Stratégies de gestion des risques : 5 façons d'aider les voyageurs d'affaires

Posted: 13 November 2020
Corporate Travel Manager Reduces People Risk

Par Sergio Fierens, Senior Director, technologie, Egencia

  1. Avec un nombre de restrictions de voyage plus important, liées à la COVID-19 sans pour autant s'y limiter, que fait Egencia pour aider les voyageurs à prendre des décisions assurées au sujet des plans de voyage actuels ou à venir ?

    Conçu par Egencia pour répondre spécifiquement à la crise sanitaire de la COVID-19, Egencia® Travel Advisor aide nos clients à mieux réduire les risques voyageurs en leur permettant de rechercher les restrictions en vigueur en fonction de leurs plans de voyage. Il fournit des informations complètes sur les restrictions liées à la COVID-19, y compris les restrictions aux frontières, les procédures de quarantaine ou d’isolement, les documents de santé requis et les obligations de port de masque ou d’EPI spécifiques. Cet outil offre également des informations sur d’autres risques potentiels et permet aux utilisateurs d’accéder à des informations d’urgence centralisées pour faciliter ultérieurement leur gestion des risques.

    Les voyageurs d’affaires, les organisateurs de voyages, les professionnels des ressources humaines et les Travel Managers peuvent y rechercher et accéder à des avis aux voyageurs et d’autres informations d’urgence par origine et destination. Ces informations sont fournies et élaborées par l’équipe Crisis Management d’Egencia (chargée de la gestion de crise), l’équipe Government Affairs d’Expedia Group (chargée des affaires gouvernementales) et des fournisseurs de contenus d’urgence tiers tels que Sherpa.

    Cet outil d’Egencia se base sur l’apprentissage automatique pour suggérer une liste d’emplacements, adaptés spécifiquement à chaque utilisateur, en fonction des destinations de ses voyages passés, en cours ou futurs. Tous les services de l’entreprise concernés peuvent ainsi avoir une approche proactive de la gestion des risques et améliorer le processus de gestion de voyages.

  2. En dehors des outils de recherche, comment Egencia fournit-elle des informations pertinentes et en temps opportun aux utilisateurs quand ils réservent leur voyage ?

    En plus des outils de planification et de recherche, Egencia a incorporé des avis dans son expérience d'achat, afin d'aider à la prise de décision. Egencia fait apparaître des alertes d'urgence et de restrictions qui s'appliquent au point de départ et à la destination du voyageur, d'après les dates de voyage fournies au cours du parcours d'achat.

    De plus, Egencia appartient à Expedia Group, une des sociétés de voyage leaders au monde. Les informations sur les normes de santé et d’hygiène et les protocoles sanitaires en vigueur fournies sur l’outil proviennent directement des fournisseurs. Egencia affiche les restrictions et les équipements applicables à des vols, hôtels, locations de voiture ou voyages en train spécifiques au cours de l'achat.

    Les informations de conseils sont intégrées à la solution de voyages d'affaires SaaS d'Egencia, simplifiant ainsi la tâche des Travel Managers, des organisateurs et des voyageurs pour se tenir au courant des derniers conseils en affichant les informations au cours de l'expérience de réservation. Elles sont également entièrement intégrées dans toute la plateforme mondiale d'Egencia, y compris la page de voyage, l'appli mobile et l'agent virtuel.

  3. Qu'en est-il au-delà de l'expérience de réservation ? Comment les voyageurs peuvent-ils accéder aux informations de conseils une fois leur réservation effectuée ?

    Tandis que les restrictions et les réglementations évoluent, la page Web des voyages et l'écran des voyages sur l'appli mobile afficheront toujours les informations d'alertes les plus à jour.

    Après la réservation, l'utilisateur reçoit les e-mails de confirmation contenant les restrictions pertinentes s'appliquant au voyage au moment de l'achat. Les restrictions et les consignes autour du monde changent fréquemment et de manière soudaine ; c'est pourquoi nous envoyons un e-mail intitulé « Préparez-vous au départ » avec des informations de conseils mises à jour quatre jours avant le départ.

    De plus, Egencia® Travel Advisory a été intégré à l'expérience d'agent virtuel d'Egencia. L'agent virtuel reconnaîtra si l'utilisateur a réservé un voyage dans des destinations ayant des alertes actives et fournira automatiquement des informations de conseils concernant ces destinations. Il détectera également l'intention d'un utilisateur de demander des détails concernant des conseils de voyage et indiquera les outils et contenus pertinents. Les utilisateurs peuvent communiquer avec l'agent virtuel sur le chat pour prendre des mesures en fonction de ces conseils, modifiant leur plan de voyage si nécessaire.

  4. Après qu'une nouvelle restriction ou alerte est émise, comment les Travel Managers peuvent-ils identifier et joindre les voyageurs affectés ?

    Les Travel Managers comptent sur le Localisateur de voyageurs d'Egencia pour déterminer qui est (ou sera) affecté par une nouvelle restriction ou consigne. Ils peuvent effectuer des recherches au niveau mondial ou par pays, ville, compagnie aérienne ou zone sur la carte. Des fonctionnalités de tri et de filtre qui permettent aux utilisateurs d'affiner davantage leurs recherches ont récemment été ajoutées pour mieux minimiser et gérer les risques.

    Une fois que les voyageurs dont les voyages ont été affectés par une nouvelle restriction ou alerte ont été identifiés, le Travel Manager peut accéder à leurs informations de contact ou les contacter directement à partir du Localisateur de voyageurs d'Egencia. Il peut leur envoyer un e-mail ou envoyer une notification push d'urgence directement à ceux qui ont installé l'appli Egencia sur leur appareil mobile. De cette façon, le Travel Manager peut donner des recommandations spécifiques au sujet de la perturbation.

    Les Travel Managers peuvent consulter tous les messages envoyés depuis le Localisateur de voyageurs d'Egencia au cours des 60 derniers jours, y compris les horodatages, les canaux utilisés (e-mail ou notification push) et si (et quand) les voyageurs ont lu le message. Grâce à ce rapport, ils peuvent aider à valider le transfert de connaissances et apporter une assistance en bonne et due forme.

  5. Une fois que les voyageurs affectés par la restriction sont en sécurité, la seconde priorité pour les Travel Managers est de minimiser les risques futurs et financiers pour leur programme voyages. De quels outils disposent-ils pour agir de manière proactive ?

    Les clients d'Egencia ont accès à la riche étendue des politiques et des fonctionnalités d'approbation et de reporting et continuent d'élargir ces capacités, ce qui permet aux utilisateurs de fonctionner plus facilement avec un nombre élevé de restrictions dans le monde entier, sachant que beaucoup d'entre elles changent fréquemment et de manière soudaine.

    Egencia a amélioré les paramètres et ajouté de nouvelles fonctionnalités pour faciliter la détermination d'itinéraires et de destinations hors réglementation, y compris la capacité d'appliquer des évaluations de risques telles que les exceptions de couloir pour ces voyages. Les nouvelles fonctionnalités incluent aussi les processus d'approbation de sécurité. Quand ils sont activés, ces processus nécessitent l'autorisation des responsables de la sécurité ou d'autres intervenants pour toutes les réservations dans les destinations avec restrictions.

    Ces capacités sont toutes facilement accessibles depuis Egencia® Travel Advisor et le tableau de bord des ressources dans le Localisateur de voyageurs d'Egencia, mettant les outils de gestion des perturbations à portée de main des Travel Managers, que ce soit pour une petite entreprise ou une grande société multinationale.

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