Guide vidéo pour utiliser les outils de gestion des risques

Posted: 17 March 2021

Des outils pour vous aider à mieux évaluer, gérer et réduire les risques voyageurs

Les voyages d’affaires ne sont pas sans risques, loin de là. Des perturbations météorologiques locales aux pandémies mondiales, nombreux sont les événements imprévus susceptibles de venir contrarier vos projets de voyage. C’est pourquoi il est essentiel de mettre au point une gestion des risques voyageurs efficace au sein de votre programme voyages.

La gestion des risques voyageurs consiste à adopter une série de méthodes proactives et cohérentes, pour protéger vos voyageurs d’affaires des risques liés à leurs déplacements professionnels, de la réservation initiale à leur retour à la maison. En protégeant vos employés, vous garantissez la solidité de l’entreprise tout entière. Pour vous y aider, Egencia vous propose ce didacticiel vidéo.

La gestion des risques voyageurs implique d’élaborer un plan d’action en cas de crise, voire pour éviter une crise. Garantir la sécurité de vos voyageurs doit être votre priorité absolue. Pour ce faire, vous devrez établir une politique voyages fiable et prévoir des mesures concrètes pour réagir rapidement et efficacement en cas d’imprévu.

La technologie de voyage SaaS d’Egencia vous offre tous les outils dont vous avez besoin pour planifier, mettre en œuvre et gérer un programme de gestion des risques voyageurs efficace. Consultez ces vidéos pour voir comment Egencia soutient votre programme voyages grâce à des outils permettant de localiser vos employés pendant leurs voyages d’affaires et de mettre à jour les mesures d’hygiène des hôtels partenaires via une interface intuitive, pour une gestion plus facile et rapide de votre programme.

Localisateur de voyageurs

Comment faire pour venir en aide à vos voyageurs en cas d’urgence si vous ne savez pas où ils se trouvent ? Quelles informations devrez-vous leur fournir avant, pendant ou après leur voyage ? En centralisant toutes vos réservations de voyage sur Egencia, vous et vos voyageurs disposez de toutes les informations utiles sur une seule et même plateforme, de l’outil permettant de localiser vos voyageurs pendant leurs déplacements de travail, aux alertes et avis voyageurs vous aidant à prendre les dispositions qui s’imposent, avant leur départ.

Localisateur de voyageurs : cet outil vous permet de retrouver et gérer les réservations de vos voyageurs, en fonction d’une ville, d’un pays ou d’une région spécifique, partout dans le monde. Vous pouvez ainsi retrouver l’endroit où se trouvent vos voyageurs et accéder aux détails de leurs réservations, sur un seul et même portail.

Consultez la vidéo pour en savoir plus sur le fonctionnement du localisateur de voyageurs.

 

Mesures d’hygiène dans les hôtels

Mesures d’hygiène et de désinfection des hôtels : depuis la crise sanitaire de la COVID-19 en 2020, il est crucial de pouvoir accéder à ces informations. En collaboration avec nos établissements partenaires, ces informations sont mises à jour régulièrement et accessibles via l’outil de réservation d’Egencia. Grâce à son engagement continu dans ses hôtels du monde entier, le groupe Hyatt Hotels s’érige un pionner du secteur en matière de protocoles de sécurité et de propreté. Les mesures et pratiques de sécurité et de propreté existantes ont ainsi été renforcées et améliorées pour garantir la sécurité et la tranquillité des voyageurs. Trois initiatives clés ont été mises en place :

  1. Un programme d’accréditation pour la formation et la propreté est proposé dans plus de 900 hôtels Hyatt, partout dans le monde, en collaboration avec l’organisation de conseil en risques biologiques GBAC (Global Biorisk Advisory Council).
  2. Des responsables qualifiés de l’hygiène sont désignés dans chaque hôtel Hyatt, pour veiller à la formation du personnel, et au respect des normes alimentaires et des protocoles sanitaires renforcés mis en place.
  3. Un groupe de travail incluant des professionnels du secteur et des experts sanitaires a été créé, pour perfectionner les protocoles de sécurité en prenant en compte tous les différents aspects de l’expérience hôtelière Hyatt.

L’objectif final étant de garantir la sécurité et la tranquillité des voyageurs d’affaires et des organisateurs de voyages au moment de réserver dans un établissement du groupe Hyatt.

Consultez cette vidéo pour en savoir plus sur les protocoles d’hygiène renforcés des hôtels Hyatt.

 

Une plateforme en ligne et une appli faciles à utiliser

Les puissantes plateforme en ligne et application mobile d’Egencia vous garantissent une gestion centralisée de tous les aspects de votre programme voyages d’affaires. Grâce à une navigation intuitive et rapide entre les outils mis à disposition pour votre programme de gestion des risques voyageurs, vous pourrez aisément passer de l’un à l’autre :

  • Évaluation
    • Restez au courant de la situation actuelle grâce à des alertes de voyage en temps réel.
  • Comprendre les répercussions potentielles pour vos voyageurs
    • Gérez les détails de réservation et localisez vos voyageurs en triant vos résultats par ville, pays ou région du monde, sur un seul et même portail.
  • Prendre des mesures
    • Vérifiez que votre politique voyages comporte toutes les conditions et approbations nécessaires pour gérer un imprévu, tout en garantissant la conformité avec votre politique voyages.
  • Communication
    • Tenez vos voyageurs informés en cas de changement de programme, en leur envoyant des messages et en fournissant des mises à jour de voyage via l’application.

Ainsi, par le biais d’un seul et même Gateway, vous pourrez implémenter vos politiques directement dans la procédure de réservation. Nous pouvons vous fournir des conseils et des alertes utiles sur une destination donnée. Les politiques peuvent être facilement personnalisées dans la solution de gestion de voyages. Des boucles d’approbation élargies peuvent être programmées pour certains voyages. Certaines destinations peuvent être provisoirement bloquées.

Consultez la vidéo pour découvrir comment la plateforme Egencia peut vous aider à gérer votre programme voyages efficacement.

Assurer la sécurité et la protection des voyageurs

En tant que Travel Manager ou organisateur de voyages, assurer la sécurité et la protection de vos voyageurs est votre priorité absolue. Pour vous aider à réagir vite et bien en cas d’imprévu, il est indispensable d’avoir conçu et implémenté une politique de gestion des risques voyageurs solide. Et dans une crise à échelle mondiale, Egencia met à votre disposition encore davantage de ressources utiles pour aider vos voyageurs à rentrer chez eux en toute sécurité.

Instaurer un sentiment de confiance et de sérénité est la clé pour assurer le bien-être de vos voyageurs, qui sont en première ligne : ce sont eux qui devront quitter leur famille et prendre l’avion. Ils méritent votre plein soutien. Nos ressources faciles à utiliser sont là pour vous y aider.

 

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