencia aide les TravelManagers à tirer profit de leurs crédits de vol grâce à des informations claires.

  1. Prévoyez-vous d’adapter votre politique voyages d’affaires? Et si oui, comment?

Ajout de conditions propres aux voyages essentiels: de nombreuses entreprises s’appliquent à définir à quoi ressembleront les voyages essentiels. Une fois définies, les conditions pourront être intégrées à leur politique voyages d’affaires, apparaître dans les résultats de recherche de la solution de gestion de voyages d’Egencia et être mises à jour, si nécessaire, à mesure que les voyages post COVID-19 évolueront.

«Nous commençons à examiner quel coût se cache derrière le coût d’un voyage, le temps nécessaire, l’impact sur l’environnement, la disponibilité des vols, etc. Nous voulons nous assurer que notre gestion des voyages est efficace à tous les points de vue pour garantir le succès (et la rentabilité) de notre entreprise.»

— Whitni Willmore, TravelManager chez Engineered Structures, Inc.

Modification des fenêtres de réservation: les réservations anticipées ont tendance à coûter moins cher et sont, en temps normal, très souvent privilégiées par les entreprises. Dans le contexte actuel, plusieurs de nos clients réduisent les fenêtres de réservation pour permettre une plus grande flexibilité à l’approche des voyages.

Communication régulière: en tant qu’agence de voyages d’affaires, nous communiquons plus régulièrement avec les voyageurs d’affaires afin de les tenir informés des dernières mises à jour. Plusieurs de nos clients ont reconnu attendre à présent la même chose de leurs voyageurs et vouloir les encourager à prendre régulièrement contact avec eux.

«Nous allons mettre en place un nouveau protocole pour les voyages et demanderons aux voyageurs de nous contacter plus régulièrement en cas d’urgence.»

— Irene Lavell, assistante de direction senior chez MerrittWoodwork

Restrictions: grâce à notre solution de gestion de voyages d’affaires, les Travel Managers peuvent très facilement suspendre les voyages vers certaines destinations ou avec certains transporteurs. Plusieurs de nos clients ont reconnu utiliser cette fonctionnalité tout en se référant aux informations de voyage officielles émises pour chaque pays et région afin de maintenir les restrictions en place là où cela s’avère nécessaire.

Approbations: certains de nos clients ont ajouté de nouvelles approbations dans le but de garantir la sécurité de leurs voyageurs. Ils ont, par exemple, défini des approbations plus strictes pour les voyages vers des destinations présentant un risque élevé. En temps normal, les processus d’approbation peuvent s’avérer contre-productifs, mais dans le contexte actuel, ils peuvent contribuer à minimiser et à gérer les risques liés aux voyages.

  1. De quelle façon prévoyez-vous d’accompagner vos voyageurs avant et après leur voyage d’affaires?

Suivi des recommandations: tous les TravelManagers avec lesquels nous avons discuté ont indiqué se référer aux recommandations du Centre pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC) et continuer à surveiller les avertissements en vigueur ainsi que les interdictions, restrictions et conditions de voyage spécifiques à chaque pays, État et région.

Création d’un pack voyageur (avec équipement de protection individuelle): un de nos clients a révélé être en train d’étudier la possibilité d’envoyer des packs voyageur qui comprendraient un set d’équipement de protection individuelle (masque, gants, gel hydroalcoolique et lingettes). Ce pack inclura une fiche expliquant comment respecter les nouvelles conditions d’hygiène des compagnies aériennes, sociétés de location de voiture, compagnies ferroviaires et hôtels.

Quarantaine: la plupart des entreprises travaillent sur des règles d’auto-quarantaine en se basant sur la liste des interdictions et des conditions de voyage par destination. Avoir connaissance des mesures de quarantaine en place pour chaque destination les aidera par ailleurs à définir les voyages essentiels.

  1. De quels outils et de quelle aide auriez-vous besoin pour mettre en place tous ces changements?

De manière générale, voici les trois points principaux pour lesquels nos clients estiment avoir le plus besoin d’assistance.

  • Profiter de leurs billets et crédits inutilisés:

Lisez cet article pour plus d’informations sur la gestion des billets inutilisés et le reporting.

  • Identifier les aéroports impactés et vérifier les recommandations par État et par pays:

Regardez cette vidéo pour savoir comment accéder au Centre d’aide. Consultez le Centre d’aide pour rechercher les dernières informations sur les compagnies aériennes et les réglementations pour chaque pays.

  • Comprendre comment préparer les voyageurs d’affaires à reprendre la route:

Téléchargez la check-list des conseils de sécurité avant le départ et communiquez-la à vos voyageurs d’affaires.

  1. Quelle est la principale raison qui vous motive, ainsi que vos voyageurs, à reprendre la route?

En très grande majorité, nos clients ont reconnu avoir hâte de pouvoir à nouveau rencontrer leurs contacts en personne. Les TravelManagers nous ont maintes fois répété que le mieux serait pour eux de pouvoir «voir et parler aux clients, prestataires et collègues face à face».

Faites-vous aider! Nous l’avons compris. Rien ne vaut les interactions en personne. Et en attendant que les choses redeviennent ce qu’elle étaient, nous sommes là pour accompagner nos clients et les aider à s’adapter à cette nouvelle normalité en toute sécurité et avec brio. Vous cherchez une agence de voyages d’affaires capable de vous aider à garantir la sécurité de vos voyageurs, les rassurer et vous permettre de mieux comprendre les dépenses de votre programme voyages? Téléchargez la check-list: comment trouver l’agence de voyages idéale pour découvrir quelles qualités rechercher en priorité.

Vous cherchez de meilleures solutions pour vos voyages d’affaires ? Prenez contact avec notre équipe.