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Cinq conseils pour organiser une réunion hors site efficace

6 min
Posted: 02 November 2022
Three female professionals happy and working together

Il n’y a rien de tel que de rassembler vos employés pour faire naître de nouvelles idées. Les réunions hors site (parfois appelées retraites) ont récemment gagné en popularité pour rassembler les équipes distribuées. Elles peuvent être très différentes d’une entreprise à l’autre : certaines peuvent se dérouler dans un hôtel, autour d’un déjeuner, tandis que d’autres privilégient l’aventure avec un séjour en camping. Dans tous les cas, elles partagent un point commun : inspirer les équipes.

Rassembler votre équipe pour une réunion hors site peut être plus bénéfique que vous ne le pensez

On constate chez les travailleurs à distance et hybrides de moins de 35 ans une tendance au « quiet quitting », qui consiste à ne faire que le minimum syndical au travail. Selon un récent sondage Gallup, plus de la moitié des employés montrent un certain niveau de désengagement, et 18 % des employés américains sont « activement désengagés » au travail, soit le plus haut pourcentage depuis 2013 !

Organiser une réunion d’équipe n’est pas une mince affaire. L’expérience que vous ferez vivre à vos employés est une illustration directe de la culture et des valeurs de votre entreprise, car elle concrétise vos promesses vis-à-vis du traitement réservé à vos équipes. Nous avons donc défini cinq étapes pour vous aider à organiser une réunion hors site efficace.

Étape 1 : définir votre objectif

Le budget déplacements, hôtel et repas peut rapidement grimper. C’est pourquoi vous devez absolument définir un objectif pour votre réunion hors site. Vous pouvez par exemple commencer par vous demander : « Quelles difficultés est-ce que j’essaie de surmonter en rassemblant mon équipe ? » N’hésitez pas à associer objectifs tangibles et intangibles.

Les objectifs tangibles peuvent être suivis et aboutissent sur des résultats spécifiques, notamment :

  • Correction d’un processus
  • Mise en œuvre d’un projet
  • Transformation d’une partie spécifique de l’entreprise

Les objectifs intangibles sont plus difficiles à mesurer, mais peuvent avoir plus de valeur, grâce à ces résultats :

  • Amélioration de la communication
  • Renforcement de la confiance et du sentiment d’appartenance
  • Adoption d’une nouvelle approche de la relation client au sein de l’entreprise

Une fois que vous aurez défini vos objectifs et les résultats attendus, vous pourrez rédiger un plan détaillant votre intention et votre démarche.

Étape 2 : choisir un lieu

La date et le budget prévus pour votre réunion vous aideront à établir une liste de lieux possibles. La demande pour les réunions en personne ayant connu une soudaine augmentation, gardez à l’esprit que les salles disponibles seront peut-être rares. Plus vous vous y prendrez à l’avance, plus vous aurez de chances de trouver le lieu idéal !

Essayez de ne pas privilégier les économies au détriment de la satisfaction de vos employés. 83 % d’entre eux considèrent les voyages d’affaires comme un avantage lié à leur travail, et pensent même qu’un voyage à venir peut les rendre18 et 9 % plus heureux et optimiste, respectivement. Choisissez un lieu que votre équipe trouvera aussi énergisant qu’extraordinaire. Vous pouvez également dresser une liste de tous les lieux qui correspondent à vos objectifs et demander aux personnes qui participent à la retraite de voter pour leur préféré.

Parmi les autres aspects à prendre en compte dans votre choix de lieu, citons la qualité de la nourriture, le confort et le style, l’accessibilité pour les membres d’équipe distribuées, la distance depuis l’aéroport et les activités disponibles à proximité.

Étape 3 : établir le programme

Évidemment, vous devez vous assurer que votre équipe sait à quoi s’attendre et pourquoi l’entreprise organise une retraite. D’où l’importance d’établir un programme.

