Skip to main content

Reporting des notes de frais pour les petites entreprises

Posted: 21 July 2021
Travel Expense Reporting for Small Business

Lancer et développer une petite entreprise peut être une expérience palpitante. Mais souvent, l’une des principales difficultés pour les dirigeants est alors de gérer tous les à-côtés qui font aussi partie de l’administration d’une entreprise.

Qu’il s’agisse de choisir le bon logiciel de comptabilité ou de s’assurer que les bons process et workflows sont en place pour les employés, il ne faut pas sous-estimer tous les aspects qui ne sont pas directement liés à l’activité principale de l’entreprise. Toutes ces tâches d’administration peuvent prendre beaucoup de place dans l’agenda du dirigeant. Elles peuvent également amener les managers, les employés et même les freelances à y consacrer beaucoup de ressources et les détourner des missions pour lesquelles ils ont été engagés.

Cette charge administrative justifie bien la nécessité pour les petites entreprises d’optimiser leurs processus. Mettre en œuvre les bons outils, logiciels et services est un moyen de soulager l’équipe en allégeant les tâches administratives.

De nombreux domaines peuvent alourdir la charge administrative. L’un de ceux qui posent le plus souvent problème aux entreprises est la gestion des frais de voyage des employés. Avec un suivi manuel des dépenses, les employés rencontrent généralement les problèmes suivants :

  • Le suivi des frais professionnels et de déplacement demande du temps et beaucoup de formalités administratives de la part de ceux qui remplissent les rapports de notes de frais, mais aussi de ceux chargés de la vérification et de la validation.
  • Au départ, les entreprises ont souvent recours à des modèles Microsoft Excel, ou une solution du même type, mais cela peut entraîner des erreurs de saisie dans les formulaires.
  • Le délai de remboursement des frais sur le compte bancaire des employés peut être long et, si les dépenses sont réglées par carte de crédit, des frais supplémentaires peuvent être facturés. Une note de frais élevée peut également peser sur le budget personnel et la trésorerie de certains employés, surtout s’ils ne récupèrent pas rapidement les sommes qu’ils ont engagées. Parfois, les frais sont remboursés à la date de traitement du salaire mensuel par le service de comptabilité, ce qui peut poser problème pour certains.

Les petites entreprises peuvent notamment rencontrer les difficultés suivantes :

  • Beaucoup de formalités administratives liées à la vérification et au remboursement des notes de frais : le traitement et la validation d’une note de frais papier, à laquelle sont agrafés des reçus, représentent une charge administrative conséquente.
  • Des problèmes liés à la perte de documents ou même aux transactions frauduleuses : un ticket de reçu est vite égaré. Il devient alors impossible de justifier la dépense. L’employé peut perdre un ticket, mais cela arrive aussi aux managers, au service de comptabilité ou aux ressources humaines. Cela peut représenter un manque à gagner pour l’employé ou, dans le meilleur des cas, allonger le délai de remboursement. L’identification et la résolution de ces problèmes demandent aussi beaucoup de temps et d’énergie.
  • Vous avez peut-être mis en place des cartes professionnelles pour ne plus rembourser les frais sur le compte bancaire personnel des employés ? C’est une solution, mais elle ne résout pas le problème des dépenses excessives. Parfois, la distribution de cartes de paiement professionnelles peut aggraver la situation si les employés ne doivent pas avancer d’argent. On observe des dépenses excessives lorsque, sans le vouloir, les employés finissent par engager davantage de frais professionnels que si un système centralisé et automatisé était en place pour certaines dépenses.

Avantages d’une solution de suivi des notes de frais

Vous avez donc décidé d’améliorer la façon dont votre petite entreprise traite les dépenses. Vous voulez adopter une solution de gestion des frais de voyage. Quel type de fonctionnalités devez-vous rechercher ?

L’un des principaux problèmes auxquels doivent faire face les entreprises est la charge administrative à la fois fastidieuse et chronophage. Vous pourriez donc tirer parti d’un système qui vous permettrait d’automatiser la gestion des frais de voyage. De nombreux systèmes fonctionnent en temps réel, et l’automatisation présente un triple avantage : elle accélère la procédure de gestion des frais, réduit la charge administrative et, par là même, permet d’économiser de l’argent.

