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L’impact de l’incertitude économique sur les voyages d’affaires

4 min
Posted: 04 November 2022
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La hausse des coûts, les problèmes de chaîne d’approvisionnement, les pénuries de personnel ainsi que l’instabilité économique mondiale affectent grandement l’industrie du voyage. Dans le monde, le coût moyen des voyages continuera d’augmenter durant les derniers mois de 2022 et tout au long de 2023. Cependant, réduire le budget voyage n’est pas toujours envisageable. La possibilité d’avoir une main-d’œuvre connectée, de maintenir une clientèle fidèle et de multiplier les opportunités d’entrer en contact avec des prospects potentiels dépend d’un programme voyages performant. 

Jetez un œil à l’infographie ci-dessous pour découvrir comment limiter les coûts de voyage.

Infographic: Rising Costs of Flight, Hotel and Rentals


Face à l’incertitude, il existe des outils pour éviter le chaos et réduire les coûts des voyages d’affaires. Voici quatre pistes pour limiter les frais de déplacement.

Centraliser les réservations

Les voyages constituent l’un des postes de dépense les plus difficiles à budgéter. Il est particulièrement délicat de contrôler les coûts liés aux vols, aux locations de voitures et à l’hébergement lorsque l’on n’a pas une bonne visibilité sur la façon dont les employés réservent leurs voyages. Centraliser votre programme voyages vous permettra d’améliorer tous les aspects de votre activité, y compris en termes de gestion des risques et de contrôle des coûts de voyage, tout en vous offrant la possibilité de rester réactif face aux changements.

Collaborer avec une agence de voyages d’affaires permet d’adapter facilement une politique voyages et des processus d’approbation au fur et à mesure de leur évolution. La définition de processus transparents et l’intégration d’outils de voyage automatisés permettront de réduire les étapes manuelles. Finis les voyages envoyés par e-mail, la recherche de reçus et les échanges d’e-mails pour l’approbation. Vous pouvez suivre les dépenses de voyage tout en ayant une vue d’ensemble de vos fournisseurs préférés et des économies potentielles.

Consolider les dépenses

Tirez parti des tarifs négociés ! Les agences de voyages d’affaires apportent une valeur ajoutée en proposant des tarifs négociés exclusifs et des prestations supplémentaires sur les vols, les hôtels, les trains et les locations de voiture. Les agences de voyages d’affaires renforcent votre pouvoir d’achat et négocient au nom de votre entreprise année après année.

Utiliser un outil de gestion des réservations de voyages d’affaires permet de tirer parti de volumes de voyages et de dépenses plus importants pour négocier des tarifs inférieurs avec les fournisseurs afin de réduire les coûts de transport.

Exploiter les données

Lorsque vous réservez des voyages par l’intermédiaire d’une plateforme centralisée, vous constatez l’impact sur votre programme voyages. Bien sûr, ce n’est pas qu’une question de disponibilité des données, mais aussi de qualité et de mise à profit de ces données.

Les données et le reporting qui en découle vous fournissent un suivi et une analyse du comportement de réservation des membres de votre personnel, et vous permettent d’identifier les opportunités d’amélioration de la conformité à la politique voyages et d’augmentation des économies. Des rapports générés en un clin d’œil permettent de connaître le taux d’adoption de la technologie de l’agence de voyages d’affaires. Sans parler de l’avantage supplémentaire d’être en mesure de localiser et de venir rapidement en aide à vos collaborateurs en déplacement en cas d’urgence. Vous réduirez ainsi vos dépenses, tout en améliorant le bien-être de vos voyageurs.

Avoir recours à la technologie

Certaines plateformes de voyages d’affaires exploitent la technologie d’apprentissage automatique pour suivre les variations de tarif et procéder à de nouvelles réservations sans aucune intervention du voyageur ou de l’organisateur. Lorsque l’outil identifie un tarif inférieur dans une moyenne de sept jours après la réservation, il procède automatiquement à une nouvelle réservation avec les mêmes prestations et la même classe de billet. Cela s’avère particulièrement utile pour les prestations les plus onéreuses, comme une chambre d’hôtel à New York ou un vol aller-retour pour un déplacement à l’international.

Le fait de pouvoir suivre les annulations représente également un atout majeur. Une récente enquête Egencia révèle que, depuis la pandémie, près de trois quarts (74 %) des voyageurs d’affaires sont plus susceptibles d’avoir recours à des outils numériques comme des applications et des agents virtuels en cas de perturbations. Pour 43 % des répondants, bénéficier d’informations en temps réel constitue le plus grand avantage à utiliser des outils numériques pour gérer les changements dans le cadre d’un voyage.

Réalisez des économies en intégrant les recommandations énoncées dans la politique voyages.

Le faible niveau de respect des politiques est l’un des principaux facteurs expliquant le coût élevé des voyages d’affaires. L’intégration des recommandations de la politique est cruciale pour réaliser des économies. Des indicateurs visuels alertent les voyageurs et les organisateurs lorsque le prix d’une réservation dépasse le plafond autorisé pour le voyageur concerné. Pour plus de flexibilité, vous pouvez définir des types de politiques et de plafonds différents selon les types de voyageurs.

Mais tout n’est pas noir dans l’univers des voyages d’affaires.

Ces défis sont accompagnés de nouvelles tendances et de nouvelles façons de s’adapter. En exploitant les données et les recherches existantes, les leaders du secteur peuvent remodeler entièrement les voyages d’affaires.

Vous cherchez de meilleures solutions pour vos voyages d’affaires ? Contactez-nous.