Il existe une pléthore de retraites d’entreprise, les trois principaux types ayant pour objectifs : la réalisation de projets, le développement de compétences ou la promotion de la culture d’entreprise. Quel que soit l’objectif annoncé, veillez à créer un programme qui place l’utilité, la passion et les échanges au cœur de ce séjour pour les participants.

En effet, les employés seront plus prompts à participer à un événement qui a du sens et où ils peuvent donner libre cours à leurs passions. C’est pourquoi vous devez leur fournir un espace qui leur permette de s’exprimer librement. En autorisant les employés à être eux-mêmes, vous constaterez une amélioration de la productivité, des performances et de la réussite, tandis que vos équipes passeront moins de temps à se censurer ou se cacher.

Lorsque vous établissez votre programme d’activités de team-building, de discussions et de présentations, pensez à tout ce qu’il est impossible de faire en virtuel et que vous devez donc absolument inclure dans cet événement en personne. Autre point important : veillez à ne pas prévoir trop d’activités. Laissez votre équipe respirer de temps en temps. Ce conseil est d’autant plus important pour les équipes à distance qui n’ont pas l’habitude de côtoyer leurs collègues pendant de si longues périodes. Le but n’est pas d’accabler vos équipes de réunions où elles ne feront que rester assises pendant des heures. Laissez-leur des quartiers libres en extérieur ou prévoyez des pauses déjeuner plus longues. Ce sont généralement les employés qui ont l’occasion de discuter entre eux de façon naturelle qui mettent au point les meilleures solutions à vos problèmes !

Enfin, demandez-vous si cette réunion hors site doit être obligatoire. Un événement hybride mêlant réunion à distance et en personne n’est certes pas idéal, mais vous ne pouvez pas partir du principe que vos équipes distribuées pourront abandonner leurs autres obligations pour un voyage d’affaires.

Étape 4 : choisir des animateurs

L’animation d’un événement n’est pas une science exacte. Ne pensez pas qu’il suffira à l’animateur, qu’il s’agisse de vous-même ou d’une autre personne, d’entrer sur scène pour conquérir les foules ! C’est l’occasion de déléguer certaines parties de cette retraite à d’autres membres d’équipe qui seront peut-être plus efficaces quand il s’agira de mener et guider des conversations fécondes. Appuyez-vous sur l’objectif de votre retraite pour rédiger des questions ouvertes susceptibles de lancer des conversations productives.

N’essayez pas d’organiser un événement trop formel : selon les chercheurs du laboratoire Human Dynamics du MIT, « les conversations qui ont lieu hors des réunions formelles constituent le plus important facteur de réussite d’une équipe ». Nous avons tendance à être plus créatifs lorsque nous pouvons échanger et réagir librement aux idées des uns et des autres dans un environnement sûr.

Étape 5 : mesurer la réussite

Une fois la réunion terminée et vos équipes de retour au bureau ou à domicile, pensez à envoyer un questionnaire de suivi afin de rassembler des informations qui vous permettront de déterminer si cet événement a ou non été un succès. Vous pourrez ainsi examiner les facteurs qui ont contribué à la réussite de cette réunion hors site et vous améliorer pour la prochaine.

La puissance des réunions hors site

Selon la Harvard Business Review, la communication en direct a jusqu’à 34 fois plus d’impact que la communication par voie électronique. Les réunions d’équipe hors site sont une excellente occasion de rappeler à vos employés pourquoi ils travaillent dans votre entreprise. En fin de compte, nous apprécions notre travail grâce aux collègues que nous sommes amenés à côtoyer. Une retraite organisée dans un environnement inédit rappellera à votre équipe la culture d’entreprise à laquelle elle a choisi d’adhérer et fera des miracles pour son moral.

Vous avez besoin d’aide pour votre prochaine réunion hors site ? Si le budget, le lieu et la logistique sont des aspects qui vous freinent dans l’organisation de votre prochaine retraite d’entreprise, consultez notre article « Check-list des voyages d’affaires pour les professionnels des finances ».

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