Charte de confidentialité

Charte relative à la protection des données personnelles

La présente charte a pour objet de décrire les conditions dans lesquelles la société Egencia France (voir la rubrique « Où nous trouver ») est amenée à traiter les données à caractère personnel des employés de ses clients (les « Utilisateurs ») qu’elle collecte sur le présent site Internet (le « Site ») pour la réservation et l’organisation de leurs voyages d’affaires (les « Services »).

Données collectées :
Dans le cadre de la fourniture des Services, Egencia demande aux Utilisateurs au moment de leur inscription et de la réservation de leurs voyages de lui communiquer des informations personnelles (les « Données Personnelles ») incluant notamment :

 
Des Données Personnelles facultatives concernant notamment les préférences alimentaires des Utilisateurs peuvent aussi leur être demandées par Egencia au moment de leur réservation.

A défaut de communiquer les informations requises, Egencia ne pourra pas fournir à l’Utilisateur les Services demandés.

Les Données Personnelles peuvent être collectées sur le Site, mais elles peuvent aussi être communiquées par l’Utilisateur à Egencia par téléphone ou par fax.

Utilisation des données par Egencia :
Egencia utilise les Données Personnelles dans le cadre de la fourniture des Services, et en particulier pour effectuer les réservations demandées, envoyer la confirmation et, si nécessaire, informer l’Utilisateur des changements et modifications intervenus dans son projet de voyage et gérer le programme de fidélité des Utilisateurs.

Les Données Personnelles peuvent aussi être utilisées pour informer l’Utilisateur des voyages ou prestations analogues à ceux qu’il a réservés, notamment des offres spéciales susceptibles de l'intéresser.

Enfin, les Données Personnelles peuvent être utilisées à des fins statistiques, étant précisé que dans ce cas, ces informations n'identifient pas personnellement l’Utilisateur.

Transfert des données :

Les Données Personnelles peuvent être transmises à des prestataires de services d’Egencia qui les utilisent aux seules fins de la fourniture des Services. Ces prestataires de services peuvent être notamment mais sans limitation des banques, des compagnies aériennes, des compagnies ferroviaires ou des hôtels. Egencia s’engage à ne transmettre à ses prestataires de services que les informations nécessaires au bon déroulement de la réservation et du séjour de l’Utilisateur.

Par ailleurs, les Données Personnelles sont transmises aux sociétés du groupe Expedia au sein de l’Union Européenne ainsi qu’aux sociétés Expedia Inc. et Egencia LLC aux Etats-Unis à des fins de stockage, de maintenance et de sauvegarde en cas d’incident. Ces sociétés assurent un niveau de protection adéquat des Données Personnelles.

Confidentialité :
Egencia s'engage à protéger les informations communiquées par les Utilisateurs contre toute divulgation ou utilisation non autorisée. Cependant, Egencia n'encourra aucune responsabilité concernant les informations (i) relevant du domaine public, sans qu'une obligation du présent article n'ait été violée ; (ii) reçues de tiers de manière licite sans aucune restriction et en l'absence de toute violation du présent article ; (iii) dont la divulgation est rendue nécessaire par une décision de justice émanant d'une autorité administrative ou judiciaire.

Liens vers d’autres sites Internet :

Le Site peut contenir des liens vers des sites Internet édités par des tiers. Egencia n’est pas responsable du contenu de ces sites et ne répond pas des pratiques relatives au traitement des Données Personnelles mises en œuvre par les éditeurs de ces sites. La présente charte s'applique uniquement aux informations collectées sur le Site.

Sécurité :
Egencia propose aux Utilisateurs d'effectuer leurs réservations en ligne dans des conditions de sécurité et de confidentialité optimales, et de régler leurs réservations par carte bancaire. Lorsque les Utilisateurs transmettent leurs informations de carte de bancaire sur le Site, leur transmission est sécurisée par le protocole SSL (Secure Socket Layers), qui est actuellement l’un des systèmes de sécurisation de données les plus efficaces et les plus répandu sur Internet. SSL garantit que les données échangées entre l’ordinateur de l’Utilisateur et le site Internet d’Egencia ne puissent être lues par des tiers. Lors d'une transaction de ce type, Egencia n'enregistre jamais le numéro de carte bancaire, il est simplement transmis aux systèmes de réservation (« GDS ») utilisés par Egencia, qui l'utilisent pour enregistrer la réservation.

Lorsque l’Utilisateur transmet ses informations de carte bancaire par téléphone ou fax à Egencia, Egencia les enregistre dans une base de données sécurisée. Seule la désignation ("Mastercard", "Carte Visa", "Carte Visa Premier"...) de sa carte bancaire est rendue accessible depuis le Site, à l’exception de toute autre information relative à la carte bancaire. L’Utilisateur peut opter pour que sa carte soit débitée du coût de sa réservation sur la carte sélectionnée sans avoir à afficher le numéro de carte. Le traitement de l'opération de débit est ensuite effectué par notre système comptable. Le système comptable est un service interne qui n'est pas accessible depuis l'Internet.

L’Utilisateur est informé que toutes pénétrations ou tentatives de pénétration non autorisées dans un système informatique, par quelque moyen que ce soit, sont constitutives des délits visés et sanctionnés par les articles 323-1 à 323-7 du Code Pénal.

Droits de l’Utilisateur - Contacter Egencia :
En utilisant le Site, l'Utilisateur accepte que des Données Personnelles soient collectées et traitées conformément à la présente charte.

Conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, l’Utilisateur ou toute autre personne dont les Données Personnelles auront été communiquées par l’Utilisateur à Egencia disposent d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des Données Personnelles les concernant en s'adressant par e-mail à Egencia à l’adresse service_client@egencia.fr.

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