Par ailleurs, il serait intéressant d’adopter une solution de suivi des notes de frais que vous pourrez intégrer à votre système de comptabilité afin d’éviter l’alignement manuel des données d’un outil à l’autre. Suivre les notes de frais plus efficacement est un bon début, mais le service de comptabilité a besoin d’un système qui leur simplifie la tâche, et non l’inverse. C’est là qu’intervient le système de planification des ressources de l’entreprise (ERP), où les applications fonctionnent en parfaite intégration.

Vous devriez également envisager un système qui peut émettre des remboursements automatiques sur la base d’un processus de préapprobation ou selon une politique de dépense prédéfinie.

Les meilleurs systèmes de gestion des notes de frais ne se cantonnent pas à un type d’appareils. Ils fonctionnent sur les ordinateurs de bureau, mais aussi sur les appareils mobiles. Les employés peuvent ainsi enregistrer et consigner leurs notes de frais plus rapidement et plus facilement lorsqu’ils sont en déplacement.

Souvent, les solutions de note de frais sont destinées aux sociétés et ne sont pas rentables pour les petites structures. Toutefois, certaines solutions peuvent s’adapter aux besoins des petites entreprises et proposent des tarifs compétitifs, comme les outils et solutions d’Egencia.

Recherchez une solution qui s’intégrera aux systèmes de gestion des voyages. Les entreprises ne se rendent pas toujours compte que les voyages d’affaires représentent l’une des catégories de dépenses les plus courantes. Ces frais liés aux déplacements professionnels peuvent provenir d’employés accumulant des dépenses au cours de leurs activités quotidiennes ou d’un voyage réservé à l’avance, que ce soit par l’employé, le service RH ou l’administration.

Certaines solutions logicielles de gestion des frais de voyage permettent de gérer les frais de déplacement et sont connectées aux systèmes de gestion des voyages. Cela permet de gagner du temps, mais aussi de réaliser des économies sur la réservation de voyages. En effet, certaines de ces solutions de gestion des voyages peuvent proposer des tarifs préférentiels, qui sont plus avantageux qu’une réservation directe.

Solutions Egencia pour la gestion des notes de frais et la gestion des voyages

Egencia peut aider votre petite entreprise à réaliser des économies sur les voyages d’affaires, les notes de frais et la facturation. Vous pouvez gérer les frais de déplacements professionnels (T&E) à l’aide de notre système de reporting facile à utiliser, qui vous aidera à centraliser toutes vos dépenses.

Vous pouvez utiliser les solutions de gestion de voyages d’Egencia en complément de vos processus existants pour le reporting des notes de frais et les rapprochements comptables. Nos outils et services peuvent s’intégrer à vos systèmes existants pour automatiser et simplifier votre gestion des voyages. De plus, tous les frais seront correctement rapprochés dans votre comptabilité générale. Vous pourrez également bénéficier d’un aperçu quotidien de vos frais de déplacement, afin de toujours maîtriser vos dépenses.

Avec Egencia, vous profiterez notamment des avantages suivants :

  • Économies : Egencia peut aider votre petite entreprise à réduire les coûts liés aux déplacements professionnels, à chaque réservation.
  • Gain de temps : avec Egencia, réserver un voyage d’affaires est un jeu d’enfant. Il vous suffit d’installer notre appli mobile sur votre téléphone ou de vous connecter en ligne pour réserver rapidement un voyage en toute simplicité.
  • Meilleure visibilité sur vos dépenses : si vous aimez les données, vous allez être servi ! Egencia Analytics Studio vous donne accès à tout un ensemble de rapports sur vos dépenses de voyage, l’adoption par les voyageurs et la conformité à la politique voyages.
  • Réduction des risques voyageurs : nous fournissons également un ensemble complet de solutions de gestion des risques voyageurs afin que vous puissiez réduire les risques liés aux voyages et assumer votre responsabilité sociétale.

Pour savoir comment rationaliser votre gestion des voyages d’affaires et votre gestion des notes de frais, contactez Egencia dès aujourd’hui.

Vous cherchez de meilleures solutions voyages d’affaires ? Contactez-nous !