Répondre vite aux besoins des clients en temps de crise

Posted: 27 March 2020
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Par Coralie Fornara, senior manager, marketing

Nous traversons actuellement une situation sans précédent. La pandémie de COVID-19 a forcé toutes les entreprises de gestion de voyage d’affaires à s’adapter en un temps record pour aider les clients dans le contexte actuel.

Les équipes d’Egencia se sont mobilisées pour mettre au point des innovations technologiques, des rapports et des services de voyage d’affaires pour aider les Travel Managers à assurer la sécurité de leurs voyageurs, à maintenir une vue d’ensemble claire du programme voyages de leur organisation et à s'assurer que les voyageurs peuvent effectuer des réservations et qu’ils reçoivent les toutes dernières informations. Le fait de posséder notre propre technologie de voyage nous permet de créer et de fournir rapidement ces solutions innovantes. Voici quelques exemples de ce que nous faisons :

  • Localisateur de voyageurs — nous étendons les capacités de recherche pour permettre des recherches globales par pays, ville ou zone personnalisée dessinée sur la carte. Nous avons également ajouté la possibilité de revenir 30 jours en arrière pour évaluer les voyages dans les épicentres de la COVID-19. Nous pouvons également afficher des informations relatives aux réservations des voyageurs à propos d’une ou plusieurs compagnies aériennes, notamment les vols en partage de code, pour évaluer rapidement les voyageurs impactés en cas d’annulations de vols ou de cessation d’activité de la compagnie aérienne. Tout cela permet aux Travel Managers d’avoir un aperçu clair et instantané des réservations de leurs voyageurs.
  • Optimisation de recherche d’hôtels — nous avons étendu les possibilités de recherche pour aider les clients à ne voir que les tarifs avec une politique d’annulation flexible permettant de modifier facilement sa réservation en cas de besoin.
  • Politique d’annulation flexible pour les hôtels — nous avons également établi rapidement une annulation sans pénalité en libre-service et en lignepour les tarifs qui n’étaient pas remboursables à l’origine. En tant que membre de la famille Expedia Group, nous avons également travaillé en étroite collaboration avec nos partenaires hôteliers afin d’offrir plus de tarifs remboursables pour que vos voyageurs bénéficient de plus de flexibilité. Les voyageurs peuvent facilement annuler sur le site ou sur l’application Egencia.
  • Fermetures d’hôtels — en raison des changements constants dans certains pays et états, dont certains sont initiés localement, nous avons fait en sorte que les voyageurs puissent éviter de réserver des hôtels qui sont fermés. Lors de la réservation, la mention AUCUN TARIF DIPSONIBLE est affichée et les établissements concernés sont triés pour apparaître sous les hôtels toujours ouverts et avec des chambres disponibles.
  • Annulations de vols et rapports sur les politiques d’hôtels — pour parer aux changements de statut des réservations d’hôtels et de vols annulées, Analytics Studio possède désormais un centre de rapports dédié au COVID-19 permettant aux Travel Managers d’être au courant instantanément et d’avoir une longueur d’avance sur ces changements. Les rapports sur les annulations de vols fournissent des informations détaillées sur les transactions qui ont été annulées par les compagnies aériennes ou le système GDS. Les rapports sur les politiques d’hôtels montrent les réservations d’hôtels actives et toute politique d’annulation d’hôtel connue associée, la valeur brute des réservations et les fenêtres d’annulation.
  • Modification et annulation en ligne — nous avons prolongé ce service. Les voyageurs peuvent désormais voir tous leurs voyages, sélectionner celui pour lequel ils ont besoin d’aide et envoyer la demande en quelques clics.
  • Centre d’aide dédié — pour que les Travel Managers, les organisateurs de voyages et les voyageurs puissent se tenir au courant des dernières mises à jour sur la situation liée à la COVID-19, nous avons rendu notre Centre d’aide Ce Centre d’aide contient un résumé de toutes les politiques flexibles des compagnies aériennes, des hôtels et des compagnies ferroviaires, mais aussi des recommandations et des informations sur comment annuler et effectuer une nouvelle réservation. Ces pages sont mises à jour en temps réel au fur et à mesure que les informations nous parviennent. Il est conseillé de les conserver dans vos favoris.
  • Alertes de voyage — nous avons toujours eu des alertes de voyage dans le cadre de la Gestion du risque et des perturbations de voyage comme les ouragans, les grèves ou d’autres incidents importants. Nos équipes aident désormais nos clients et voyageurs à avoir accès aux informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions et agir. Nous avons accéléré les mises à jour, notamment les nouvelles fonctionnalités et les conseils de voyage qui permettent aux voyageurs d’affaires de prendre contrôle de leur voyage. Nous publions des mises à jour sur les changements à destination des Travel Managers tous les jours.
  • Évènements virtuels et webinars — nous organisons ces évènements et webinars pour permettre à nos clients de partager leurs bonnes pratiques sur la gestion de la pandémie et du risque afin de rappeler à nos clients ce qui peut être fait pour réduire le risque. Surveillez notre page d’accueil et nos chaînes sur les réseaux sociaux pour participer à ces événements virtuels qui ont lieu chaque semaine dans le monde entier.
  • Service clients — au cours des dernières semaines, nous avons mis en œuvre notre plan de continuité des activités qui a permis à tous nosagents d’être prêts pour répondre à tous nos clients à travers le monde en télétravail.
  • Communauté en ligne — pour faire du réseautage entre pairs, pour partager de bonnes pratiques sur la gestion de voyages d’affaires, pour obtenir des informations de la part d’Egencia et plus encore, nous vous encourageons à rejoindre la communauté en ligne Egencia Connect. Notre communauté est uniquement disponible en anglais pour le moment, mais toute personne à l’aise en anglais est encouragée à la rejoindre.
  • Traduction 24 heures sur 24 - en tant qu’entreprise internationale, nous avons la chance d’avoir des employés provenant des quatre coins du monde qui parlent plusieurs langues. Notre clientèle est elle aussi internationale, il est donc important que ces informations soient disponibles en plusieurs langues. Grâce à nos équipes internes de traduction situées dans le monde entier, nous avons pu produire des mises à jour de contenu rapidement, les traduire et les publier en quelques heures seulement.

Notre travail continue

Il ne s’agit là que de quelques améliorations rapides que nous avons apportées pour aider nos clients. Nous sommes fiers de pouvoir offrir rapidement des innovations pour la gestion de voyages d’affaires et de pouvoir aider nos clients pendant cette période difficile.

En savoir plus:

Pandémie de coronavirus: innovation rapide pour soutenir le secteur des voyages d’affaires, par notre CTO, Alex Kaluzny

Politique flexible des hôtels: faire passer les clients en premier, par notre Chief Operating Officer, Mark Hollyhead

Vous cherchez de meilleures solutions pour vos voyages d’affaires ? Prenez contact avec notre équipe.