Assistantes

Des outils intuitifs pour gérer les déplacements professionnels

Le périmètre d’actions des assistantes est de plus en plus complexe et implique de disposer d’outils et de services adaptés. Les solutions Egencia ont été développées pour faciliter l'organisation des voyages d’affaires pour les chargés de réservation et les voyageurs. Grâce à notre expertise, notre technologie et les millions de retours d’utilisateurs du groupe Expedia Inc. nous offrons une interface de réservation, unique, simple et intuitive.

En savoir plus sur la réservation en ligne

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Une gestion facilitée des préférences de vos collaborateurs

Pour qu’un déplacement soit réussi, les préférences de chaque voyageur doivent être respectées. Pour vous aider, Egencia simplifie la gestion des préférences de chaque voyageur. Toutes les données de vos profils voyageurs sont centralisées sur une même plateforme. Vous pouvez ainsi mettre à jour en quelques clics chaque profil, créer des groupes de voyageurs qui bénéficient des mêmes préférences ou bien encore organiser des voyages groupés avec des collaborateurs dont les préférences sont différentes. De plus, grâce à notre plateforme intégrée, que les réservations s’effectuent en direct avec le Service Client ou en ligne depuis notre site internet par vous-même ou une autre assistante, les préférences préenregistrées de vos voyageurs seront toujours appliquées.

Une gestion des réservations rapide et efficace

Egencia simplifie la réservation, l'annulation, la modification ou l'échange des dossiers voyage. Notre plateforme vous permet d’organiser tout type de déplacement comprenant de l’aérien, du train, de l’hôtel ou de la location de voiture. Egencia garantit également toutes les réservations hôtels pour vous éviter de gérer les différents modes de paiement  ou de devoir récupérer les numéros de carte de vos collaborateurs. De plus, notre Service Client est à votre disposition 24h/24 et 7j/7 pour vous accompagner dans ces changements. A chaque réservation ou modification, des e-mails sont envoyés automatiquement aux voyageurs concernés afin de maintenir une communication efficace.

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Assitants

Une gestion simple et rapide des déplacements professionnels

Des Conseillers Voyages à votre écoute

Egencia met à la disposition de chaque client des équipes de Conseillers Voyages semi-dédiées. Vous êtes ainsi toujours en contact avec les mêmes personnes qui connaissent vos habitudes et vos outils pour un  service personnalisé. Nos Conseillers accompagnent nos clients à chaque étape de leur parcours de réservation, 24h/24 et 7j/7, depuis un numéro unique ou par email. Experts des voyages d’affaires, les équipes du Service Client sont également des spécialistes du site de réservation. Cette double compétence (exclusivité d’Egencia) permet à nos clients de bénéficier d’un service de qualité. De plus, grâce à notre solution intégrée, vos  Conseillers Voyages ont un accès direct à vos dossiers en ligne. Il n’y a plus d'incompréhensions: les Conseillers Voyages accèdent aux mêmes informations que vous, et répondent ainsi parfaitement à vos attentes.

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Des procédures administratives simplifiées

Egencia est la seule agence de voyages d’affaires à proposer une plateforme intégrée. Tous les  voyages de votre entreprise, réservés en ligne ou par téléphone, sont centralisés dans un même environnement. Vos dossiers sont enregistrés, archivés et facilement accessibles depuis votre espace en ligne. Des centres de coûts peuvent être associés facilement à chaque déplacement par un code que vous définissez. L’ensemble des factures ou des historiques voyages sont téléchargeables en format PDF. Vous gagnez ainsi un temps précieux dans la recherche et le suivi administratif de vos dossiers.

  • Une offre adaptée et flexible

    Pour optimiser vos dépenses voyages, Egencia propose différents services: 

    • l’offre Egencia Hotel (plus de 200 000 hôtels, des tarifs et des services exclusifs pour les voyageurs Egencia)
    • l’accès à toutes les grandes compagnies aériennes ainsi que les low costs
    • des outils vous permettant d’identifier les meilleurs périodes pour organiser un déplacement (affichage des vols disponibles et des tarifs à J+ 2 et J-2).
    • Si vous n’avez pas encore la confirmation du voyageur, vous pouvez également poser des options à votre convenance.
  • Un accompagnement sur-mesure pour vos voyageurs VIP

    Pour vos voyageurs les plus exigeants, Egencia propose son offre VIP, une gamme de services sur-mesure, permettant d'accompagner vos voyageurs VIP lors de leurs déplacements professionnels et de veiller à ce que chaque aspect de leur voyage réponde en tout point à leurs attentes.

    En savoir plus sur les voyages des dirigeants
    services VIP
  • Des réservations multi-voyageurs en un clic

    Nos outils innovants vous permettent de réserver simultanément un vol et un hôtel par exemple pour des groupes pouvant aller jusqu’à six voyageurs : cela vous évite ainsi d’effectuer des réservations individuelles consommatrices de temps. De plus, notre système vous permet également de modifier les préférences des  différents participants à un même voyage pour un service toujours plus personnalisé.

  • La sécurité des voyageurs

     Afin de garantir la sécurité des collaborateurs en déplacement, Egencia a mis en place des fonctionnalités pour localiser immédiatement vos voyageurs et disposer de toutes les informations-clés en temps réel :

    • Tracking Voyageurs : la localisation rapide des voyageurs sur une carte interactive, l'accès aux détails du déplacement (vol, hôtel, etc.) pour chaque voyageur et le téléchargement de rapports reprenant les principales informations des voyages.
    • Alertes Voyages : envoyées par email à nos clients et la page Actualités Voyages disponible sur le site privatif de réservation, reprennent toutes les informations importantes pouvant impacter vos voyageurs à travers le monde.
    • En complément, les Conseillers Voyages assurent une assistance 24h/24 et 7j/7
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