Intégrer la sécurité à votre politique voyages d’affaires

Posted: 16 February 2021

Les voyages d’affaires jouent un important rôle stratégique dans bon nombre d’entreprises. Les rencontres en personne contribuent à assurer de nouvelles opportunités, à renforcer la cohésion d’équipe et à démontrer un certain engagement envers les clients, favorisant ainsi la fidélisation.

Toutefois, un voyage d’affaires ne consiste pas juste à embarquer dans un avion. Et au vu des circonstances actuelles, les entreprises doivent aussi prévoir un programme de sécurité des voyages.

Une entreprise qui demande à ses collaborateurs de partir en laissant leurs proches derrière eux a un devoir moral et légal de gestion du risque. Un collaborateur qui part en voyage d’affaires doit avoir la certitude que son employeur se soucie de son bien-être et de sa sécurité, et a pris les mesures nécessaires pour limiter, voire éviter les risques.

Évaluation des risques voyageurs : comment effectuer cette procédure indispensable

L’entreprise toute entière est responsable de gérer les risques voyageurs. Le Travel Manager doit coordonner l’élaboration de la politique et des plans de gestion du risque destinés à garantir la sécurité des voyageurs, tout en répondant également à leurs préoccupations en matière de sûreté. Pour ce faire, il doit agir à deux niveaux : 1) créer ces plans et 2) les communiquer aux voyageurs d’affaires.

Egencia peut vous aider à évaluer les risques voyageurs et à limiter les voyages présentant un risque élevé.

Comprendre la tolérance au risque et le devoir de gestion du risque

Avant toute chose, le Travel Manager doit travailler avec les parties prenantes pour comprendre la tolérance de l’entreprise au risque en ce qui concerne les voyages d’affaires. La tolérance au risque, ce n’est pas juste déterminer si le fait d’embarquer dans un avion lorsqu’une catastrophe naturelle comme un ouragan menace une zone côtière constitue un risque élevé.

Dans le cadre de la gestion des risques voyageurs, la tolérance au risque est un concept de gestion bien plus large. De manière générale, il s’agit de structurer l’évaluation des risques liés aux voyages d’affaires pour déterminer quels sont les risques acceptables en vue d’atteindre le résultat souhaité. Par exemple, le fait de se lancer sur un tout nouveau marché constitue un investissement plus risqué que d’avancer de façon progressive dans un secteur où vous bénéficiez d’une position bien ancrée. Mais vous pourriez aussi en tirer d’importants bénéfices. Quel niveau de risques êtes-vous prêt à accepter ? En vous penchant sur ces questions et en développant des méthodes pour limiter les risques et optimiser vos forces, vous pourrez établir une stratégie qui facilitera la prise de décisions. Cela inclut le fait de décider si le risque est trop élevé et ne mérite pas que vous y consacriez tant de temps et d’énergie.

La tolérance aux risques voyageurs adapte ce concept aux voyages d’affaires, créant ainsi un indicateur pour évaluer si un voyage donné peut être effectué. Elle va également de pair avec le devoir de gestion du risque de l’entreprise. Le degré de tolérance peut varier selon les voyageurs d’affaires.

Par exemple, un voyage vers une région fortement polluée pourrait présenter un risque plus élevé pour quelqu’un souffrant de problèmes respiratoires que pour un autre collaborateur. Vous pouvez alors limiter le risque en envoyant un collaborateur plutôt qu’un autre. Cela peut aussi impliquer des enjeux systémiques, comme de surveiller les régions qui ont été le théâtre de troubles civils ou d’autres problèmes de sécurité. Quelles circonstances constituent un risque acceptable de voyager dans cette région ? Comment tout cela est-il intégré à votre politique voyages d’affaires ? L’évaluation doit porter sur les voyages nationaux et internationaux, et viser à établir un juste équilibre entre les risques liés aux voyages d’affaires et la croissance économique.

Le guide ultime pour donner la priorité au bien-être des voyageurs d’affaires

Les politiques de sécurité des voyageurs utilisent des facteurs de tolérance au risque pour comprendre et surveiller les niveaux de risques dans le monde et déterminer la conduite à tenir. Les Travel Managers doivent compléter ces politiques par des plans d’action concrets à suivre en cas d’urgence pour aider leurs voyageurs à rester en sécurité.

Communication aux voyageurs

Par la suite, les Travel Managers doivent communiquer cette politique et ces procédures aux voyageurs pour leur montrer que l’entreprise soutient les mesures de sécurité mises en place autour des voyages d’affaires. La première étape consiste à interroger vos voyageurs d’affaires pour comprendre leurs besoins. Les questions et besoins communs peuvent s’inscrire dans le plan de gestion des risques voyageurs. Les questions d’ordre individuel peuvent être intégrées au profil voyageur lorsque vous évaluez un voyage d’affaires donné.

Les Travel Managers doivent utiliser tous les moyens à leur disposition pour communiquer la politique aux collaborateurs. Outre les canaux unidirectionnels, les forums interactifs et les réunions du personnel sont l’occasion de recueillir des commentaires. Il est souvent possible d’intégrer les informations relatives à la politique de gestion du risque directement dans l’outil de réservation afin de rappeler au voyageur qui planifie un voyage quelle est la politique en matière de sécurité et quelles mesures sont prises pour limiter les risques.

Egencia vous aide à gérer les risques à chaque étape

Grâce à une solide expérience et de nombreuses ressources en matière de gestion des risques voyageurs, Egencia peut vous aider à déterminer votre tolérance au risque et à établir une politique de gestion du risque. Nous pouvons aussi aider les Travel Managers à mettre en pratique les directives de sécurité des voyageurs et à tenir ceux-ci informés en temps réel des événements qui surviennent dans le monde entier.

Nos outils de réservation peuvent alerter les voyageurs d’affaires en cas de réservation non conforme et les rediriger vers des options conformes. La même interface permet aussi de leur communiquer les informations de sécurité relatives à une destination ou un itinéraire. Les Travel Managers peuvent définir les politiques de gestion du risque de l’entreprise en un seul et même endroit et les appliquer instantanément sur tous les canaux de réservation.

Une fois la réservation effectuée, Egencia peut envoyer des alertes au voyageur pour le tenir informé des événements et lui communiquer toute information susceptible d’impacter son voyage. En cas d’urgence, les Travel Managers peuvent déterminer où se trouvent leurs voyageurs grâce à notre Localisateur de voyageurs, et ce pour tous les voyages réservés via Egencia. Ces informations peuvent être collectées sur les 30 derniers jours pour une destination donnée afin de vous permettre d’évaluer tout risque lié à la sécurité susceptible d’avoir une incidence sur les voyageurs de manière rétroactive, tel qu’un problème de santé publique survenu dans une région donnée et apparu tardivement, comme avec le coronavirus.

Vous cherchez de meilleures solutions pour vos voyages d’affaires ? Prenez contact avec notre équipe.