Les entreprises à croissance rapide sont amenées à prendre des décisions quotidiennes qui évoluent constamment. Il se peut en effet que vos besoins d’aujourd’hui diffèrent de ceux de demain.

La question se pose alors de savoir quel est le bon moment pour confier la gestion de vos voyages d’affaires à un partenaire. Et qu’est-ce que cela implique au juste ?

Pourquoi collaborer avec une agence de voyages d’affaires ?

Une agence de voyages d’affaires vous apporte la structure et le soutien dont vous avez besoin pour gérer de larges volumes de réservations.

Elle met une plateforme de réservation de voyages d’affaires à la disposition des voyageurs, des organisateurs exécutifs de voyage et des Travel Managers. Elle fournit une assistance à vos voyageurs en déplacement si leur projet de voyage ne se déroule pas comme prévu. Et elle vous aide à exploiter vos données de voyage pour trouver des opportunités d’économies et identifier les domaines qui nécessitent une attention particulière.

Avec une agence de voyages d’affaires, les réservations dispersées se transforment en un levier stratégique qui vous permet de réaliser des économies, de bâtir votre culture d’entreprise et de prendre une longueur d’avance sur la concurrence. Elle constitue même un atout indéniable pour attirer et retenir les talents.

Quel est le bon moment ?

La réponse brève est : maintenant. Si vous souhaitez rationaliser vos dépenses de voyage tout en optimisant l’expérience de voyage de vos employés, le moment est venu de faire appel à une agence de voyages d’affaires. Pour les entreprises en rapide évolution, il est d’autant plus judicieux de mettre en place des systèmes (par ex. : politique voyages, procédures d’approbation, etc.) avant qu’une vague de nouvelles embauches ne vienne compliquer la tâche.

« Les entreprises nous demandent souvent si elles ont l’envergure suffisante pour bénéficier d’un partenariat avec une agence de voyages d’affaires », explique Samantha Shoemaker, Senior Director of Worldwide Sales Development chez Egencia. « Vous souhaitez réaliser des économies ou optimiser vos procédures, ou vous recherchez un moyen d’assurer la tranquillité d’esprit de vos voyageurs lorsqu’ils sont en déplacement ? Si la réponse à l’une ou l’autre de ces questions est positive, le moment est, selon moi, venu de rechercher une agence de voyages d’affaires. »

Et ensuite ?

La première étape de la transition vers un programme voyages encadré consiste à faire le point sur votre vision des voyages. « Le plus grand conseil que je donnerais aux entreprises en rapide évolution qui décident d’opter pour un programme voyages encadré, c’est de considérer les voyages non pas comme un coût, mais comme un investissement, déclare Ronan Bergez, Senior Sales Director EMEA chez Egencia. Dans cette optique, pensez aux avantages en termes de valeur, de durabilité et de gestion du risque, qui, nous le savons, jouent tous un rôle clé dans chaque entreprise de nos jours. »

Considérer les voyages comme un investissement stratégique vous ouvre des portes et vous permet de tirer le meilleur parti de vos déplacements. Plutôt que de simplement vous demander quel est le moyen le moins cher de réserver des vols et des séjours à l’hôtel, vous pouvez tenir compte d’éléments tels que le bien-être des voyageurs, la sécurité des employés, l’adéquation culturelle, la gestion des risques des voyageurs, la consolidation de volumes pour les tarifs négociés, etc.

Comment faire le bon choix ?

Une fois que vous examinez les voyages d’affaires sous l’angle d’un investissement stratégique, demandez-vous quel type de société de gestion de voyages conviendrait le mieux à votre entreprise.

Commencez par vous poser les trois questions suivantes :

• Dans quelle mesure vos voyageurs sont-ils fervents de technologies ?
  Vos employés sont-ils adeptes de la gestion des comptes manuelle et des listes de courses manuscrites ou ont-ils tendance à utiliser des applications mobiles pour tout ? Selon vos réponses, vous souhaiterez rechercher soit une agence de voyages d’affaires composée d’agents hautement qualifiés, soit une plateforme intuitive et conviviale avec application mobile où les voyageurs pourront essentiellement subvenir à leurs besoins de voyages en libre-service.
   
• Quelle importance accordez-vous aux données ?
  Pour les entreprises en rapide évolution, les données sont essentielles à la prise de décisions d’affaires éclairées. Quand recruter ? Quand s’étendre à de nouveaux marchés ? Dans quels types d’innovations investir ? Demandez-vous si vous êtes à l’aise à l’idée que vos frais de voyage soient un facteur négligé. Ou si vous auriez plutôt intérêt à collaborer avec une entreprise qui pourrait vous donner accès à des informations en temps réel et à des analyses basées sur des données de voyage consolidées.
   
• Dans quelle mesure les économies stratégiques sont-elles importantes à vos yeux ?
  Les entreprises à croissance rapide doivent suivre de près leurs résultats financiers, à la fois pour conserver une gestion saine de leur activité et pour prouver à leurs investisseurs qu’elles dépensent – et épargnent – de manière stratégique. Si les économies stratégiques sont pour vous une priorité, recherchez une agence de voyages d’affaires qui pourra vous aider à économiser sur les coûts liés aux déplacements de multiples façons, sans compromettre votre culture d’entreprise ni priver vos employés de leurs avantages. Pour rentabiliser pleinement votre investissement, recherchez une agence de voyages d’affaires qui propose un large éventail de tarifs négociés et qui a recours à la technologie d’apprentissage automatique pour vous permettre de réaliser des économies en coulisses et répondre plus efficacement à vos besoins.

Conclusion ? N’attendez pas qu’un problème survienne avec vos voyages d’affaires. Adoptez une approche proactive en collaborant dès maintenant avec une société de gestion de voyages. Vous pourrez ainsi entamer l’élaboration d’un programme voyages qui vous sera utile à chaque étape de votre croissance.

Pour en savoir plus, téléchargez notre check-list : Comment trouver l’agence de voyages d’affaires la mieux adaptée pour faire évoluer votre entreprise